Notulen  Gemeenteraad

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)

De statuten van IVVO - artikel 31 § 2 inzake aanwezigheid om geldige beslissing te nemen.

Feiten, context en argumentatie

Met aangetekend schrijven van 20 april 2022 wordt de stad Ieper uitgenodigd op de algemene vergadering van de aandeelhouders van 21 juni 2022 om 18 uur in het gemeentehuis van De Panne.

De agenda van deze algemene vergadering vermeldt :

1. Verslag van de raad van bestuur over het dienstjaar 2021 - akteneming.

2. Lezing van de jaarrekening per 31.12.2021.

3. Verslag van de commissaris - akteneming.

4. Goedkeuring van de jaarrekening 2021.

5. Verlenen van kwijting aan de bestuurders.

6. Verlenen van kwijting aan de commissaris en aan haar vertegenwoordigers.

7. Benoeming nieuwe bestuurder voor lokaal bestuur Poperinge.

In gemeenteraadszitting van 28 januari 2019 werd raadslid Isabelle Duquesne aangeduid als vertegenwoordiger en raadslid Gaetan Dumoulin als plaatsvervangend vertegenwoordiger van de stad Ieper in de (buitengewone) algemene vergadering van IVVO.

Juridische grond en bevoegdheden

-  Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad en artikel 432 houdende de intergemeentelijke samenwerking, waardoor de benoemingsprocedure met de vaststelling van het mandaat van vertegenwoordiger herhaald moet worden voor elke algemene vergadering;

- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)

- De statuten van de DVV Westhoek.

Feiten, context en argumentatie

Met mail van 5 mei 2022 wordt de stad uitgenodigd tot de algemene vergadering van de DVV Westhoek op 22 juni 2021 om 18 uur in streekhuis Westhoek.

De agenda van deze algemene vergadering vermeldt:

1. Goedkeuring verslag algemene vergadering 14 december 2021
2. Wijziging bestuursorganen
   - wijziging samenstelling raad van bestuur
   - vervanging lid met raadgevende stem voor arrondissement Diksmuide
   - vaststelling leden algemene vergadering
3. Vaststelling van de jaarrekening 2021 aan de hand van het verslag van de raad van bestuur en het verslag van de revisor (art. 18 statuten);
4. Het verlenen van kwijting aan de bestuurders en revisor (art. 18 statuten)
5. Varia.

In de zitting van 28 januari 2019 besliste de raad om raadslid Thijs Descamps af te vaardigen om de stad Ieper effectief te vertegenwoordigen in de algemene vergadering van de dienstverlenende vereniging Westhoek.

Voorgeschiedenis

De gemeenteraad keurde op 1 oktober 2007 het interne controlesysteem goed. Begin 2009 is, onder impuls van vzw Bbest, met enkele andere gemeenten (Essen, Stekene en Temse) een samenwerking aangegaan voor de implementatie van het EFQM-systeem van zelfevaluatie in onze stedelijke organisatie met oplijsting van sterke en zwakke punten. Op 5 maart 2012 nam de gemeenteraad akte van de stand van zaken van deze verbeteracties.In 2016 was het tijd voor een nieuwe zelfevaluatie, dit keer voor de

geïntegreerde organisatie stad en OCMW. Hiervoor stapte Ieper mee in het Begeleidingstraject Organisatiebeheersing van De School voor Bestuursrecht ism WIVO (ondertussen VONK). Samen met enkele andere West-Vlaamse steden en gemeenten werd Ieper aan de hand van een zestal sessies doorheen de implementatie van een organisatiebeheersingssysteem geloodst (zelfevaluatie, bepalen verbeteracties, periodieke opvolging,...).

Het schepencollege, het MAT, de diensthoofden en enkele medewerkers werden bevraagd over de organisatiebeheersing van stad en OCMW Ieper. Deze bevraging gebeurde a.h.v. vragenlijsten die opgesteld werden door VONK op basis van de Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen. Deze leidraad is opgemaakt door Audit Vlaanderen en geeft een blauwdruk hoe een lokaal bestuur de organisatie kan beheersen op 10 thema's van organisatiemanagement:
1. Doelstellingen, proces-en risicomanagement
2. Belanghebbendenmanagement
3. Monitoring
4. Organisatiestructuur
5. HRM
6. Organisatiecultuur
7. Informatie & Communicatie
8. Financieel management
9. Facilitaire middelen
10. ICT

Uit deze bevraging volgden een reeks verbeteracties die midden 2017 geprioriteerd werden door het managementteam en op 18 september 2017 ter kennis werden gegeven aan het schepencollege.

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

Alsook de artikels 217 tot 224 betreffende organisatiebeheersing. 

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen. 

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)

Feiten, context en argumentatie

Het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert over de organisatiebeheersing aan het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.

Er werd verder werk gemaakt van de verbeteracties die in 2017 geprioriteerd werden door het managementteam. Het statusrapport over deze verbeteracties geeft hierover meer duiding. Er is evenwel nood aan een nieuwe zelfevaluatie organisatiebeheersing. De meeste acties die in 2017 geprioriteerd werden zijn uitgevoerd of lopende. Ondertussen zijn ook nieuwe inzichten en prioriteiten ontstaan, niet in het minst n.a.v. Covid-19. Zo kregen een aantal thema's van de ene dag op de andere hoogste prioriteit zoals personeelsbeleid (telewerkbeleid, uitgebreidere uurregeling, interne preventie,...), digitalisering/ICT (bandbreedte, mobiele toestellen, digitale samenwerking en informatiedeling, security,...), informatieveiligheid en facilitair management (veilige bureau's, vergaderzalen, balies,...). 

Daarnaast stelde de organisatie zich kandidaat om als vrijwillige piloot door Audit Vlaanderen een thema-audit te laten uitvoeren over het beheer van de financiële processen die gerelateerd zijn aan het aankoopproces. Het auditrapport werd afgerond in februari 2021. Het werd voorgelegd aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn op 1 maart 2021. Het rapport geeft ons bevestiging dat de aankoopflow (inclusief goedkeurings- en betalingsflow) binnen onze organisatie op een goede manier werkt. De geformuleerde verbeteracties werden toegevoegd aan het overzicht van de acties dat in 2017 werd opgemaakt.

