Het huidige huishoudelijk reglement van de GECORO werd goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 5 januari 2001.
Een aanpassing is gewenst en noodzakelijk, in het bijzonder wat betreft:
Het voorliggend aangepaste huishoudelijk reglement werd unaniem goedgekeurd door de GECORO in zitting van 10 mei 2022.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
De Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening van 15 mei 2009 en zijn navolgende wijzigingen, meer bepaald artikel 1.3.3. §8
Besluit van de Vlaamse Regering tot vaststelling van nadere regels voor de samenstelling, de organisatie en de werkwijze van de provinciale en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening van 19 mei 2000 (Belgisch Staatsblad 3 juni 2000), gewijzigd op 5 juni 2009 (Belgisch Staatsblad 26 augustus 2009).
Besluit van de Vlaamse Regering van 3 juli 2009 tot vaststelling van een deontologische code voor de leden van de Vlaamse, provinciale en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening van 3 juli 2009 (Belgisch Staatblad 25 augustus 2009).
Decreet van 4 april 2014 houdende de wijziging van diverse decreten met betrekking tot de ruimtelijke ordening en het grond- en pandenbeleid (B.S. 15 april 2014).
Het huidige huishoudelijk reglement van de GECORO werd goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 5 januari 2001.
Een aanpassing is gewenst en noodzakelijk, in het bijzonder wat betreft:
Het voorliggend aangepaste huishoudelijk reglement werd unaniem goedgekeurd door de GECORO in zitting van 10 mei 2022.
Op basis van deze overwegingen besluit de gemeenteraad met algemeenheid van stemmen :
Artikel 1: het aangepaste huishoudelijk reglement van de Gemeentelijke Commissie Ruimtelijke Ordening goed te keuren:
Hoofdstuk I – Doelstelling van het huishoudelijk reglement
Onverminderd de bepaling van artikel 1.3.3, §8 van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening en de artikels 4 tot en met 10 van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 mei 2000 en latere wijzigingen tot vaststelling van nadere regels voor de samenstelling, de organisatie en de werkwijze van de provinciale, intergemeentelijke en de gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening, regelt dit huishoudelijk reglement de interne werking van de Gemeentelijke Commissie voor Ruimtelijke Ordening van de Stad Ieper, hierna de GECORO genoemd.
De samenstelling van de GECORO en de benoeming van de leden zijn verbonden met een gemeentelijke legislatuur.
Na de installatie van een nieuwe gemeenteraad wordt overgegaan tot de samenstelling en de benoeming van een nieuwe GECORO door de gemeenteraad.
De benoeming van de leden is hernieuwbaar.
De nieuwe GECORO treedt pas aan nadat de periode van het administratief toezicht van de gemeenteraadsbeslissing houdende benoeming, is verlopen.
De oude GECORO blijft zolang aan.
De GECORO is samengesteld uit de voorzitter, de commissieleden, waaronder 1 ondervoorzitter, en het secretariaat.
- De voorzitter organiseert de werking van de GECORO en van de eventuele interne werkgroepen. Hij / zij roept de GECORO bijeen, opent en sluit de zittingen van de GECORO, leidt de debatten en waakt over de naleving van het huishoudelijk reglement.
Indien de voorzitter verhinderd is de zitting bij te wonen, wordt het voorzitterschap waargenomen door de ondervoorzitter. Indien ook de ondervoorzitter afwezig is, wordt het voorzitterschap waargenomen door een door de GECORO aan te wijzen commissielid.
- De GECORO telt 17 effectieve commissieleden en 16 plaatsvervangende commissieleden, verder genoemd de ‘plaatsvervangers’ (de voorzitter heeft geen plaatsvervanger).
Elf effectieve commissieleden en hun plaatvervangers zijn voorgedragen door de maatschappelijke geledingen.
Zes effectieve commissieleden en vijf plaatsvervangers zijn door de gemeenteraad benoemd als deskundige leden, met uiteenlopende specialismen.
Het college van burgemeester en schepen draagt de voorzitter en de vast secretaris voor.
Beide worden benoemd door de gemeenteraad.
Onder de effectieve commissieleden heeft de gemeenteraad ook 1 ondervoorzitter benoemd.
