Artikel 170 § 4 van de Grondwet.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
Met het oog op de terbeschikkingstelling en het gebruik bij gebruik van stedelijke infrastructuur de Stadsschouwburg en Het Perron, beheerd door het Cultuurcentrum Het Perron-ACCI vzw, moeten er gebruiksvoorwaarden en retributies worden vastgesteld.
Rekening houdende met de financiële toestand van de gemeente en de sterk toegenomen kosten wordt, op voorstel van het college van burgemeester en schepenen, onderstaande aangepast reglement aan de gemeenteraad voorgelegd.
Op basis van deze overwegingen besluit de gemeenteraad met 17 ja stemmen en 11 onthoudingen (de raadsleden De Roo, Laurens, Desomer, Williams, De Groote, Baert, Gheysens, Feys, Dehaerne, Six en Dehollander) :
Artikel 1: Er wordt voor de dienstjaren 2023 tot en met 2025 een retributie gevestigd op het gebruik van de stedelijke infrastructuur. De infrastructuur waarop dit reglement van toepassing is, is eigendom van de Stad Ieper, Ter Waarde 1, 8900 Ieper, wordt beheerd door Cultuurcentrum Het Perron (ACCI, vzw) en kan gebruikt worden door derden. Het betreft Het Perron en de Stadsschouwburg.
Artikel 2: Deze algemene bepalingen gelden voor volgende infrastructuur:
1. Het Perron
2. Stadsschouwburg
Artikel 3: Voor elke zaal zijn er specifieke mogelijkheden en beperkingen naar gebruik en aanvraagperiode, die bepaald worden door het beheersorgaan van Cultuurcentrum Het Perron. Deze kunnen bijgestuurd worden om de goede werking van Cultuurcentrum Het Perron en haar doelstellingen (cultuurspreiding, cultuurparticipatie, en gemeenschapsvorming) maximaal te garanderen. Gebruikers worden daarvan tijdig verwittigd.
Artikel 4: Onverminderd de bepalingen in het voorgaande artikel gelden volgende beperkingen:
4.1: Dansen als uitloop van een andere hoofdactiviteit kan enkel in de polyvalente zaal van Het Perron en met beperkt geluidsniveau. De tijd waarin gedanst wordt kan niet langer dan twee uur duren.
4.2: De polyvalente zaal kan enkel gehuurd worden voor activiteiten die het gebruik van de theaterzaal niet hinderen.
4.3: De tentoonstellingsruimte is niet te huur
4.4: De repetitielokalen worden prioritair voorbehouden voor het opzetten van projecten of evenementen in samenwerkingsverbanden waarbij het Cultuurcentrum Het Perron betrokken is.
4.5: Het sluitingsuur voor Het Perron is 01.00 uur 's nachts. Ten laatste één uur later moet de zaal gekuist en verlaten zijn. Het sluitingsuur voor vergaderingen is 23 uur.
4.5: Voor andere organisatoren dan Cultuurcentrum Het Perron en het Stadsbestuur worden lokalen van Cultuurcentrum Het Perron op zaterdagmorgen en op zondag enkel ter beschikking gesteld voor podiumactiviteiten (met het bijhorend cafetariagebruik) en voor activiteiten met een nationale/provinciale uitstraling.
4.6: Periodes voor op- en afbouw en/of blokkeringen kunnen enkel voor de theaterzaal van Het Perron en de Stadsschouwburg en worden slechts onder voorbehoud toegestaan. De voorlopige toelating kan door Cultuurcentrum Het Perron gewijzigd worden indien deze een podiumactiviteit van een andere organisator zou belemmeren.
4.7: Cultuurcentrum Het Perron kan zalen blokkeren indien dit noodzakelijk is voor een goede werking of indien de noodzakelijke personele ondersteuning niet kan verzekerd worden. Een zaal kan pas verhuurd worden indien er voldoende noodzakelijke personele ondersteuning verzekerd kan worden door het Cultuurcentrum Het Perron.
Artikel 5: Van elke gebruiker wordt verwacht dat hij/zij de infrastructuur als een goede huisvader gebruikt.
Artikel 6: De gebruiker moet zich houden aan de voorschriften inzake openbare veiligheid, openbare orde, brandveiligheid en alle andere regelgeving die van toepassing zijn in openbare gebouwen. De gebruiker zal bovendien alle vigerende wetten, decretale en reglementaire voorschriften respecteren en naleven.
