Artikel 170 § 4 van de Grondwet.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van degemeenteraad.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
Met het oog op de terbeschikkingstelling en het gebruik van diverse stedelijke infrastructuur, moeten er gebruiksvoorwaarden en retributies worden vastgesteld.
Rekening houdende met de financiële toestand van de gemeente en de sterk toegenomen kosten wordt, op voorstel van het college van burgemeester en schepenen, onderstaande aangepast reglement aan de gemeenteraad voorgelegd.
Op basis van deze overwegingen besluit de gemeenteraad met 17 ja stemmen en 11 onthoudingen (de raadsleden De Roo, Laurens, Desomer, Williams, De Groote, Baert, Gheysens, Feys, Dehaerne, Six en Dehollander) :
HOOFDSTUK 1 Algemene bepalingen
Artikel 1: Er wordt voor dienstjaren 2023 tot en met 2025 een retributie gevestigd op het gebruik van de stedelijke infrastructuur. De infrastructuur waarop dit reglement van toepassing is, is eigendom van stad Ieper, Grote Markt 34, 8900 Ieper en kan gebruikt worden door derden.
Het betreft: Raadzaal in het Stadhuis, Kruitmagazijn en Poortwachtershuis, De Kazematten, Concertzaal en leslokalen dé Academie, Zaal Alfa en Omega Bibliotheek/Archief, Panoramazaal, Auditorium en lokalen in het Administratief Centrum Auris en het Vleeshuis.
Artikel 2: Het gebruik van bovenvermelde stadsinfrastructuur is in principe mogelijk voor elke persoon, vereniging of firma, voor elke activiteit met een publiek karakter. Onder ‘activiteit met een publiek karakter’ wordt begrepen: een activiteit die ruimer gaat dan de louter private familiekring, opengesteld voor een breed publiek, voor alle leden van een vereniging,… Onder vereniging wordt verstaan: een vzw, feitelijke vereniging, openbare dienst, school, politieke partij, erkende religies en de georganiseerde vrijzinnigheid. Onder firma wordt verstaan: een vennootschap zoals vastgelegd in het Wetboek Vennootschappen. In geen enkele van de vermelde infrastructuur zijn fuiven mogelijk. Voor elke infrastructuur zijn er specifieke mogelijkheden en beperkingen die in dit reglement bepaald worden.
Artikel 3 : De gebruiker dient zich te allen tijde te houden aan de voorschriften inzake openbare veiligheid, openbare orde, brandveiligheid, rookverbod, enz. die van toepassing zijn in openbare gebouwen. De gebruiker zal bovendien alle vigerende wetten, decretale en reglementaire voorschriften respecteren en (doen) naleven.
Artikel 4: De aanvraag voor het gebruik van stadsinfrastructuur wordt ten vroegste één jaar en ten laatste één maand voor de activiteit gericht aan de beheerder die vermeld wordt bij de infrastructuur in kwestie (behalve voor Zaal Alfa en Omega, waar de aanvraag ten vroegste 60 dagen vóór de activiteit kan gebeuren). De beheerder behandelt de aanvraag binnen een redelijke termijn en bezorgt in elk geval een antwoord aan de aanvrager.
De tijd nodig voor eventuele opbouw en afbouw moet inbegrepen zijn in de aanvraag. De aanvrager moet steeds de organisator zijn; indien dit niet het geval is, worden de betrokken aanvrager en organisator gedurende twee jaar uitgesloten van gebruik van de stadsinfrastructuur.
In geval van verschillende aanvragen voor eenzelfde datum, krijgt de aanvraag die het eerst ingediend werd voorrang. Indien de aanvraag valt binnen de voorwaarden van dit reglement en indien de infrastructuur in kwestie ter beschikking is op het gevraagde tijdstip, geeft de beheerder een positief antwoord aan de aanvrager. Indien de aanvraag een lange periode van gebruik betreft of in geval van twijfel, legt de beheerder de aanvraag voor aan het college van burgemeester en schepenen.
In geval van overmacht (natuurrampen, brand, staking, enz.) of wegens wettige redenen (verkiezingen, opeising door hogere overheden) vervalt de huurovereenkomst zonder enige aanspraak op schadevergoeding.
Artikel 5: Voor het afhalen en terugbrengen van de sleutel of afspraken m.b.t. het openen en sluiten van de infrastructuur moet de gebruiker duidelijke afspraken maken met de beheerder.