Tijdens de audit kwam ook de aanpak rond organisatiebeheersing aan bod.  Het rapport geeft mee dat rapporteringen telkens op een degelijke manier gebeuren met aandacht voor de situering van organisatiebeheersing, een terugblik op het afgelopen jaar en de mededeling van lopende/toekomstige projecten.

In het schepencollege van 10 mei 2021 werd beslist in te tekenen op de basisaudit ICT-veiligheid conform de raamovereenkomst van Audit Vlaanderen hierrond. Uit de audit werden een aantal kwetsbaarheden en risico's geïdentificeerd, zoals deze ook worden aangetroffen bij andere besturen.  De organisatie ging aan aan de slag met de suggesties tot verbetering die werden gedaan.

Hoewel onze organisatie regelmatig goede stappen zet om haar werking te verbeteren, dient ze haar kader voor organisatiebeheersing nog te vervolledigen/herwerken en opnieuw formeel te laten goedkeuren door de raden, bv formeel vastleggen van periodiciteit waarmee de werking minimaal geëvalueerd wordt. Doelstelling is nog in 2022 de formalisering van het geüpdatete kader organisatiebeheersing op de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn te agenderen.

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald de artikels 40 en 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)

Feiten, context en argumentatie

In zitting van 3 oktober 2016 heeft de gemeenteraad het ontwerpbestek voor de aanstelling van een ontwerper voor de aanleg van een gescheiden rioleringsstelsel en vernieuwing van de waterleiding in de Dikkebusseweg, gedeelte tussen het station en de Frezenbergstraat goedgekeurd. 
In zitting van 27 maart 2017 heeft de gemeenteraad het aangepast bestek voor deze aanstelling en de samenwerkingsovereenkomst X30/N375/06 voor de studie goedgekeurd.  In uitvoering van die besluiten werd het studiebureau Lobelle bvba, Gistelsesteenweg 112 te 8490 Varsenare-Jabbeke aangesteld dat het bestek met nr. WWV/INV/N375/2 voor de geplande werken opgesteld, bestek dat werd goedgekeurd bij beslissingen van 4 oktober 2021 en 7 februari 2022 (goedkeuring van de aanpassingen).

Nu de minister het aandeel van het Lokaal Pact heeft opgedragen kan ook de nv Aquafin als partner toegevoegd worden aan de samenwerkingsovereenkomst voor samengevoegde opdrachten voor diensten X30/N375/06, waardoor de kosten ten laste van het Lokaal Pact ook rechtstreeks aangerekend kunnen worden door het studiebureau, telkens a rato van het aandeel van elk van de partijen in de prestaties.  

Nadat het bestek en de respectieve aandelen in de kosten door alle partijen zijn goedgekeurd kan door de aanbesteder, het Vlaamse Gewest, die optreedt in naam van de stad en van Aquafin, de opdracht publiceren en kan het gunningsverslag opgesteld worden met het oog op de uitvoering van de opdracht.  Hiertoe wordt de samenwerkingsovereenkomst met dossiernummer WWV/INV/n375/2/U1 voor gezamenlijke opdrachten van werken ter goedkeuring voorgelegd.  In deze overeenkomst worden de lasten en de plichten van de drie partners vastgelegd.

Financiële gevolgen

De uitgave van het stadsaandeel, voor een totaal bedrag van € 862.805,75 + 21 % btw MC en € 76.061,38 + 21 % btw aftrekbaar of een totale kost van 938.867,13 EUR + btw = 1.120.056,30 EUR in deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van de meerjarenplanning, op actie AC027 en werden als volgt gebudgetteerd :

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van 140.000,00 EUR niet).

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.

Feiten, context en argumentatie

Voor de goede werking van de groendienst wordt voorgesteld om een nieuwe tractor aan te kopen ter vervanging van de tractor MF4335 (bouwjaar 2003). Deze tractor heeft reeds ruim de 12000u overschreden, zijn vermogen zwakt af en bepaalde wisselstukken worden schaars gezien de leeftijd, wat bij panne of defect voor problemen zorgt.

De groendienst heeft 2 tractoren nodig die voor veelvuldige werkzaamheden worden ingezet: het trekken en aandrijven van 2 bladzuigwagens, het aandrijven en trekken van 2 hakselaars en het sneeuwruimen. In het maaiseizoen trekt een tractor de containerhaak met zitmaaier en het maaisel en wordt de tweede tractor ingezet voor watergift (met de aalton) aan bomen, het slepen/rollen van de voetbalvelden en om te klepelmaaien.

Het college van burgemeester en schepenen verleende in zitting van 25 april 2022 principiële goedkeuring aan de opdracht “Aankoop van een tractor voor de groendienst” tegen een initieel geraamd bedrag van 80.000,00 EUR incl. btw.

In het kader van de opdracht “Aankoop van een tractor voor de groendienst” werd een bestek met nr. GD - 22/32 opgesteld door de Afdeling Openbaar Domein - Groendienst.

De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 66.115,70 EUR excl. btw of 80.000,00 EUR incl. 21% btw.

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Financiële gevolgen

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald 41-§1.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 3°.

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen, voor zover toepasselijk op de respectieve onderdelen van de opdracht.

Feiten, context en argumentatie

Het OC De Potyze speelt een belangrijke rol in het culturele en sociale leven van de inwoners van de buurt Potyze en de Verloren Hoek.  Het voormalig schoolgebouw is afgeleefd, uitgerust met oude technieken en niet-geïsoleerd. Het perceel wordt geordend door het gewestplan Ieper-Poperinge van 14 augustus 1979 als woongebied met landelijk karakter.

Het project omvat onder meer het verbouwen en uitbreiden van het bestaand sanitair blok van het OC Potyze gelegen Zonnebeekseweg 309. Het bestaande sanitair blok wordt verbouwd en uitgebreid met een diepte van 3,35m. De nieuwe aanbouw wordt gebouwd tegen de linker perceelgrens, de bestaande gemene muur wordt behouden en zal een oppervlakte hebben van 21,64m². De kroonlijsthoogte van de aanbouw wordt verlaagd naar 4,21m. Voor deze uitbouw was de aanstelling van een architect noodzakelijk met het oog op het indienen en bekomen van een omgevingsvergunning.  De ontwerpopdracht voor deze opdracht werd gegund aan mevrouw Nele Delva van Trant Architecten bv ovv bvba, Walle 113/h te 8500 Kortrijk.  Met het oog op de realisatie werden de opdrachtdocumenten opgesteld.