- Het secretariaat bestaat uit de vaste secretaris hierbij ondersteund door de Dienst Omgeving. De contactgegevens van het secretariaat zijn:
Dienst Omgeving, secretariaat GECORO, Administratief Centrum van de Stad Ieper, Ter Waarde 1 – 8900 Ieper.
Tel 057 451 671 - gecoro@ieper.be.
De GECORO voert de opdrachten uit die voortvloeien uit de reglementaire procedures, zoals o.a de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening.
De GECORO kan in uitvoering van deze opdrachten o.m. advies geven over beslissingen m.b.t.:
− het gemeentelijk ruimtelijk structuurplan of gemeentelijk ruimtelijk beleidsplan in de verschillende fasen van de opmaakprocedure,
− de globale objectieven betreffende de opstart en de voortgang van de gemeentelijke planningsprocessen en de uitvoering van het gemeentelijk ruimtelijk structuurplan of beleidsplan,
− de gemeentelijke ruimtelijke uitvoeringsplannen in de verschillende fasen van de opmaakprocedure,
- de gemeentelijke stedenbouwkundige verordeningen in de verschillende fasen van de opmaakprocedure,
- de aanvragen om planologisch attest op gewestelijk, provinciaal en gemeentelijk niveau op het grondgebied van de Stad Ieper,
- de globale objectieven betreffende de opstart en de voortgang van provinciale en gewestelijke planningsprocessen en de uitvoering van de gewestelijke of provinciale ruimtelijke structuurplannen of beleidsplannen voor zover zij relevant zijn voor de ruimtelijke ontwikkeling van de Stad Ieper,
- het gewestelijk en provinciaal ruimtelijk structuurplan of beleidsplan voor zover relevant voor de ruimtelijke ontwikkeling van de Stad Ieper,
- de gewestelijke en provinciale ruimtelijke uitvoeringsplannen voor zover relevant voor de ruimtelijke ontwikkeling van de Stad Ieper,
- de gewestelijke en provinciale stedenbouwkundige verordeningen voor zover relevant voor de ruimtelijke ontwikkeling van de Stad Ieper,
- complexe projecten in het kader van het decreet complexe projecten voor zover relevant voor de ruimtelijke ontwikkeling van de Stad Ieper ,
- gevolgen hebben voor de ruimtelijke ontwikkeling van de Stad Ieper.
- De GECORO geeft op verzoek van het college van burgemeester en schepenen of de gemeentelijke omgevingsambtenaren advies over een aanvraag voor een omgevingsvergunning of een omgevingsvergunning voor het verkavelen van gronden. Het advies van de GECORO wordt gevoegd bij het verslag van de gemeentelijk omgevingsambtenaar.
Naast de verplichte opdrachten, kan de GECORO op eigen initiatief meewerken aan het ruimtelijke beleid van de gemeente. De GECORO kan los van een adviesvraag opmerkingen maken, voorstellen doen of advies geven over alle aangelegenheden met betrekking tot de gemeentelijke ruimtelijke ordening.
Dit betekent dat de GECORO op eigen initiatief advies kan geven over bijvoorbeeld bepaalde vergunningsvragen of geplande gemeentelijke projecten, actief optreden bij de opmaak van gemeentelijke ruimtelijke structuurplannen en uitvoeringsplannen, zelf aanzet geven tot de opmaak van bepaalde reglementen, verordeningen of premies, informatie uitwisselen met andere raden of inwoners via folders, informatievergaderingen, enz. …
Bevoegdheden die in kader van een decreet of een uitvoeringsbesluit bijkomend aan de GECORO worden toebedeeld, zijn aanvullend op onderhavig huishoudelijk reglement
De gemeenteraad stelt de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening een permanent secretariaat en de nodige middelen ter beschikking.
Dit permanent secretariaat ondersteunt de GECORO bij de uitvoering van haar taken. De vaste secretaris, hierna secretaris genoemd, wordt benoemd door de gemeenteraad. De Dienst Omgeving neemt de organisatorische aspecten van de werking van het secretariaat op zich.
De gemeenteraad stelt jaarlijks de werkingsmiddelen vast om de GECORO toe te laten haar opdrachten naar behoren te kunnen uitvoeren.