De gebruiker moet zelf instaan voor het klaarzetten van de zaal. Er wordt geen technische ondersteuning voorzien door de beheerder. De gebruiker wordt geacht de infrastructuur te gebruiken als een goede huisvader. Van de gebruiker wordt verwacht dat hij toezicht houdt op het rationeel gebruik van energie tijdens het gebruik. De gebruiker moet de infrastructuur na gebruik in de oorspronkelijke staat achterlaten (eventuele opmerkingen over de staat van de infrastructuur moeten voor ingebruikname gemeld worden). Afval moet door de gebruiker meegenomen worden. Indien de infrastructuur niet in behoorlijke staat achtergelaten wordt, zullen de kosten voor de schoonmaak door stad Ieper gefactureerd worden aan de gebruiker (met een minimum van 100 euro).
Stad Ieper heeft voor deze stadsinfrastructuur een verzekering tegen brand en een verzekering voor haar burgerlijke aansprakelijkheid. De gebruiker zal zelf instaan voor eventuele andere verzekeringen, rekening houdende met zijn aansprakelijkheden en risico’s.
Artikel 6: Het bedrag van de retributie wordt steeds vermeld per activiteit per dag; alle kosten zijn inclusief. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen:
| Categorie A |
Stadsbestuur Ieper en OCMW Ieper en hun (verzelfstandigde) entiteiten; Ieperse stedelijke adviesraden; organisatoren van activiteiten met provinciale of nationale uitstraling die de toelating van het Stadsbestuur Ieper krijgen |
| Categorie B |
Ieperse erkende verenigingen en Ieperse openbare diensten, Ieperse onderwijsinstellingen, Ieperse politieke partijen |
| Categorie C |
Ieperse niet-erkende verenigingen, niet-Ieperse verenigingen en niet-Ieperse openbare diensten, natuurlijke personen |
| Categorie D |
bedrijven |
Erkende verenigingen zijn lid van een Ieperse stedelijke adviesraad of rechtstreeks erkend door het College van Burgemeester en Schepenen of Vast Bureau.
HOOFDSTUK 2 Stadhuis
Artikel 7: Beheerder: Dienst Toerisme, Grote Markt 34, 8900 Ieper, tel. 057 239 220, mail toerisme@ieper.be
Artikel 8: In het Stadhuis kan de Raadzaal in beperkte mate door derden gehuurd worden. Omwille van de specificiteit van de Raadzaal moeten aanvragen voor deze zaal steeds aan het college van burgemeester en schepenen worden voorgelegd.
Als de activiteit plaats heeft buiten de normale openingsuren van het Yper Museum, is de inrichter verantwoordelijk voor een permanent toezicht bij de buitendeur zolang deze niet is afgesloten.
De tarieven voor het gebruik van de Raadzaal zijn:
| Categorie A |
gratis |
| Categorie B |
10 euro per activiteit per dag |
| Categorie C |
45 euro per activiteit per dag |
| Categorie D |
90 euro per activiteit per dag |
HOOFDSTUK 3 Kruitmagazijn en Poortwachtershuis
Artikel 9: Beheerder: Dienst Toerisme, Grote Markt 34, 8900 Ieper, tel. 057 239 220, mail toerisme@ieper.be. Voor de sleutel wordt een waarborg van 10 euro gevraagd.
Artikel 10: Het Kruitmagazijn en het Poortwachtershuis worden overdag hoofdzakelijk gebruikt in het kader van toeristische wandelingen met stadsgids en voor educatieve activiteiten van de dienst toerisme en musea. Ze kunnen ook gebruikt worden voor dagactiviteiten die het voorgaande niet hinderen en voor avondactiviteiten. De aanvrager dient rekening te houden met een beperkt comfort wat betreft verwarming en sanitair in het Kruitmagazijn en het ontbreken van verwarming en sanitair in het Poortwachtershuis.