Daarnaast zal werk gemaakt worden van de renovatie van het bestaande gebouw.  Deze opdracht bestaat uit diverse noodzakelijke afbraakwerken, vloeropbouw en isolatie, isolatie, pleisterwerken en lambrisering van de muren, vernieuwen van de draagstructuur en isoleren van het plafond, isoleren, vernieuwen van pannen en dakvensters van het dak, plaatsen trap, vernieuwen van elektriciteit, verwarming, schrijnwerk en schilderwerken.  Met het oog op het concretiseren van voorliggend principe, werd besloten om het dossier op te delen.  Een deel van de werken zal uitbesteed worden en een deel van de werken zal uitgevoerd worden in eigen regie. 

De opdracht bestaat uit 3 grote onderdelen :

Voor deze uitbouw en de renovatie van het OC zijn diverse subsidies aangevraagd. Vanuit het plattelandsloket werd een maximale cofinanciering van 65.750,89 EUR goedgekeurd. Daarnaast is er nog een Vlaamse cofinanciering van 26.951,48 euro en een provinciale cofinanciering van 87.334,65 euro. Na de realisatie kan er nog een premie via Fluvius worden aangevraagd voor de ramen, vloer/muur/dak isolatie.

Om aan het project voldoende draagkracht toe te kennen werd geopteerd om de gebruikers en wijkbewoners nauw te betrekken bij de geplande investeringen zodat ze mee de inrichting van hun buurthuis zouden kunnen bepalen.  Maar net in deze periode dook Corona op en kreeg het participatietraject een moeilijke opstart waardoor tijd verloren is gegaan.

De oorspronkelijke deadline (ikv subsidieaanvraag) voor het spenderen van de kosten was 01/07/2022. Hiervoor werd tijdig een verlenging gevraagd en goedgekeurd. De deadline is momenteel 30/06/2023.

Gelet op het totaal ramingsbedrag van het project wordt voorgesteld om de percelen van de delen 1 en 2 en de percelen 1 en 2 en 7 van deel 3 te gunnen ingevolge een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking volgens artikel 41-§1 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.

De andere ‘kleine’ percelen (percelen 3-4-5-6-8-9-10 van deel 3) kunnen gegund worden ingevolge een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking volgens artikel 90-3° van het KB van 18 april, gezien elk perceel lager ligt dan 100.000,00 EUR van een opdracht waarvan het geraamd bedrag van de opdracht de drempel van artikel 11 van het KB plaatsing (Europese drempelbedrag) niet bereikt op voorwaarde dat het samengevoegd bedrag van deze percelen niet meer dan 20% van het geraamde bedrag van de opdracht bedraagt.  Het samengevoegd geraamd bedrag van deze percelen bedraagt 47.872,37 EUR, excl. btw of 18,33 % van de geraamde waarde van de totale opdracht.  De toepassing van deze eenvoudige procedure voor aankoop van materialen laat ons toe om bij te sturen in functie van vooruitgang van het project en budget.

Financiële gevolgen

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 36, en meer bepaald  artikels 2, 36° en 48 die een gezamenlijke realisatie van de opdracht in naam en voor rekening van meerdere aanbesteders toelaat.

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

Feiten, context en argumentatie

In zitting van 4 juni 2018 heeft de gemeenteraad de samenwerkingsovereenkomst tot financiële afhandeling met de WVI goedgekeurd voor de reconversie van het bedrijventerrein Ieperleekanaal.

In zitting van 7 juni heeft de gemeenteraad het rooilijnplan van de reconversie bedrijventerrein Ieperleekanaal voorlopig vastgesteld.

De ontwerpopdracht voor de opdracht “Reconversie bedrijventerrein Ieperleekanaal, fase 1 : Zwaanhofweg & Pilkemseweg” werd gegund aan Studiebureau Ingenieur Jonckheere bvba, Koningin Astridlaan 134-5 te 8200 Sint-Michiels. 

In het kader van deze opdracht werd een bestek met nr. Bestek 8832-1 - OD/2008/10/2A  opgesteld door de ontwerper, Studiebureau Ingenieur Jonckheere bvba, Koningin Astridlaan 134-5 te 8200 Sint-Michiels.

De reconversie van het bedrijventerrein heeft tot doel de ruimtelijke samenhang van het bedrijventerrein te optimaliseren en dit door het gewenste verkeerskundige wegbeeld af te stellen op het beoogde ruimtelijke wegbeeld en omgekeerd. Door aan de beoogde functietoekenning van de weg een profiel te koppelen, bekomt men een eenduidig karakter over het bedrijventerrein Ieperleekanaal. De algemene beeldkwaliteit wordt verhoogd, waarbij tevens het verbreden van de biodiversiteit binnen het bedrijventerrein een uitgangspunt vormt.

De Dehemlaan- Pilkemseweg is de belangrijkste ontsluitingsas in het projectgebied en een as voor zwaar vervoer. Het verkeer moet naar deze as gestuurd worden. Hierdoor is een breder wegprofiel voor deze as ontworpen. De andere assen zijn lokale assen voor ontsluiting van de bedrijven. Verder wordt fietsen verder gepromoot door een goede fietsinfrastructuur, hierbij wordt zoveel mogelijk parkeren op eigen terrein gestimuleerd.

De uitgave voor de eerste fase van het totaalproject langs de Pilkemseweg en de Zwaanhofweg wordt geraamd op 3.905.915,36 EUR excl. btw. De lasten worden als volgt verdeeld:

N.a.v. een volledige reconversie van het bedrijventerrein in Ieper werd door de WVI een subsidieaanvraag ingediend voor het bekomen van subsidies voor de aanleg van een gescheiden stelsel. De bedrijven worden hierbij 100% afgekoppeld. De omvang van het project is zeer groot : 66ha wordt afgekoppeld. Dit zal een enorme impact hebben op de vervuilingsgraad ter hoogte van de RWZI. Voor wat betreft de RWA-afvoer werd veel aandacht besteed aan de ladder van Lansink zodat ook voor het Ieperleekanaal een zeer grote afvlakking van de piekdebieten wordt bekomen.

Alle RWA van de bedrijven en van de weg wordt aangesloten op de infiltratieleiding. Indien de bestaande leiding qua hoogte in de weg ligt voor de aansluiting van een bedrijf op de infiltratieleiding, kan deze bestaande leiding op deze locatie worden aangesloten op de bufferriool zodat de kruising wordt vermeden.