Artikel 7: De gebruiker moet zelf instaan voor het lossen en laden van materiaal en het klaarzetten van de zaal.
Artikel 8: Bij gebruik van de Stadsschouwburg, de theaterzaal en de polyvalente zaal van Het Perron moet de gebruiker zelf instaan voor onthaal en toezicht in de inkomhal, artiestenfoyer en kleedkamer en dit gedurende de volledige periode van de activiteit in de bovenvermelde zalen.
Artikel 9: De Stad Ieper heeft voor deze stadsinfrastructuur een verzekering tegen brand met afstand van verhaal en een verzekering voor haar burgerlijke aansprakelijkheid. De gebruiker zal zelf instaan voor eventuele andere verzekeringen, rekening houdende met zijn aansprakelijkheden en risico’s.
Artikel 10: Het gebruik van bovenvermelde infrastructuur is mogelijk voor elke persoon, vereniging, openbare dienst of bedrijf voor elke activiteit met een publiek karakter.
Gebruikers worden onderverdeeld in verschillende categorieën
Categorie A: Stadsbestuur Ieper, OCMW Ieper en hun (verzelfstandigde) entiteiten, Ieperse stedelijke adviesraden en organisatoren van activiteiten met provinciale of nationale uitstraling die de toelating van het Stadsbestuur Ieper krijgen.
Categorie B: Ieperse erkende verenigingen, Ieperse openbare diensten, Ieperse onderwijsinstellingen en Ieperse politieke partijen
Categorie C: Ieperse niet-erkende verenigingen, niet-Ieperse verenigingen en niet-Ieperse openbare diensten
Categorie D: Natuurlijke personen en bedrijven
Erkende verenigingen zijn lid van een Ieperse stedelijke adviesraad of rechtstreeks erkend door het College van Burgemeester en Schepenen of Vast Bureau.
Activiteiten worden onderverdeeld in verschillende categorieën
Onder ‘activiteit met een publiek karakter’ wordt begrepen: een activiteit, opengesteld voor een breed publiek of voor alle leden van een vereniging, openbare dienst of bedrijf.
Categorie 1: podiumactiviteit, educatieve activiteit en vergadering
Categorie 2: repetities, op- en afbouw (niet voor vergaderlokalen)
Categorie 3: blokkering van de zaal in functie van techniek of organisatorische elementen
Categorie 4: ontmoetingsactiviteiten
Categorie 5: begrafenis (enkel aan te vragen door gezinnen of begrafenisondernemers)
Niet-limitatieve lijst van soorten activiteiten per categorie:
Podiumactiviteiten: theater- en dansvoorstellingen, muziekconcerten, muziektheater, literaire avonden, amusementsvoorstellingen, circusvoorstellingen film, …. .
Educatieve activiteiten: alle activiteiten die als doel hebben kennis of vaardigheden aan te leren zoals cursussen, voordrachten, academische zittingen, … .
Ontmoetingsactiviteiten: recepties, feesten, maaltijden, … .
Blokkering: Bij activiteiten gespreid over meerdere dagen kan Het Perron een zaal blokkeren omdat een zaal tussen de activiteiten niet gebruikt kan worden voor andere activiteiten. Blokkeren kan indien dit noodzakelijk is voor een goede werking of indien dit technisch noodzakelijk is. Het blokkeren van zalen kan enkel door Het Perron worden vastgelegd en kunnen niet door de huurder worden aangevraagd.
Artikel 11: De aanvraagperiodes variëren naargelang de zaal, de aanvrager en de activiteit. Hierbij wordt voorrang gegeven aan de eigen activiteiten van het Cultuurcentrum Het Perron en het Stadsbestuur Ieper.