Deze werkingsmiddelen dekken, in ieder geval, de volgende uitgaven:
- de betaling van presentiegelden aan de voorzitter, de effectieve commissieleden of, indien deze verhinderd zijn de zitting bij te wonen, hun plaatsvervangers. de kosten van broodjes voor reguliere zittingen en interne werkgroepen van de GECORO,
- de verzekering van GECORO-leden;
− de toelichting door studiebureau’s, externen, …..
− studiedagen
− opleidingen
− ……
Het gemeenteraadsbesluit houdende toekennen van presentiegeld aan de GECORO dateert van 7 mei 2007.
Artikel 1 uit voornoemd besluit stelt dat:
- 50 EUR wordt betaald per deelnemende commissievergadering
- 100 EUR wordt betaald aan de voorzitter per deelnemende commissievergadering
- 50 EUR wordt betaald per deelnemende werkgroepvergadering
- Het huishoudelijk reglement bepaalt aanvullend dat presentiegelden slechts uitbetaald worden op voorwaarde dat minstens twee derden van de duur van de zitting effectief is bijgewoond.
- Presentiegeld wordt betaald aan de leden die in principe effectief zetelen | benoemd zijn als effectief lid in de GECORO-vergaderingen. Indien deze persoon verontschuldigd is, én de plaatsvervanger neemt de effectieve plaats in (inclusief stemrecht), dan wordt het presentiegeld toegekend aan de plaatsvervanger.
- Als beide leden aanwezig zijn in de GECORO-vergadering, dan wordt enkel presentiegeld toegekend aan de persoon die effectief zetelt in de vergadering.
- De presentiegelden wordt 2 x per jaar uitbetaald (periode januari-juni en periode juli-december).
Zowel de effectieve leden als de plaatsvervangende leden mogen aanwezig zijn.
De secretaris staat in voor het bijhouden van de aanwezigheden tijdens de zitting. Deze aanwezigheden worden in het verslag genotuleerd en bijgehouden in een excel ifv uitbetaling van de presentatiegelden (zie artikel 5).
Commissieleden die verhinderd zijn om deel te nemen aan de zitting verwittigen zelf hun plaatsvervanger en het secretariaat, via gecoro@ieper.be.
Indien ook de plaatsvervanger verhinderd is de zitting bij te wonen, dan brengt hij/zij het secretariaat, via gecoro@ieper.be, en het effectieve lid hiervan op de hoogte.
De vergaderingen van de GECORO hebben plaats in de lokalen, ter beschikking gesteld door het stadsbestuur. In principe gaat de vergadering fysiek door in de raadzaal van het stadhuis, Ter Waarde 1 – 8900 Ieper.
Indien omstandigheden niet toelaten om fysiek bijeen te komen, dan wordt de vergadering online gehouden.
De GECORO streeft ernaar om een vergaderritme aan te houden van één zitting per maand. Het secretariaat legt jaarlijks de data van de zittingen vast op de tweede dinsdag van de maand voor het komende kalenderjaar, tenzij dit een wettelijke feestdag is.
Gedurende de maanden juli en augustus wordt geen commissiebijeenkomst georganiseerd, tenzij omstandigheden daartoe vragen.
De zittingen beginnen om 19u30 en duren tot 22u00 ten laatste. Bij wijze van uitzondering mag de voorzitter van deze timing afwijken.
De secretaris verstuurt de uitnodiging | agenda ten minste vijf werkdagen voor de zitting.
De agenda vermeldt de locatie, de datum en het tijdstip van aanvang van de zitting.
De agenda wordt digitaal verstuurd naar:
− alle commissieleden (zowel effectieven als plaatsvervangers),
− de vertegenwoordigers van de politieke fracties van de gemeenteraad in de GECORO,
− de bevoegde schepen(en),
− alle betrokkenen noodzakelijk voor een toelichting en eventuele bespreking van één of meerdere agendapunten.
Alle relevante documenten die nodig zijn voor de behandeling van de agendapunten, zoals bv. startnota’s, (voor)ontwerpen, toelichtingsnota’s, stedenbouwkundige voorschriften, grafische plannen, bezwaren, opmerkingen en adviezen, de toelichting door de betrokkenen of het gemotiveerd standpunt voorbereid door de commissieleden, enz…, worden in digitale vorm (One Drive GECORO) ter beschikking gesteld aan de GECORO.