Hiermee wordt getracht om alle bedrijven maximaal aan te sluiten op de infiltratieriolering. Indien de bedrijfsaansluiting te diep gelegen is, zal deze worden aangesloten op de bufferleiding, maar dit wordt met hoger vermelde maatregelen zoveel mogelijk beperkt. Afwaarts de infiltratieleiding wordt een overstortplaat voorzien zodat pas wordt overgestort naar de dieper gelegen bufferleiding op het moment dat de infiltratie volledig gevuld is. Deze bufferleiding wordt vertraagd afgevoerd naar het Ieperleekanaal. Hierbij worden ook de bestaande leidingen ingeschakeld als bufferleiding.

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure.

Het betreft een gezamenlijke opdracht waarbij het aangewezen is dat West-Vlaamse Intercommunale-WVI de procedure zal voeren en in naam van Stad Ieper bij de gunning van de opdracht zal optreden.

Gezamenlijk aankopen kan leiden tot aanzienlijke besparingen en administratieve vereenvoudiging.

Financiële gevolgen

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, §1, 1°a (het geraamde bedrag excl. btw overschrijdt de drempel van 140.000,00 EUR niet).

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

Feiten, context en argumentatie

In kader van het beheer van de begraafplaatsen op grondgebied Ieper en als gevolg van de aanplakkingen die uitgevoerd werden thv begraafplaatsen Voormezele en Sint-Jan in het najaar van 2020, wordt voorgesteld om  over te gaan tot gedeeltelijke ontruiming en ontgraving op de begraafplaatsen in Voormezele en St-Jan. In Voormezele werden 14 één-persoonskelders, 68 twee-persoonskelders, 7 drie-persoonskelders en 5 vollegronds graven niet hernieuwd, in Sint-Jan 3 één-persoonskelders, 26 twee-persoonskelders, 2 drie-persoonskelders en 3 vollegronds graven.
Een jaar na aanplakking kan het stadsbestuur overgaan tot de ontruiming en ontgraving van de graven en kelders.

De bedoeling van deze operatie kadert in de visie dat we het concessiebeleid in orde stellen. Door het verwijderen van de niet-hernieuwde concessies komt ruimte vrij en is in de toekomst inbreiding mogelijk. Daarbij wordt onderzocht of esthetisch waardevolle en beeldbepalende graven voor hergebruik in aanmerking komen die, na technische afwerking en goedkeuring, aangeboden worden als begraafvorm.
De uitvoering van de ontruiming en ontgraving wordt voorzien na het bouwverlof van 2022 en moet afgewerkt zijn tegen eind september.
Voor de realisatie van dit project werd een bestek opgesteld door de afdeling openbaar domein - groendienst. Hieruit volgt dat de werken geraamd worden op een bedrag van 67.860,00 excl. BTW of 82.110,60 incl. BTW.
Er wordt, gelet op dit ramingsbedrag, voorgesteld de opdracht te gunnen ingevolge een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking volgens artikel 42, §1, 1°a van de wet overheidsopdrachten. In een latere fase wordt op de begraafplaats van Voormezele de groenomvorming, met als hoofdzaak de omvorming van het steenslagpad naar een verstevigd graspad, doorgevoerd.

Financiële gevolgen

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 40 en 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 41, §1, 2° (het geraamde bedrag excl. btw overschrijdt de drempel van 750.000,00 EUR niet).

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

Feiten, context en argumentatie

Na fase 4 van de ontruimings- en ontgravingswerken op de begraafplaats van Ieper waarbij het oude gedeelte van de begraafplaats werd in orde gezet,  kan ingezet worden op o.a. het verbeteren van de toegankelijkheid op de site, het omvormen van steenslagpaden naar verstevigde graspaden, het vergroenen en het optimaliseren van de zitgelegenheid.

In eerste instantie is het renoveren en omvormen ifv toegankelijkheid van de kasseiweg aan ingang A aan de orde. Hierbij wordt voorzien om het bestaande traject te renoveren binnen z'n huidige afmetingen. Er werd een voorstel uitgewerkt om de omvorming te maken van deze verouderd kasseiweg naar een vernieuwde weg waarbij een combinatie van beton en recuperatiekasseien wordt toegepast. Het geheel wordt een 2-sporenpad in beton waarbij de middenberm wordt ingevuld met recuperatiekasseien van ter plaatse. Op deze manier wordt de toegankelijk vanaf ingang A geoptimaliseerd en blijft de knipoog naar het verleden met de integratie van de kasseien van ter plaatse. 

Hiertoe is een bestek opgemaakt om de een opdracht te gunnen met als onderwerp "Renovatie en omvorming ifv toegankelijkheid van de kasseiweg op de begraafplaats van Ieper - GD 22/28". De raming van deze opdracht bedraagt €37.952,00 excl. BTW of €45.921,92 incl. BTW. Voorgesteld wordt deze te gunnen ingevolge een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking volgens artikel 42, §1, 1°a van de wet overheidsopdrachten.

In een latere fase wordt op de begraafplaats van Ieper de groenomvorming doorgevoerd, met o.a. de omvorming van diverse steenslagpaden naar een verstevigde graspaden, het aanplanten van toekomstbomen, omvormen van zitmeubilair, ...

Financiële gevolgen

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)

Het decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten en gewijzigd op 6 juli 2012; in het bijzonder artikel 54 en 55

De omzendbrief BB 2007/01 van 12 januari 2007 van de Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Stedenbeleid, Wonen en Inburgering, betreffende de boekhouding van de besturen van de eredienst;

Feiten, context en argumentatie

Het Centraal kerkbestuur heeft via de applicatie Religiopoint alle jaarrekeningen 2021 van de rooms-katholieke kerkfabrieken gecoördineerd ingediend bij het gemeentebestuur.

De kerkraad van de protestantse, protestants-evangelische en de anglicaanse kerkfabriek bezorgen via de applicatie Religiopoint hun jaarrekening rechtstreeks aan het gemeentebestuur.

Uit de jaarrekeningen blijkt dat de Stad Ieper in 2021 aan alle kerkfabrieken samen een totale exploitatietoelage van 605.868,95 euro en een totale investeringstoelage van 180.085,66 euro betaalde.  Er werd een totaal overschot van 389.510,77 euro in exploitatie en een totaal overschot van 9.241,38 euro in investeringen gerealiseerd. Het exploitatieresultaat in de jaarrekening 2021 dient in het budget 2023 als uitgangspunt voor de berekening van de K-waarde en wordt in mindering gebracht van het exploitatietekort.