De aanvraagperiodes worden onderverdeeld in:
1. onbeperkt (er is geen beperking op de aanvraagperiode)
2. 1 maart (= vanaf 1 maart onmiddellijk voorafgaand aan het theaterseizoen waarin de aangevraagde activiteit gepland is)
3. 1 juni (= vanaf 1 juni onmiddellijk voorafgaand aan het theaterseizoen waarin de aangevraagde activiteit gepland is)
4. niet (= niet toegestaan)
Een theaterseizoen loopt van 1 september tot en met 31 augustus.
| Act Cat 1 |
Act Cat 2 |
Act Cat 4 |
Act Cat 5 |
|
| Gebruiker Cat A |
onbeperkt |
onbeperkt |
onbeperkt |
niet |
| Gebruiker Cat B |
1/mrt |
1/mrt |
1/jun |
niet |
| Gebruiker Cat C |
1/jun |
1/jun |
1/jun |
niet |
| Gebruiker Cat D |
1/jun |
1/jun |
1/jun |
onbeperkt |
Voor activiteiten die in relatie staan met activiteiten categorie 1 als hoofdactiviteit geldt dezelfde aanvraagperiode als voor de hoofdactiviteit.
Artikel 12: De aanvrager moet steeds de organisator zijn en de aangevraagde activiteit moet overeenkomen met de effectief georganiseerde activiteit.
Artikel 13: De aanvraag voor het gebruik van bovenvermelde infrastructuur wordt gericht aan Cultuurcentrum Het Perron, die elke aanvraag behandelt binnen een redelijke termijn en in elk geval een antwoord bezorgt aan de aanvrager.
Artikel 14: Een aanvraag is maar geldig indien ze gesteld wordt binnen de vooraf bepaalde aanvraagperiodes, binnen de voorwaarden van dit reglement en voldoet aan de specifieke mogelijkheden en beperkingen van de aangevraagde zaal.
Artikel 15: De geldige aanvraag die eerst werd ingediend krijgt voorrang op eventuele latere geldige aanvragen.
Artikel 16: De huurder kan een optie aanvragen voor één of meerdere verschillende data voor zover dit niet de algemene werking verstoort. Indien de gebruiker de gevraagde optie na 3 weken niet heeft bevestigd, dan wordt deze optie eenzijdig geannuleerd door Cultuurcentrum Het Perron.
Artikel 17: Een aanvraag is enkel goedgekeurd wanneer de huurder de ontvangen overeenkomst binnen 1 week getekend terug bezorgt aan Cultuurcentrum Het Perron.
Artikel 18: De huurder moet uiterlijk 21 dagen voor de activiteit op eigen initiatief het volledige draaiboek en een lijst van de nodige materialen bezorgen aan Cultuurcentrum Het Perron om de organisatie van de activiteit tot een goed einde te brengen. Bij gebrek hieraan draagt Cultuurcentrum Het Perron geen enkele verantwoordelijkheid voor mogelijke nefaste gevolgen.
Artikel 19: Indien een activiteit door de aanvrager op eigen initiatief wordt afgelast moet deze het Cultuurcentrum Het Perron onmiddellijk en minstens twee weken op voorhand telefonisch en schriftelijk of per mail op de hoogte stellen, anders wordt de voorziene huurprijs toch aangerekend. Bij overmacht (staking, ziekte van artiest/spreker, …) wordt niets aangerekend.
Bij afgelasting van een activiteit op eigen initiatief in een vergaderzaal of repetitieruimte moet de aanvrager Cultureel Centrum Het Perron telefonisch en schriftelijk of per mail minstens 1 dag voorafgaand aan de activiteit.
Artikel 20: In geval van overmacht (natuurrampen, brand, staking, enz.) of wegens wettige redenen (verkiezingen, opeising door hogere overheden) vervalt de huurovereenkomst zonder enige aanspraak op schadevergoeding.
Artikel 21: Huurprijzen
In de huurprijs van de stadsschouwburg, de theaterzaal en polyvalente zaal van Het Perron is de theatertechnische ondersteuning door maximaal 2 theatertechniekers inbegrepen.
Naast de huurprijs worden er servicekosten en een vergoeding voor bijkomend personeel aangerekend per uur vanaf het aangevraagde aanvangsuur tot het uur waarop de zaal afgebouwd en opgekuist is.