De tarieven voor het gebruik van deze ruimtes zijn:
| Categorie A |
gratis |
| Categorie B |
10 euro per activiteit per dag |
| Categorie C |
45 euro per activiteit per dag |
| Categorie D |
niet mogelijk |
HOOFDSTUK 4 De Kazematten
Artikel 11: De beheerder is de dienst Toerisme Grote Markt 34, 8900 Ieper, tel. 057 239 220, mail toerisme@ieper.be
Artikel 12: In de Kazematten bevinden zich een polyvalente vergaderzaal met een capaciteit tot 100 personen en enkele polyvalente ruimtes voor vergaderingen, tentoonstellingen, educatieve activiteiten (lezing, voordracht, cursus, academische zitting, workshop, vernissage), socio-culturele ontspanningsactiviteiten. Podiumactiviteiten zijn in principe niet mogelijk, tenzij zeer beperkt in de marge van een andere activiteit (bijv. opluisteren van een educatieve activiteit).
De catering gebeurt steeds door de concessiehouder. Indien er extra catering nodig is, gebeurt dit steeds in overleg met en na goedkeuring door de concessiehouder. De deelruimte met de cafetaria is niet beschikbaar voor afzonderlijk gebruik behalve na overleg met en akkoord van de concessiehouder.
De tarieven voor het gebruik van deze ruimtes per deelruimte zijn:
| Categorie A |
gratis |
| Categorie B |
15 euro per activiteit per dag |
| Categorie C |
65 euro per activiteit per dag |
| Categorie D |
130 euro per activiteit per dag |
HOOFDSTUK 5 Concertzaal en leslokalen dé Academie
Artikel 13: Beheerder: dé Academie, Weverijstraat 33-35, 8900 Ieper, tel. 057 239 472, academie@ieper.be
Artikel 14: De Concertzaal en leslokalen in dé Academie worden in eerste instantie gebruikt voor de werking van dé Academie. In de (beperkte) resterende tijd kan de zaal en lokalen ook door derden gebruikt worden tijdens de openingsuren van dé Academie (maandag tot en met zaterdag, niet tijdens de zomersluiting).
In de Concertzaal kunnen enkel podiumactiviteiten en educatieve activiteiten georganiseerd worden. Onder podiumactiviteiten worden verstaan: muziekconcerten, theater- en dansvoorstellingen, audiovisuele activiteiten, repetities. Onder educatieve activiteiten worden verstaan: cursussen, voordrachten, academische zittingen,… en alle activiteiten die als doel hebben kennis of vaardigheid aan te leren. Het gebruik van de vleugelpiano is inbegrepen, maar bij intensief gebruik dient door de gebruiker een stembeurt betaald te worden. Activiteiten van leerkrachten van dé Academie Ieper worden beschouwd als eigen activiteiten van de beheerder. Repetities van Ieperse podiumkunstenverenigingen zijn gratis. De tarieven voor het gebruik van de Concertzaal zijn:
| Categorie A |
gratis |
| Categorie B |
15 euro per activiteit per dag |
| Categorie C |
65 euro per activiteit per dag |
| Categorie D |
niet mogelijk |
De tarieven voor gebruik van een woordklas met podium en techniek zijn:
| Categorie A |
gratis |
| Categorie B |
10 euro per activiteit per dag |
| Categorie C |
45 euro per activiteit per dag |
| Categorie D |
niet mogelijk |
De tarieven voor gebruik van een atelier beeld (lokaal) of leslokaal podiumkunsten zijn:
| Categorie A |
gratis |
| Categorie B |
5 euro per activiteit per dag |
| Categorie C |
6 euro per (les)uur |
| Categorie D |
niet mogelijk |
Het gebruik van de leraarskamer/keuken is gratis bij huur van een ander lokaal.
Artikel 15: De vestigingsplaatsen van dé Academie kunnen, indien deze niet in gebruik zijn door dé Academie, gebruikt worden door derden.
De tarieven voor het gebruik van de vestigingsplaatsen inclusief schoonmaak zijn:
| Categorie A |
gratis |
| Categorie B |
60 euro per lokaal per week |
| Categorie C |
90 euro per lokaal per week |
| Categorie D |
niet mogelijk |
De tarieven voor het gebruik van de vestigingsplaatsen exclusief schoonmaak zijn:
| Categorie A |
gratis |
| Categorie B |
15 euro per lokaal per week |
| Categorie C |
25 euro per lokaal per week |
| Categorie D |
niet mogelijk |
HOOFDSTUK 6 Zaal Alfa en Omega Bibliotheek/Archief
Artikel 16: Beheerder: Bibliotheek/Archief, Weverijstraat 7-9, 8900 Ieper, tel. 057 239 420, bibliotheek@ieper.be, archief@ieper.be
Artikel 17: Zaal Alfa en Omega wordt in eerste instantie gebruikt voor de werking van bibliotheek en archief (vergaderingen, bibliotheekbezoeken, tentoonstellingen, auteurslezingen, wetenschappelijke congressen,…). In de (beperkte) resterende tijd kan deze zaal ook door derden gebruikt worden tijdens de openingsuren van deze diensten. In Zaal Alfa en Omega kunnen enkel vergader- en educatieve activiteiten georganiseerd worden.