Binnen de termijn van 50 dagen, die ingaat de dag na het inkomen van de jaarrekeningen bij de gemeenteoverheid moet de gemeenteraad advies uitbrengen over de rekeningen en dit advies overmaken aan de provinciegouverneur.

Bij ontstentenis van het versturen van advies binnen deze termijn wordt de gemeenteraad geacht een gunstig advies te hebben uitgebracht.

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018).

Besluit Vlaamse Regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeente, provincies, openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen.

Ministerieel besluit tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen.

Feiten, context en argumentatie

De raad wordt gevraagd de jaarrekening 2021 deel OCMW Ieper goed te keuren.

De jaarrekening kan als volgt worden samengevat :

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018).

Besluit Vlaamse Regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeente, provincies, openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen.

Ministerieel besluit tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen.

Feiten, context en argumentatie

De raad wordt gevraagd de jaarrekening 2021 van AGB Vauban positief te adviseren.

Het model J2 van de BBC-jaarrekening eindigt met een gecumuleerd budgettair resultaat van 391.444 euro eind 2021.

Het balanstotaal volgens het model van de Nationale Bank van België bedraagt 11.510.692 euro.

Het boekhoudkundige resultaat van het boekjaar bedraagt 185.420 euro.

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018).

Besluit Vlaamse Regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeente, provincies, openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen.

Ministerieel besluit tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen.

Feiten, context en argumentatie

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018).

Besluit Vlaamse Regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeente, provincies, openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen.

Ministerieel besluit tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen.

Feiten, context en argumentatie

De raad wordt gevraagd de jaarrekening 2021 van AGB Musea Ieper positief te adviseren.

Het model J2 van de BBC-jaarrekening eindigt met een gecumuleerd budgettair resultaat van 344.532 euro eind 2021.

Het balanstotaal volgens het model van de Nationale Bank van België bedraagt 7.823.650 euro.

Het boekhoudkundige resultaat van het boekjaar bedraagt 80.798 euro.

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018).

Besluit Vlaamse Regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeente, provincies, openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen.

Ministerieel besluit tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen.

Feiten, context en argumentatie

De raad wordt gevraagd kennis te nemen van de rekening 2021 van de stad en deze vast te stellen.

Deze jaarrekening 2021 kan als volgt worden samengevat : 

Juridische grond en bevoegdheden

Artikel 41, 162 en 170 § 4 van de Grondwet.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

Het decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen en latere wijzigingen.

De omzendbrief KB/ABB 2019/2 van 15 februari 2019 betreffende de coördinatie van de onderrichtingen over de gemeentefiscaliteit.

Feiten, context en argumentatie

Jaarlijks worden er enkele foren georganiseerd in de stad. Deze maken allemaal hoofdzakelijk gebruik van het openbaar domein. Hoewel deze zeker een meerwaarde betekenen voor de stad, brengt de organisatie hiervan een aantal lasten met zich mee. Voor de deelname aan een foor wordt dan ook een standgeld gevraagd.

Het stedelijk reglement betreffende de plaatsrechten op standplaatsen op de Ieperse foren werd goedgekeurd in zitting van 2 december 2019. De vraag werd gesteld door de foorkramers om het standgeld te verminderen omdat Ieper behoort tot één van de duurdere steden betreffende het gevraagde standgeld.  Na vergelijking met andere steden wordt voorgesteld om de vraag van de foorkramers in te willigen. 

Rekening houdend met de financiële toestand van de gemeente.

Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen.

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)

Feiten, context en argumentatie

In de gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn en de raad van bestuur AGB Vauban van 28 maart 2022 werd de toetreding tot OFP Prolocus goedgekeurd, voor respectievelijk stad, OCMW en AGB Vauban.

Elk lid van OFP Prolocus dient een vertegenwoordiger en afgevaardigde aan te duiden die voor de algemene vergadering uitgenodigd worden.

De eerstvolgende vergadering van OFP Prolocus vindt plaats op 30 juni 2022.

Iedere werkgever dient een vaste stemgerechtigde vertegenwoordiger (en eventueel een tweede ‘vervanger’) aan te duiden voor de algemene vergadering van het fonds. Dit geldt dus ook voor de besturen die zich in een MIPS-groep verenigen (elk bestuur dient dus minstens één vaste stemgerechtigde vertegenwoordiger aan te duiden). Deze persoon is idealiter een beleidsverantwoordelijke maar kan ook vanuit de administratie aangeduid worden. Deze vertegenwoordiging in de algemene vergadering van OFP Prolocus is onbezoldigd.

Concreet gezien gelden hierrond de volgende spelregels :

• de vertegenwoordiger moet bestuurder, lid van het directiecomité, of werknemer van de entiteit zijn;

• de vaste vertegenwoordiger kan conform Art. 15 van WIBP ook aangeduid worden uit de onderneming, instelling of entiteit die een controlebevoegdheid uitoefent over de bijdragende onderneming (dit is bijvoorbeeld het geval in de relatie gemeente – AGB, maar niet in de relatie gemeente – OCMW); 

• conform Art. 17.2.3. van de statuten van het fonds kunnen alle leden van de algemene vergadering zich ook laten vertegenwoordigen door een ander lid van dezelfde groep mits een schriftelijke volmacht.

In de praktijk is het dus mogelijk om een gemeente en een OCMW door eenzelfde persoon te laten vertegenwoordigen, wanneer deze persoon een beleidsverantwoordelijke is. Indien aangeduid vanuit de administratie dan gelden er striktere voorwaarden (er moet dan een controlebevoegdheid zijn van de ene entiteit over de andere).

Indien er maar één persoon als vertegenwoordiger wordt afgevaardigd voor twee werkgevers dan heeft deze persoon een dubbel stemrecht in de algemene vergadering. Wanneer deze vertegenwoordiger niet kan deelnemen, dan kan er conform de statuten enkel een volmacht gegeven worden aan een ander lid van de algemene vergadering, dus niet aan iemand van de eigen organisatie. Dit is enkel mogelijk indien er minstens twee personen van de eigen organisatie als vaste vertegenwoordiger zijn aangeduid.