| THEATERZAAL | |||||
| BASISHUURPRIJS € 150 | CATEGORIE ACTIVITEITEN | ||||
| CATEGORIE GEBRUIKERS | Act Cat 1 | Act Cat 2 | Act Cat 3 | Act Cat 4 | Act Cat 5 |
| A | € 0,00 | € 0,00 | € 0,00 | ||
| B | € 150,00 | € 75,00 | € 37,50 | ||
| C | € 750,00 | € 375,00 | € 187,50 | ||
| D | € 1.500,00 | € 750,00 | € 375,00 | ||
| POLYVALENTE ZAAL VRIJDAG EN WEEKEND | |||||
| BASISHUURPRIJS € 62,5 | CATEGORIE ACTIVITEITEN | ||||
| CATEGORIE GEBRUIKERS | Act Cat 1 | Act Cat 2 | Act Cat 3 | Act Cat 4 | Act Cat 5 |
| A | € 0,00 | € 0,00 | € 0,00 | € 0,00 | |
| B | € 62,50 | € 31,25 | € 15,63 | € 93,75 | |
| C | € 250,00 | € 125,00 | € 62,50 | € 375,00 | |
| D | € 625,00 | € 315,00 | € 155,00 | € 940,00 | € 315,00 |
| POLYVALENTE ZAAL OP MAANDAG, DINSDAG, WOENSDAG EN DONDERDAG | |||||
| BASISHUURPRIJS € 62,5 | CATEGORIE ACTIVITEITEN | ||||
| CATEGORIE GEBRUIKERS | Act Cat 1 | Act Cat 2 | Act Cat 3 | Act Cat 4 | Act Cat 5 |
| A | € 0,00 | € 0,00 | € 0,00 | € 0,00 | |
| B | € 15,63 | € 7,81 | € 3,91 | € 23,44 | |
| C | € 250,00 | € 125,00 | € 62,50 | € 375,00 | |
| D | € 625,00 | € 315,00 | € 155,00 | € 940,00 | € 315,00 |
| REPETITIELOKAAL | |||||
| BASISHUURPRIJS € 15 | CATEGORIE ACTIVITEITEN | ||||
| CATEGORIE GEBRUIKERS | Act Cat 1 | Act Cat 2 | Act Cat 3 | Act Cat 4 | Act Cat 5 |
| A | € 0,00 | € 0,00 | € 0,00 | ||
| B | € 15,00 | € 7,50 | € 3,75 | ||
| C | € 75,00 | € 37,00 | € 19,00 | ||
| D | € 150,00 | € 75,00 | € 38,00 | ||
| VERGADERZAAL | |||||
| BASISHUURPRIJS € 5 | CATEGORIE ACTIVITEITEN | ||||
| CATEGORIE GEBRUIKERS | Act Cat 1 | Act Cat 2 | Act Cat 3 | Act Cat 4 | Act Cat 5 |
| A | € 0,00 | € 0,00 | |||
| B | € 5,00 | € 7,50 | |||
| C | € 25,00 | € 38,00 | |||
| D | € 50,00 | € 75,00 | |||
| SCHOUWBURG | |||||
| BASISHUURPRIJS € 40 | CATEGORIE ACTIVITEITEN | ||||
| CATEGORIE GEBRUIKERS | Act Cat 1 | Act Cat 2 | Act Cat 3 | Act Cat 4 | Act Cat 5 |
| A | € 0,00 | € 0,00 | € 0,00 | ||
| B | € 40,00 | € 20,00 | € 10,00 | ||
| C | € 200,00 | € 100,00 | € 50,00 | ||
| D | € 600,00 | € 300,00 | € 150,00 | ||
| THEATERZAAL UURTARIEF | ||
| CATEGORIE GEBRUIKERS | SERVICEKOSTEN | TECHNIEKER |
| A | € 0,00 | € 0,00 |
| B | € 15,00 | € 15,00 |
| C | € 20,00 | € 25,00 |
| D | € 20,00 | € 38,00 |
| POLYVALENTE ZAAL EN STADSSCHOUWBURG UURTARIEF | ||
| CATEGORIE GEBRUIKERS | SERVICEKOSTEN | TECHNIEKER |
| A | € 0,00 | € 0,00 |
| B | € 5,00 | € 15,00 |
| C | € 8,00 | € 25,00 |
| D | € 8,00 | € 38,00 |
Artikel 22: De betaling gebeurt ten laatste 30 dagen na ontvangst van de factuur. In geval van aangetekende betalingsherinneringen wordt een administratieve kost van 10,00 euro aangerekend.
Artikel 23: Reducties
Activiteiten voor een goed doel:
Het college van burgemeester en schepenen kan afwijken van het tarief voor een activiteit ten voordele van een goed doel, indien de actie kadert in een algemeen aanvaard nationaal initiatief en/of evenwaardig gedragen door minstens drie lokale verenigingen, openbare diensten of bedrijven. Servicekosten en bijkomend personeel worden steeds aangerekend.