Alle relevante stukken die niet uiterlijk de dag voor de zitting digitaal ter beschikking kunnen worden gesteld, moeten in één exemplaar ter zitting schriftelijk beschikbaar worden gesteld.
De vergadering verloopt niet openbaar. In afwijking hiervan kan de commissie, onverminderd de wettelijke regels inzake de persoonlijke levenssfeer, beslissen met een 2/3 meerderheid dat de vergadering geheel of gedeeltelijk openbaar wordt gehouden. In geen enkel geval kan de beraadslaging en de stemming openbaar zijn.
Elke indiener van een bezwaarschrift of opmerking in het kader van een openbaar onderzoek van een ruimtelijk plan, kan op zijn/haar verzoek door de GECORO worden gehoord.
Daartoe richt zij/hij een schriftelijk verzoek tot de voorzitter van de GECORO binnen de week na de einddatum van het openbaar onderzoek.
De voorzitter organiseert de hoorzitting.
Hij bepaalt de volgorde en de duur van de hoorzitting.
Degenen die wensen gehoord te worden, zullen een week voor de datum van de GECORO verwittigd worden om aanwezig te zijn op een bepaald uur.
De mogelijkheid en de modaliteiten om gehoord te worden, worden vermeld op een ontvangstbewijs (bijlage 1) dat aan de indiener wordt bezorgd bij het afgeven of per post of per mail bestellen van het bezwaar of opmerking aan de GECORO.
Een bezwaar of opmerking ingediend door meerdere personen kan in de GECORO worden toegelicht door maximaal 4 (vier) ondertekenaars.
Zij die wensen kunnen zich laten bijstaan door één persoon naar keuze, niet zijnde een gemeenteraadslid van de stad Ieper alsook geen lid van de GECORO van de stad Ieper.
De agenda van de zitting bevat de punten waarvoor de GECORO wordt bijeengeroepen.
Bij de aanvang van de zitting kunnen de aanwezige commissieleden, bij gewone meerderheid, beslissen om:
- de volgorde van de agenda aan te passen,
- de agenda aan te vullen met punten die een dringende bespreking vereisen,
- de behandeling van een agendapunt uit te stellen wanneer de GECORO van oordeel is dat een behoorlijke behandeling niet kan worden verzekerd.
De bevoegde schepen geeft de GECORO een stand van zaken over de lopende planprocessen. Dit is een vast agendapunt.
De voorzitter vraagt bij de aanvang van de zitting aan de aanwezige commissieleden of er zich deontologische onverenigbaarheden kunnen stellen. Een commissielid dat een persoonlijk of een zakelijk belang heeft bij een te behandelen agendapunt, mag noch de bespreking ervan, noch de beraadslaging, noch de beslissing van de commissie erover bijwonen. De toelichting mag wel bijgewoond worden.
Bovenstaande termen worden als volgt nader omschreven:
- De toelichting betreft een inleiding en verduidelijking van het agendapunt.
- De bespreking beperkt zich tot het bijkomend inwinnen van inlichtingen en het meedelen van meningen.
- Tijdens de beraadslaging wordt geoordeeld over de diverse meningen en beraadslaagd over het in te nemen standpunt.
- Bij de stemming brengt elk lid zijn stem uit over het voorliggend advies.
De voorzitter of, indien hij verhinderd is, de ondervoorzitter, roept de GECORO bijeen binnen de 15 dagen na een schriftelijk verzoek van:
- het college van burgemeester en schepenen
- de gemeenteraad
- de gemeentelijk omgevingsambtenaren
- op verzoek van minstens één derde van de leden van de GECORO, de voorzitter uitgezonderd.
De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de vergadering.
De voorzitter kan bij een eventuele openbare vergadering | hoorzitting, na een voorafgaande waarschuwing, iedere persoon in het publiek dwingen om onmiddellijk de vergadering te verlaten wanneer deze zonder spreekrecht te hebben, openlijk tekens van goedkeuring of afkeuring geeft of op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt.