Concreet wordt volgend voorstel gedaan:

• Vertegenwoordiger = Patrick Benoot als schepen van personeel
• Opvolger = Eva Ryde als schepen van financiën voor stad + OCMW en Ives Goudeseune als schepen en lid van RVB AGB Vauban
  

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 56 en 57, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)

bevoegdheid gemeenteraad en AGB Vauban

Feiten, context en argumentatie

Op de ligweide van het huidig zwembad worden 4 padelvelden opgetrokken. Er wordt verwacht in de maand juni deze operationeel te brengen.
De terreinen kunnen per uur of  anderhalf uur gereserveerd worden, bij voorkeur online via de webshop gereserveerd worden.
Er wordt mogelijkheid geboden om aan de balie tegen contante betaling een reservatie te regelen.

Hiervoor is een tariefreglement opgemaakt. 

In het tariefreglement worden een kortingspercentage ingevoerd voor clubs als clubondersteuning en voor scholen. Dit kortingssysteem is geldig voor reservaties in reeksverband vanaf 3 maanden. Conform het tariefreglement in sporthallen en openluchtinfrastructuur. Het onderscheid voor inwoners en niet-inwoner wordt doorgetrokken. Het tarief voor niet-inwoner ligt 50% hoger. Commerciële instellingen en commerciële activiteiten kunnen de accommodatie huren aan het dubbele van de basistarief. Hierop telt ook het onderscheid tussen Ieperse en niet Ieperse commerciële instellingen. 

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)

Feiten, context en argumentatie

De stad Ieper maakt samen met Alveringem, Heuvelland, Langemark-Poelkapelle, Lo-Reninge, Mesen, Poperinge, Veurne, Vleteren en Zonnebeke deel uit van de interlokale vereniging Westhoeksportoverleg (WSO).

De oprichtingsovereenkomst vermeldt o.a. dat het beheerscomité bestaande uit de schepenen bevoegd voor sport van de 10 aangesloten gemeenten/steden, minstens één keer per jaar moet samenkomen om o.a. het jaarverslag, de jaarrekening van het voorbije jaar en het jaarprogramma en het budget voor het volgende werkjaar goed te keuren.

Deze vergadering vond plaats op woensdag 16 maart 2022 om 18.00 uur in OC De Kwelle in Alveringem. In deze vergadering werd in aanwezigheid van schepen Patrick Benoot het WSO-jaarverslag 2021 en de WSO-jaarrekening 2021 goedgekeurd. Omwille van de coronamaatregelen was de werking in 2021 noodgedwongen heel beperkt.

Zoals in de WSO-oprichtingsovereenkomst vermeld staat moet de jaarrekening en het jaarverslag van het werkjaar 2021 goedgekeurd worden door de gemeenteraden van de 10 aangesloten gemeenten/steden.

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)

Het decreet van 20 maart 2009 betreffende het mobiliteitsbeleid

Het decreet van 26 april 2019 betreffende de basisbereikbaarheid

Feiten, context en argumentatie

Het lokaal mobiliteitsplan vertaalt de bepalingen uit de hogere mobiliteitsplannen naar het gewenste lokaal mobiliteitsbeleid. Het plan geeft de krachtlijnen voor het toekomstig stedelijk mobiliteitsbeleid weer met concrete acties voor de komende jaren. Het mobiliteitsplan vormt eveneens het kader voor samenwerking met andere actoren. Een optimalisatie van de mobiliteit staat centraal bij deze samenwerking. 

In 2011 werd het Ieperse mobiliteitsplan verbreed en verdiept. In 2015 werd vastgesteld dat zo goed als het volledige actieplan gerealiseerd was. Er werd een sneltoetsprocedure doorlopen.
Op 14 september 2015 besliste de regionale mobiliteitscommissie om het stedelijk mobiliteitsplan te verbreden en te verdiepen (spoor 2). Er werd beslist om drie thema's te verbreden en te verdiepen, meerbepaald het fietsroutenetwerk, trage wegen en circulatiemaatregelen. De overige thema's werden geactualiseerd.
De beleidsnota van de legislatuur 2019 - 2024 bevat de ambitie van een bereikbaar Ieper waar iedereen zijn weg vindt en om een vernieuwd mobiliteitsplan op te stellen.  

Hiertoe werd een verkenningsnota en uitwerkingsnota opgemaakt, die regelmatig teruggekoppeld werden naar de plenaire commissie verkeer en de projectstuurgroep.
Op 21 juni 2021 besliste het college van burgemeester en schepenen om een participatietraject te doorlopen betreffende het vernieuwde beleidsplan. Hiertoe werd een webinar georganiseerd voor de stedelijke adviesraden en werden een 10-tal stellingen voorgelegd aan de bevolking. Dit resulteerde in een vernieuwd beleidsplan met een nieuwe actietabel. Dit plan wordt voorgelegd aan de gemeenteraad ter definitieve vaststelling. Het vaststellingsbesluit zal bij uittreksel bekend worden gemaakt in het Belgisch staatsblad, 14 dagen na de bekendmaking treedt het nieuwe mobiliteitsplan in werking.

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)

Feiten, context en argumentatie

De kostendelende vereniging (KDV) heeft tot doel om bij capaciteitsproblemen van de gemeentelijk omgevingsambtenaren (bv bij uitval) een intergemeentelijke gemeentelijk omgevingsambtenaar aan te stellen tegen loonkost. Er dient een vaste jaarbijdrage van 500 EUR/jaar betaald te worden om aan te sluiten en de variabele kost volgens verhoudingsgewijze opname van de prestaties. WVI stelt dat de kostprijs bovenop het jaarforfait als uurloon tegen kostprijs (zonder btw) kan worden verrekend. Dit zou ongeveer op 70 euro/uur uitkomen.

Op dit moment zijn 9 gemeentebesturen (Diksmuide, Houthulst, Lichtervelde, Moorslede, Pittem, Roeselare, Ruiselede, Wingene, Zuienkerke) ingestapt en sinds 1 september 2020 is de intergemeentelijke omgevingsambtenaar aan de slag binnen deze KDV bij 4 besturen: Diksmuide, Moorslede, Ruiselede en Wingene. Uit navraag blijkt dat de samenwerking als zeer positief ervaren wordt, de dienstverlening beperkt zich tot de beoordeling van omgevingsvergunningsaanvraag met stedenbouwkundige handelingen. 