Eigen creaties van podiumactiviteiten van Ieperse verenigingen:
Gebruikers onder categorie B krijgen 50% reductie op de huurprijs van de Stadsschouwburg voor het opzetten van eigen creaties en op de huurprijs van de noodzakelijke repetities en blokkeringen.
Vergaderzalen voor Ieperse erkende verenigingen:
Het gebruik van vergaderzalen door Ieperse erkende verenigingen is gratis.
Artikel 24: Drankafname
Er geldt een verplichte afname van de dranken aangeboden door ACCI vzw. De geldende tarieven en voorwaarden worden bij aanvraag van de infrastructuur meegegeven.
Artikel 25: De infrastructuur wordt geacht op orde te staan voor gebruik. Eventuele opmerkingen moeten voor de ingebruikname gemeld worden. De gebruiker moet de infrastructuur na gebruik in de oorspronkelijke staat achterlaten. De keuken, het artiestenfoyer en alle inhoud worden door de gebruiker onmiddellijk na gebruik grondig gereinigd.
De andere zalen worden kuisklaar gemaakt. De tafels en stoelen moeten afgekuist en gestapeld worden volgens de richtlijnen van het Cultuurcentrum Het Perron. De vloer moet kuisklaar zijn voor stofzuiger of kuismachine en dus vrij van scherven, papier en ander afval. De dranken en leeggoed moeten opgeborgen zijn volgens de bepalingen van Cultuurcentrum Het Perron.
Afval kan in geen geval in het gebouw achtergelaten worden, en moet door de gebruiker meegenomen worden op de dag van de activiteit.
Vergaderlokalen worden steeds in hun basisopstelling terug geplaatst.
Artikel 26: Alle vergoedingen verbonden met het gebruik van de infrastructuur worden gefactureerd aan de aanvragende persoon of organisatie.
Artikel 27: Voor alle schade, verlies of ontvreemding ten nadele van het stadsbestuur wordt de gebruiker die op het ogenblik van de schade, verlies of ontvreemding de betreffende lokalen gebruikt(e) aansprakelijk gesteld.
Artikel 28: Sancties
Bij overtredingen van het reglement wordt een boete aangerekend van 100 euro. Indien de infrastructuur niet in behoorlijke staat achtergelaten wordt, worden alle kosten voor de schoonmaak verhaald op de gebruiker met een minimum van 100 euro. Bij overtreding van het sluitingsuur wordt een extra activiteit/dag aangerekend.
In geval van wanbetaling wordt een volgend gebruik door dezelfde aanvrager/gebruiker voor een periode van twee jaar geweigerd.
Indien de aanvrager en de aangevraagde activiteit niet overeenstemt met de feitelijke organisator en de effectief georganiseerde activiteit, worden de betrokken aanvrager en organisator gedurende twee jaar uitgesloten van gebruik van de stadsinfrastructuur.
Artikel 29: Indien er geschillen rijzen i.v.m. de uitbating van een zaal, is het bestuur van het Cultuurcentrum Het Perron aangewezen om deze te onderzoeken waarna een gemotiveerd antwoord wordt gegeven aan de betrokken partijen.
Artikel 30: Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de uitvoering van dit reglement. Ook wordt aan het college de bevoegdheid gegeven om in uitzonderlijke omstandigheden het gebruik van zalen en lokalen toe te staan aan voorwaarden die afwijken van deze vastgesteld door dit reglement. Deze beslissingen moeten altijd gemotiveerd worden.
Artikel 31: Dit reglement is van toepassing op aanvragen na 31 december 2022.
Artikel 32: De bepalingen van onderhavig reglement worden van kracht met ingang van 1 januari 2023. Het reglement van 2 december 2019 betreffende het vaststellen van de voorwaarden en het innen van retributies bij gebruik van stedelijke infrastructuur de Stadsschouwburg en Het Perron, beheerd door het Cultuurcentrum Het Perron - ACCI vzw wordt per 1 januari 2023 opgeheven.
Artikel 33: Het reglement zal door de burgemeester worden bekendgemaakt op de webtoepassing van de stad, met vermelding van zowel de datum waarop het werd aangenomen als de datum waarop het op de webtoepassing bekendgemaakt werd. De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van deze bekendmaking.