Een lid, evenals de vertegenwoordigers van de politieke fracties die de orde verstoren, worden door de voorzitter tot de orde geroepen. Dit wordt genoteerd in de notulen. Het betrokken lid heeft het recht zich te verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de ter orde roeping wordt gehandhaafd of ingetrokken. Als de voorzitter oordeelt dat de vergadering te rumoerig wordt en daardoor het normale verloop van de bespreking in het gedrang komt, kondigt de voorzitter aan dat de vergadering zal worden geschorst of gesloten indien het rumoer niet ophoudt. Indien na deze verwittiging de wanorde voortduurt zal de voorzitter de vergadering schorsen en/of sluiten en dienen de commissieleden onmiddellijk de zaal te verlaten, wat genoteerd wordt in de notulen. De GECORO kan de gemeenteraad verzoeken tot ontzetting uit het lidmaatschap van een lid wanneer dit tot drie keer toe, in verschillende vergaderingen, tot de orde dient te worden geroepen.
Het ontwerpverslag van de zitting wordt opgemaakt door de secretaris.
Dit verslag moet steeds volgende elementen bevatten:
- het overzicht van de aanwezige, verontschuldigde of afwezige commissieleden, waarnemers van de fracties in de gemeenteraad en andere genodigden;
- de start en het einde van de zitting;
- de agendapunten;
- per agendapunt: de eventuele toelichting en bespreking, de beraadslaging en de beslissing over het agendapunt en, desgevallend, de weergave van de eventuele minderheidsstandpunten. De verslaggeving over de beraadslaging en de beslissing heeft enkel betrekking op de interventies van de aanwezige commissieleden.
De voorzitter legt het ontwerpverslag tijdens de eerstvolgende zitting ter goedkeuring voor aan de GECORO. Het verslag kan ook, eerder dan de eerstvolgende zitting, via digitale weg en binnen een door de voorzitter te bepalen termijn goedgekeurd worden.
Het goedgekeurde verslag wordt digitaal ter beschikking gesteld aan de GECORO, de afgevaardigden van de politieke fracties en de bevoegde schepen(en).
Indien de effectieve commissieleden aanwezig zijn, dan zijn zij stemgerechtigd en hun plaatsvervangers niet stemgerechtigd.
De plaatsvervangers kunnen wel aan de besprekingen en beraadslagingen deelnemen.
Indien de effectieve commissieleden niet aanwezig zijn, dan zijn hun plaatsvervangers stemgerechtigd. Onverminderd het voorgaande, hebben de plaatsvervangers dezelfde rechten als de effectieve commissieleden.
Zowel effectieve commissieleden als hun plaatsvervangers kunnen bij alle vergaderingen van de GECORO of werkgroepen aanwezig zijn. Plaatsvervangers kunnen de hele vergadering, inclusief bespreking, beraadslaging en stemming bijwonen.
De vertegenwoordigers van de politieke fracties, de bevoegde schepen(en), de secretaris en eventuele externe deskundigen zijn niet stemgerechtigd. De vertegenwoordigers van de politieke fracties kunnen geen deel uitmaken van een werkgroep – zie artikel 22.
De ontwerpen van beslissing worden voorbereid door de secretaris en de voorzitter, een daartoe aangeduid commissielid of een interne werkgroep. Deze ontwerpen worden overgemaakt aan de secretaris, die het digitaal ter beschikking stelt aan de GECORO.
De beslissing bevat de weergave van de opmerkingen, de aanbevelingen of het advies en, desgevallend, de weergave van de eventuele minderheidsstandpunten.
De secretaris verzorgt de eindredactie van de beslissing. De beslissing wordt ondertekend door de voorzitter (of de ondervoorzitter, of het commissielid die de zitting heeft voorgezeten) en door de secretaris, en wordt (digitaal) bezorgd aan iedere bevoegde instantie of dienst. De secretaris brengt de GECORO op de hoogte van het gevolg dat aan de door de GECORO uitgebrachte beslissing werd gegeven.
De GECORO neemt haar beslissingen conform de artikelen 6 en 7 van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 mei 2000 en latere wijzigingen tot vaststelling van nadere regels voor de samenstelling, de organisatie en de werkwijze van de provinciale, intergemeentelijke en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening (BVR GECORO):
- Artikel 6 BVR GECORO:
“De GECORO kan slechts rechtsgeldig beslissen wanneer ten minste de helft van haar stemgerechtigde commissieleden aanwezig is.
In de praktijd is dus volgende van toepassing voor de GECORO van de stad Ieper:
GECORO telt 17 effectieve stemgerechtigde leden
De stemming is pas geldig wanneer minstens 9 effectief stemgerechtigde leden aanwezig zijn op de vergadering (op de stemming).