De tarieven voor het gebruik van deze ruimte zijn:
| Categorie A |
gratis |
| Categorie B |
gratis |
| Categorie C |
20 euro per activiteit per dag |
| Categorie D |
niet mogelijk |
HOOFDSTUK 7 Administratief Centrum Auris
Artikel 18 Beheerder: Dienst Communicatie, Ter Waarde 1, 8900 Ieper, 057 451 600, communicatie@ieper.be
Artikel 19: De gelijkvloerse ontvangstruimte biedt plaats voor 500 personen staand. Deze ruimte is geschikt voor ontvangsten en recepties.
De tarieven voor het gebruik van deze ruimte zijn:
| Categorie A |
gratis |
| Categorie B |
100 euro per activiteit per dag |
| Categorie C |
175 euro per activiteit per dag |
| Categorie D |
350 euro per activiteit per dag |
Artikel 20: De Raadzaal. De inrichting bestaat uit vast meubilair en kan niet gewijzigd worden. De tarieven voor het gebruik van deze ruimte zijn:
| Categorie A |
gratis |
| Categorie B |
40 euro per activiteit per dag |
| Categorie C |
140 euro per activiteit per dag |
| Categorie D |
280 euro per activiteit per dag |
Artikel 21: Het Auditorium beschikt over 230 zitplaatsen. In het Auditorium kunnen enkel activiteiten voor een zittend publiek georganiseerd worden. Het Auditorium is voorzien van een beamer en geluidsinstallatie. Eigen meegebrachte apparaten mogen het netwerk niet overbelasten of schade veroorzaken aan de zaal of de technische uitrusting. In het Auditorium zijn drank noch etenswaren toegelaten.
De tarieven voor het gebruik van deze ruimte zijn:
| Categorie A |
gratis |
| Categorie B |
50 euro per activiteit per dag |
| Categorie C |
220 euro per activiteit per dag |
| Categorie D |
440 euro per activiteit per dag |
Artikel 22: De vergaderzalen V1, V2 en V3 beschikken over plaats voor groepen tussen 10 en 24 personen. In deze zalen zijn etenswaren niet toegelaten, de drank mag niet zelf meegebracht worden maar wordt (betalend) afgenomen van de stad. De tarieven voor het gebruik van deze ruimte zijn:
| Categorie A |
gratis |
| Categorie B |
10 euro per activiteit per dag |
| Categorie C |
25 euro per activiteit per dag |
| Categorie D |
50 euro per activiteit per dag |
HOOFDSTUK 8 Het Vleeshuis
Artikel 23: Beheerder: Dienst Toerisme, Grote Markt 34, 8900 Ieper, tel. 057 239 220, mail toerisme@ieper.be
Artikel 24: In het Vleeshuis zijn er drie verschillende ruimtes: de Benedenzaal, de Grote Bovenzaal en de Kleine Bovenzaal. Activiteiten moeten in overeenstemming zijn met de doelstellingen van het gebouw. Het college van burgemeester en schepenen kan op elk moment beslissen om bepaalde activiteiten niet toe te laten.
Artikel 25: Het historische Vleeshuis ligt aan de hoek van de Grote Markt, de Neermarkt en de Boterstraat. Het Vleeshuis bestaat uit 3 zalen.
De grootste zaal is de Benedenzaal. De oppervlakte van deze zaal bedraagt 280 m². De maximale capaciteit van de Benedenzaal is 250 personen (zowel zittend als staand). Er bevindt zich een vast toogelement met enkele frigo’s. Een keukenuitrusting is er niet. Men kan vrij zijn cateraar kiezen. Het is toegelaten zowel warme als koude maaltijden te geven.