Het college besliste op 23 november 2020 principieel akkoord te gaan met de toetreding tot de kostendelende vereniging van WVI.

Inmiddels stelde de RvB van WVI op 30 maart een tweede intergemeentelijk omgevingsambtenaar aan die zal werken binnen de kostendelende vereniging voor intergemeentelijk omgevingsambtenaren (KDV IGOA).

Op dinsdag 19 april 2022 om 15h00 vond de digitale stuurgroepvergadering plaats waarbij de bestaande leden van de KDV (op dit moment 9 gemeentebesturen + WVI) de kandidatuur van de stad Ieper om toe te treden tot de KDV goedkeurden. 

Ifv de toetreding tot de KDV IGOA wordt onderhavige samenwerkingsovereenkomst voorgelegd. 

Financiële gevolgen

Op het ogenblik van de openstelling van de KDV dient het jaarforfait betaald te worden waarbij op afroep dossiers geadviseerd worden tegen een loonkost. Het forfait van 500 EUR/jaar dient vergoed te worden bij effectieve toetreding en kan ingezet worden voor de ondersteuning door de IGOA.

Het budgetartikel ACS192/0600-0/613999 (= kosten voor prestaties en leveringen door derden) is voorzien op een jaarbudget van 1.000 EUR. Voor 2022 is er nog 999,86 EUR beschikbaar. Het jaarforfait van 500 EUR/jaar kan hierop worden aangerekend. 

Indien beroep gedaan zou worden op effectieve aanstelling van de intergemeentelijke GOA, dan is dit bij afwezigheid van een medewerker van de dienst Omgeving-RO en wordt dit vergoed met de niet uitbetaalde loonkost. 

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)

Feiten, context en argumentatie

Na overleg tussen Dierenasiel Ieper vzw en de stad Ieper wordt voorgesteld om enkele wijzigingen aan te brengen in de samenwerkingsovereenkomst zoals goedgekeurd in de gemeenteraad van 1 september 2014.

Volgende aanpassingen worden voorgesteld:

- De opzegperiode wordt teruggebracht naar 12 maanden, dit omdat 18 maanden een wel erg lange periode is. 

- Beide partijen menen dat het beter is dat de huidige halftijdse personeelsinzet (vanuit de groendienst van de stad) wordt vervangen door een financiële toelage aan Dierenasiel Ieper vzw (gebaseerd op een jaarwedde D-niveau) voor een bedrag van 20.000,00 EUR per jaar. Voor 2022 is het 10.000,00 EUR gezien de voorziene ingangsdatum van 1 juli. De betaling gebeurt driemaandelijks op voorlegging van de vrijwilligersvergoedingen, loonkostfiches of de facturen van het interimkantoor. Dit bedrag wordt per 1 januari geïndexeerd als er het voorgaande jaar een indexering van de lonen of uitkeringen heeft plaatsgevonden.

- Dierenasiel Ieper vzw zal ook instaan voor de ophaling van de kattenbakvulling.

- De collegebeslissing om in te staan voor de omniumverzekering voor de bestelwagen dienstig voor de ophaling van zwerfdieren wordt opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst.

- Er werd overeengekomen om vaste overlegmomenten tussen partijen te hebben. Dit minstens twee keer per jaar. Het eerste overleg vindt plaats in de maand januari waarbij minstens de jaarplanning en de daarbij horende begroting voor de werking van het dierenasiel wordt voorgelegd en besproken. Indien deze jaarplanning (behoudens overmacht) niet wordt voorgelegd, zal de toelage niet worden uitbetaald. Het tweede overleg vindt plaats in de maand juni, op dit overleg wordt minstens de jaarrekening waarvan sprake in artikel 7 besproken.

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd deze nieuwe samenwerkingsovereenkomst goed te keuren;

Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen; 

Financiële gevolgen

Hoewel het bedrag op zich eigenlijk voorzien is in de algemene personeelskost van de groendienst dient er voor het geven van het bedrag als toelage voor het jaar 2022 een extra bedrag van 10.000 EUR te worden voorzien op ACS145/0470-0/649830.

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van 140.000,00 EUR niet).

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.

Feiten, context en argumentatie

Het perceel van 1250 m² gelegen op de hoek van de Molenweg en de Westkaai werd door de stad in 2020 aangekocht in functie van recreatieve ontwikkeling.

Westtoer lanceerde eind 2020 de projectoproep toeristische impuls met als categorie ‘realisatie van een recreatieve hotspot’. Westtoer definieert dit als een plek in de publieke ruimte (in de natuur, in het landschap, …) die belevingsvoller wordt voor de recreant door verschillende creatieve, duurzame ingrepen. Trefwoorden daarbij zijn onder meer (verkeers-)veiligheid, beleving, comfort, landschappelijke integratie, familievriendelijkheid, functionaliteit en ontsluiting. Westtoer denkt hierbij bijvoorbeeld aan belevingsvolle en kwalitatieve picknickplekken, ligzetels, spelelementen, uitkijkpunten, verrassende door- of oversteken voor fietsers en wandelaars bij huidige ‘missing links’ (bv. pontje), hoogten in het reliëf die creatief worden benut, functionele landschapskunst, …

Het college van burgemeester en schepenen mandateerde in zitting van 11 februari 2021 de dienst Landschap om het dossier in te dienen bij Westtoer.

Op 24 februari 2021 kreeg de dienst Landschap bericht dat het dossier weerhouden werd in de eerste ronde van de projectoproep en dat de stad beroep kon doen op gratis advies van studiebureau Buro Bossaert voor het uitwerken van een concept, ontwerpschets en kostenraming.

Binnen het concept wordt de site uitgewerkt als een groen recreatief rustpunt. Doorheen de site wordt een pad in porfiersteenslag aangelegd dat toegankelijk is vanuit de Molenweg en aansluit op een trap vanuit het Westkaaipad. Ondanks de hellingsgraad van het perceel wordt het op die manier ook voor minder mobiele bezoekers mogelijk om de site te bezoeken. Op de kop van het Westkaaipad komt een houten terras met twee picknickbanken. Aan de ingang langs de Molenweg komt een fietsenstalling en infobord. De rest van de site wordt landschappelijk ingekleed met bloemenweides, inheems bosgoed, houtkanten en fruitbomen.