Is die voorwaarde niet vervuld, dan kan de GECORO op haar eerstvolgende zitting, ongeacht het aantal aanwezige commissieleden, geldig beslissen over de onderwerpen die waren geagendeerd voor de zitting waarop onvoldoende commissieleden aanwezig waren, op voorwaarde dat de nieuwe zitting niet binnen vierentwintig uur na de eerste plaatsheeft. Voor nieuwe agendapunten is opnieuw de aanwezigheid van tenminste de helft van haar stemgerechtigde commissieleden vereist.”
− Artikel 7 BVR GECORO:
“De GECORO beslist bij meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend.” Indien de voorzitter verhinderd is, is, bij staking van stemmen, het commissielid dat het voorzitterschap waarneemt, beslissend.
De secretaris is niet stemgerechtigd.
Onmiddellijk na de bespreking en de beraadslaging van ieder agendapunt legt de voorzitter dit agendapunt voor ter beslissing aan de GECORO.
De beslissing kan de vorm aannemen van een advies, een opmerking, een aanbeveling, een voorstel, enz.
Een advies kan ‘gunstig’, ‘ongunstig’ of ‘gunstig onder voorwaarden’ zijn, waarbij in dit laatste geval de voorzitter deze voorwaarden eenduidig kenbaar maakt alvorens de stemming plaatsvindt.
De stemgerechtigde commissieleden kunnen de door de voorzitter voorgelegde beslissing met betrekking tot het agendapunt al dan niet goedkeuren, ofwel zich onthouden waarbij zij hun keuze kunnen toelichten.
Indien niet bij eenparigheid van stemmen kan worden beslist, dan gebeurt op verzoek van de voorzitter de stemming door middel van handopsteking (cf. artikel 20). Een door de voorzitter voorgelegde beslissing die door minder dan de helft van de stemgerechtigde commissieleden wordt goedgekeurd, wordt ter zitting door de voorzitter ingetrokken.
Een nieuw voorstel dat rekening houdt met de uitgebrachte stemming wordt opnieuw ter stemming voorgelegd, tot het door minstens de helft van de commissieleden kan worden goedgekeurd.
De voorzitter kan, tevens - voor zover de termijnen waarbinnen de GECORO kan beslissen – besluiten om een nieuw voorstel van beslissing ter stemming voor te leggen op de eerstvolgende zitting. Deze nieuwe beslissing gebeurt bij meerderheid van de stemgerechtigde commissieleden. De uitslag van de stemming en de eventuele toelichtingen worden neergeschreven in het verslag.
De stemming van een dossier kan ook digitaal gebeuren.
De GECORO kan tijdens een (al dan niet fysieke of digitale) zitting afspreken om een ontwerp van beslissing over een bepaald agendapunt, na de zitting, binnen een door de voorzitter te bepalen termijn, via digitale weg formeel te beslissen door de GECORO.
De voorwaarden waaronder deze digitale beslissing plaatsvindt, worden in eerst voornoemde zitting bepaald.
Op verzoek van de voorzitter en/of minstens één derde van de commissieleden kan de GECORO beslissen om een interne werkgroep op te richten.
Deze interne werkgroepen hebben tot doel om de beslissingen van de GECORO voor te bereiden.
Het secretariaat legt voor deze interne werkgroepen de nodige lokalen vast. De secretaris of één van de leden van de interne werkgroep brengt over de werkzaamheden van de werkgroep uiterlijk de eerstvolgende zitting verslag uit aan de GECORO. Dit verslag wordt schriftelijk bezorgd aan de secretaris die het digitaal ter beschikking stelt aan de GECORO.
Afgevaardigden van de politieke fracties kunnen géén deel uitmaken van een werkgroep.
De secretaris maakt, samen met de voorzitter, over de activiteiten en het beheer van de werkingsmiddelen van de GECORO van het afgelopen kalenderjaar jaarlijks het jaarverslag op en legt dit, voor 1 april van het daaropvolgende kalenderjaar, ter goedkeuring voor aan de GECORO.
Het jaarverslag wordt bij meerderheid van stemmen door de aanwezige stemgerechtigde commissieleden goedgekeurd én voor aktename voorgelegd aan de gemeenteraad.