De Grote Bovenzaal (eerste verdieping) heeft een maximale capaciteit van 99 personen op voorwaarde dat de Kleine Bovenzaal niet gebruikt wordt. Keukenuitrusting of andere zaken mogen niet op het parket worden geplaatst.
De Kleine Bovenzaal (eerste verdieping) kan enkel gebruikt worden voor een zittende activiteit. Aan de tafels kunnen een 30-tal personen plaatsnemen. Ook hier mogen geen extra installaties op de grond worden geplaatst.
De tarieven voor het gebruik van deze ruimtes zijn:
Benedenzaal
| Categorie A |
gratis |
| Categorie B |
100 euro per activiteit per dag |
| Categorie C |
220 euro per activiteit per dag |
| Categorie D |
440 euro per activiteit per dag |
Grote Bovenzaal
| Categorie A |
gratis |
| Categorie B |
80 euro per activiteit per dag |
| Categorie C |
175 euro per activiteit per dag |
| Categorie D |
350 euro per activiteit per dag |
Kleine Bovenzaal
| Categorie A |
gratis |
| Categorie B |
80 euro per activiteit per dag |
| Categorie C |
175 euro per activiteit per dag |
| Categorie D |
350 euro per per dag |
Artikel 26: De gebruikte zalen dienen schoongemaakt te worden door de gebruiker. Indien gewenst kan de gebruiker bij de reservatie tot gebruik van het Vleeshuis kiezen om de schoonmaak te laten uitvoeren door een poetsfirma. Het tarief voor de schoonmaak wordt vastgesteld op:
o Volledig Vleeshuis: € 260,00
o Benedenverdieping: € 150,00
o Bovenverdieping: € 110,00
Wanneer de gebruiker kiest om zelf schoon te maken en de beheerder, de dienst Toerisme, stelt vast dat de gebruiker de schoonmaak niet naar behoren heeft uitgevoerd zal het tarief voor schoonmaak door de poetsfirma alsnog worden aangerekend.
Artikel 27:
De voormelde tarieven opgenomen in artikel 26 worden gekoppeld aan de evolutie van de gezondheidsindex en stemmen overeen met de index van november 2022. Ze worden jaarlijks op 1 januari aangepast aan het gezondheidsindexcijfer van de maand november die aan de aanpassing voorafgaat.
Formule: [huidig tarief] x gezondheidsindexcijfer van de maand november die aan de aanpassing voorafgaat / gezondheidsindexcijfer van november 2022. Het zo verkregen getal wordt afgerond tot 1 decimaal na de komma. Enkel wanneer het tweede decimaal uit de voormelde berekening gelijk is aan 5 of hoger wordt er naar boven afgerond.
Artikel 28: Voor gebruik van de sleutel van het gebouw wordt bij afhaling van de sleutel bij de Dienst Toerisme een waarborg van 50,00 euro aangerekend. Na het terugbrengen van de sleutel bij de Dienst Toerisme wordt aan de gebruiker de waarborg teruggegeven.
HOOFDSTUK 9 Betaalmodaliteiten
Artikel 29 : De huur dient vooraf betaald binnen de tien kalenderdagen na ontvangst van de factuur. Bij gebrek aan tijdige betaling kan dit tot verval van de toelating tot gebruik van de aangevraagde ruimte leiden. Ingeval van aangetekende betalingsherinneringen wordt een administratieve kost van 10 euro aangerekend.
HOOFDSTUK 10 Slotbepalingen
Artikel 30 : Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de uitvoering van dit reglement. Ook wordt aan dit college de bevoegdheid gegeven om in speciale omstandigheden het gebruik van zalen en lokalen toe te staan aan voorwaarden die afwijken van deze vastgesteld door dit reglement. De beslissingen moeten altijd gemotiveerd worden.
Artikel 31: De bepalingen van onderhavig reglement worden van kracht met ingang van 1 januari 2023. Het reglement van 2 december 2019 betreffende het vaststellen van de voorwaarden en het innen van retributies bij gebruik van diverse stedelijke infrastructuur wordt per 1 januari 2023 opgeheven.
Artikel 32 : Het reglement zal door de burgemeester worden bekendgemaakt op de webtoepassing van de stad, met vermelding van zowel de datum waarop het werd aangenomen als de datum waarop het op de webtoepassing bekendgemaakt werd. De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van deze bekendmaking.