Naar aanleiding van de opmerkingen van Westtoer en het overleg met de VMM, de Vlaamse Waterweg en de buurtbewoners werd Buro Bossaert gelast met het verfijnen van het voorontwerp en het uitwerken van een technisch plan en uitvoeringsdossier.

De opdracht “Inrichten van perceel Molenweg als recreatief rustpunt” zoals ontworpen door de, Buro Bossaert, Lolliestraat 19 te 8890 Moorslede en aangevuld door de administratie wordt geraamd op 38.604,64 EUR excl. btw of 46.711,61 EUR incl. 21% btw (Btw medecontractant).

De subsidie bedraagt maximaal 50% geplafonneerd op 23.049,87 EUR, van de in het financieringsplan voorziene (=begrote) kosten inclusief BTW, voor zover deze BTW niet aftrekbaar is voor de aanvrager.

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Financiële gevolgen

De subsidie van maximaal 50% is geplafonneerd op 23.049,87 EUR.

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)

Feiten, context en argumentatie

Het evenementenplein is een terrein dat deel uitmaakt van het Hamiltonpark en bij uitbreiding van het Ieperse Vestinglandschap. De stad Ieper stelt dit terrein ter beschikking aan organisatoren van activiteiten.
Het evenementplein is gelegen in een parkzone met cultuurhistorisch waardevol karakter. De beschermde status van de omgeving vloeit voor uit haar bijzondere cultuurhistorische, esthetische, landschappelijke en ecologische waarde. De organisatie van activiteiten binnen deze kwetsbare omgeving dient steeds te gebeuren met respect voor de omgeving, het landschap en de bewoners uit de buurt. De voorwaarden voor gebruik worden vastgelegd in een gebruikersreglement.

Na de jaarlijkse huurperiode (deze loopt tot en met 30/9) zal het evenementenplein een onderhoudsbeurt krijgen (doorzaaien, prikken, …) om de schade door regulier gebruik te herstellen. De Groendienst raamt deze jaarlijkse kost op ongeveer 3.000 euro. 

Het tariefreglement wordt ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd.

Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen;

Voorgeschiedenis

Het huidige huishoudelijk reglement van de GECORO werd goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 5 januari 2001. 

Een aanpassing is gewenst en noodzakelijk, in het bijzonder wat betreft:

• Digitaal vergaderen, beraadslagen en stemmen.
• Opname van een vertrouwelijkheidsovereenkomst voor het gebruik van de One Drive door de GECORO
• Algemene actualisatie en verduidelijking (stemming, presenties, edm.).

Het voorliggend aangepaste huishoudelijk reglement werd unaniem goedgekeurd door de GECORO in zitting van 10 mei 2022.

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)

De Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening van 15 mei 2009 en zijn navolgende wijzigingen, meer bepaald artikel 1.3.3. §8 

Besluit van de Vlaamse Regering tot vaststelling van nadere regels voor de samenstelling, de organisatie en de werkwijze van de provinciale en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening van 19 mei 2000 (Belgisch Staatsblad 3 juni 2000), gewijzigd op 5 juni 2009 (Belgisch Staatsblad 26 augustus 2009).

Besluit van de Vlaamse Regering van 3 juli 2009 tot vaststelling van een deontologische code voor de leden van de Vlaamse, provinciale en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening van 3 juli 2009 (Belgisch Staatblad 25 augustus 2009).

Decreet van 4 april 2014 houdende de wijziging van diverse decreten met betrekking tot de ruimtelijke ordening en het grond- en pandenbeleid (B.S. 15 april 2014).

Feiten, context en argumentatie

Het huidige huishoudelijk reglement van de GECORO werd goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 5 januari 2001.

Een aanpassing is gewenst en noodzakelijk, in het bijzonder wat betreft:

• Digitaal vergaderen, beraadslagen en stemmen.
• Opname van een vertrouwelijkheidsovereenkomst voor het gebruik van de One Drive door de GECORO
• Algemene actualisatie en verduidelijking (stemming, presenties, edm.).

Het voorliggend aangepaste huishoudelijk reglement werd unaniem goedgekeurd door de GECORO in zitting van 10 mei 2022.

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)

Feiten, context en argumentatie

In navolging van de declassering van het openluchtzwembad als beschermd monument werd het planproces visievorming voor de herinrichting van het  openluchtzwembad heropgestart. Inmiddels werd de bescherming als monument via ministerieel besluit van 7 april 2022 definitief opgeheven.

Hiervoor werd met de betrokken diensten alsook met VMM een voorbereidend document opgesteld als startnota voor het verdere ontwerpproces. 

In deze nota wordt ingegaan op :

• vraagstelling college 29 november 2021
• procedure declassering
• kadastrale info
• planologische context
• budget
• evaluatie vorig traject: ontwerp en participatie (Stramien)
• herneming ontwerpopdracht, visievorming
• bereidheid tot samenwerking VMM: participatie ontwerpopdracht en uitvoering, waterbouwkundige werken alsook in het verlengde daarvan inzet op beleving en perceptie.
• noodzaak tot grondige opruiming huidige site. 

Deze nota geldt als voorbereiding van de heropstart visievorming. 

Op 7 maart 2022 heeft het college principieel beslist:

• De ontwerpopdracht herinrichting openluchtzwembad her op te starten.
• De samenwerking met de VMM rond de ontwerpopdracht verder te concretiseren (50%/50%).
• Er is budgettair 223.000 euro voorzien bij de stad (ACS 113 0720-0 224007). Bij MJPA5 zou dit budget voor grondwerken kunnen aangepast worden naar een budget voor een ontwerpopdracht en zou een deel besteed kunnen worden aan de opstart van de ontwerpopdracht.

Aan de raad wordt gevraagd deze samenwerkingsovereenkomst VMM-Ieper goed te keuren. 

Financiële gevolgen

Er wordt voorgesteld om via MJPA5 van het voorziene budget voor grondwerken het geraamde bedrag voor de ontwerpoefening (aandeel stad Ieper)* te verschuiven richting ontwerpopdracht. Na verdere concretisering samenwerkingsovereenkomst VMM voor het ontwerp alsook aanbestedingsdossier heraanleg kan het te voorziene stadsaandeel nader worden bepaald (voorlopige raming op 80.000 EUR als aandeel stad Ieper bepaald obv % raming nieuwe aanleg - KVIV). 

Adviezen

De juridische dienst verleent juridisch gunstig advies tav de samenwerkingsovereenkomst.