Met uitzondering van de ondertekening van de beslissingen en het jaarverslag van de GECORO, kan de voorzitter delegatie verlenen aan de secretaris om alle overige, al dan niet digitale, documenten en briefwisseling van de GECORO rechtsgeldig te ondertekenen.
Alle vragen i.v.m. inzage, afschrift en uitleg van documenten opgesteld in kader van de activiteiten van de GECORO worden behandeld volgens de wetgeving opgenomen in het Bestuursdecreet. De inhoud van beslissingen en verslagen van de GECORO zijn strikt vertrouwelijk en zijn pas af wanneer ze (digitaal) zijn bezorgd aan iedere bevoegde instantie of dienst.
De voorzitter of een commissielid kan door een meerderheid van stemmen van de GECORO worden gemachtigd om de ingenomen standpunten van de GECORO te vertolken. Hierbij onthoudt de gemachtigde zich om persoonlijke standpunten te vertolken. De voorzitter en de commissieleden aanvaarden dat de GECORO slechts advies verstrekt.
De voorzitter, de commissieleden en de secretaris onderschrijven de beginselen, gedragsregels en richtlijnen, opgenomen in de deontologische code voor de leden van de Vlaamse, provinciale en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening, zoals vastgesteld door de Vlaamse Regering op 3 juli 2009.
De GECORO werkt met een One Drive.
Dit is een “cloud” waarop alle dossiers, verslagen, adviezen, edm….. consulteerbaar zijn voor de GECORO. Voor het gebruik van de One Drive onderschrijven de commissieleden een vertrouwelijkheidsovereenkomst (zie bijlage 1).
Elk commissielid dat driemaal achtereenvolgens zonder verantwoording aan het secretariaat en aan de plaatsvervanger afwezig is, is ambtshalve ontslagnemend. Deze schriftelijke of digitale verantwoording van afwezigheid wordt, behoudens overmacht, overgemaakt aan gecoro@ieper.be ten laatste 2 werkdagen voorafgaand aan de dag waarop de zitting plaatsvindt.
Elke plaatsvervanger die, na door het effectief commissielid een verwittiging te hebben ontvangen, driemaal achtereenvolgens zelf nalaat zijn afwezigheid op de zitting te verantwoorden aan het secretariaat, ten laatste één uur voor de aanvang van de zitting, is ambtshalve ontslagnemend.
De voorzitter brengt het ambtshalve ontslagnemend commissielid, en in voorkomend geval de vereniging of maatschappelijke geleding die het commissielid heeft voorgedragen, middels een aangetekende brief op de hoogte.
Tot op de dag van de benoeming van het commissielid dat het ontslagnemend effectief commissielid vervangt, treedt de plaatsvervanger op als waarnemend effectief commissielid.
Het waarnemend effectief commissielid heeft alle rechten en plichten van een effectief commissielid.
Een effectief commissielid dat zelfs met voorafgaande verantwoording op het einde van het kalenderjaar minstens 6 maal afwezig is geweest op een regelmatig georganiseerde zitting ontvangt van het secretariaat een schriftelijke kennisgeving, met verwijzing van de in artikel 28 vermelde Deontologische Code, waarbij het commissielid gewezen wordt op het engagement van de commissieleden om de zittingen van de GECORO zoveel als mogelijk bij te wonen en een actieve inbreng te hebben.
Het Besluit van de Vlaamse Regering van 20 april 2018 betreffende de bekendmaking en raadpleegbaarheid van besluiten en stukken van het lokaal bestuur bepaalt dat de samenstelling van de adviesraden op de stedelijk website vermeld moeten staan. De Stad Ieper gebruikt de persoonsgegevens (voor- en achternaam) van de voorzitter, de effectieve leden en hun plaatsvervangers om hun lidmaatschap tot de GECORO op de stedelijke website te publiceren – zie https://www.ieper.be/gecoro-2
Artikel 2: het vorige huishoudelijk reglement goedgekeurd in zitting van 5 januari 2001 hierbij op te heffen.
Artikel 3: het reglement zal door de burgemeester worden bekendgemaakt op de webtoepassing van de stad met vermelding van zowel de datum waarop het werd aangenomen als de datum waarop het op de webtoepassing bekendgemaakt werd. De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van deze bekendmaking.