Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
De notulen van de raad van 8 mei 2023 worden voor goedkeuring ter inzage van de raadsleden gelegd. Er zijn geen opmerkingen geformuleerd, waardoor ze als goedgekeurd kunnen beschouwd worden.
Op basis van deze overwegingen besluit de raad met 21 ja stemmen en 8 onthoudingen (de raadsleden De Roo, Laurens, Desomer, Williams, De Groote, Gheysens, Feys en Dehaerne) de notulen van 8 mei 2023 goed te keuren
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
Met aangetekend schrijven van 8 mei 2023 nodigt Ons Onderdak uit op de buitengewone algemene vergadering van aandeelhouders op 9 juni 2023 om 17.30 uur in het Auris, Ieper.
De agenda van deze vergadering vermeldt :
1. Partiële splitsing door overneming
2. Goedkeuring van het intern reglement
3. Wijziging van de statuten
4. Goedkeuring jaarrekening
5. Herbenoeming van de commissaris
6. Bijzondere volmacht.
Voorgesteld wordt de agenda en alle afzonderlijke punten van de agenda goed te keuren.
In zitting van 25 februari 2019 werd schepen Patrick Benoot aangeduid als vertegenwoordiger voor de stad Ieper op de algemene vergaderingen van Ons Onderdak.
Op basis van deze overwegingen besluit de raad met 22 ja stemmen en 7 onthoudingen (de raadsleden De Roo, Laurens, Desomer, Williams, De Groote, Gheysens en Dehollander) :
Artikel 1 : De agenda en de voorstellen van de buitengewone algemene vergadering van 9 juni 2023 goed te keuren en schepen Benoot op te dragen zijn stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de raad maatschappelijk welzijn in verband met de te behandelen agendapunten.
Artikel 2 : een afschrift van deze beslissing over te maken aan bouwmaatschappij Ons Onderdak.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018).
Besluit Vlaamse Regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeente, provincies, openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen.
Ministerieel besluit tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen.
De raad wordt gevraagd kennis te nemen van de jaarrekening 2022 van het stadsbestuur Ieper, deel OCMW, en deze goed te keuren en vast te stellen.
De jaarrekening 2022 kan als volgt worden samengevat :
| I.Exploitatiebudget |
8.171.957 |
| II.Investeringsbudget |
-7.003.699 |
| IV.Financieringssaldo |
-2.322.796 |
| V.Budgettair resultaat van het boekjaar |
-1.154.539 |
| VI. Gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar |
66.427.089 |
| VII. Gecumuleerd budgettair resultaat |
65.272.550 |
| VIII. Onbeschikbare gelden |
29.492.441 |
| VIII. Beschikbaar budgettair resultaat |
35.780.109 |
Op basis van deze overwegingen neemt de raad kennis van het deel OCMW Ieper van de jaarrekening 2022 van het stadsbestuur en stelt deze vast met 17 ja stemmen en 13 onthoudingen (de raadsleden De Roo, Laurens, Desomer, Williams, Durnez, De Groote, Gheysens, Feys, Dehaerne, Six, Dehollander, Vancayseele en Vandenbilcke)
De gemeenteraad keurde op 1 oktober 2007 het interne controlesysteem goed. Begin 2009 is, onder impuls van vzw Bbest, met enkele andere gemeenten (Essen, Stekene en Temse) een samenwerking aangegaan voor de implementatie van het EFQM-systeem van zelfevaluatie in onze stedelijke organisatie met oplijsting van sterke en zwakke punten. Op 5 maart 2012 nam de gemeenteraad akte van de stand van zaken van deze verbeteracties.
In 2016 was het tijd voor een nieuwe zelfevaluatie, dit keer voor de geïntegreerde organisatie stad en OCMW. Hiervoor stapte Ieper mee in het Begeleidingstraject Organisatiebeheersing van De School voor Bestuursrecht ism WIVO (ondertussen VONK). Samen met enkele andere West-Vlaamse steden en gemeenten werd Ieper aan de hand van een zestal sessies doorheen de implementatie van een organisatiebeheersingssysteem geloodst (zelfevaluatie, bepalen verbeteracties, periodieke opvolging, ...). Het schepencollege, het MAT, de diensthoofden en enkele medewerkers werden bevraagd over de organisatiebeheersing van stad en OCMW Ieper. Deze bevraging gebeurde a.h.v. vragenlijsten die opgesteld werden door VONK op basis van de Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen. Deze leidraad is opgemaakt door Audit Vlaanderen en geeft een blauwdruk hoe een lokaal bestuur de organisatie kan beheersen op 10 thema's van organisatiemanagement. Uit deze bevraging volgden een reeks verbeteracties die midden 2017 geprioriteerd werden door het managementteam en op 18 september 2017 ter kennis werden gegeven aan het schepencollege.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. Evenals de artikels 217 tot 224 betreffende organisatiebeheersing.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
Het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert over de organisatiebeheersing aan het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
Hoewel onze organisatie regelmatig goede stappen zet om haar werking te verbeteren, is het kader organisatiebeheersing aan vernieuwing toe. Hiertoe werden in 2022 de eerste stappen gezet met de bedoeling een nieuw kader uiterlijk in juni 2023 ter goedkeuring voor te leggen.
In afwachting van het op punt zetten van het nieuwe kader, werden in 2022 wel heel wat initiatieven rond organisatiebeheersing genomen dit zowel naar sensibilisering van medewerkers, procesoptimalisatie en risicobeheersing. Hieronder een aantal voorbeelden:
- 2022 bracht een aantal financiële uitdagingen met zich mee. In het traject om herstelmaatregelen uit te werken om de financiële gezondheid van de stad te behouden; werden een aantal nieuwe opportuniteiten geïdentificeerd om processen te optimaliseren. Deze worden verder uitgewerkt oa. in de diensten leven en welzijn.
- Oprichting van de dienst overheidsopdrachten om de organisatorische werking te versterken en ons ervan te verzekeren de wettelijke vereisten te volgen.
- Actualisatie klachtenreglement met goedkeuring in GR en RMW van 7 maart 2022.
- Voor de (mobiele) dienstencentra werd het kwaliteitshandboek geactualiseerd in lijn met hun nieuwe missie/visie.
- Er werden nieuwe beheersplannen opgesteld voor de musea en het archief in aanloop naar hun nieuwe erkenningsaanvraag die eind 2022 ingediend werden.
- (regionale) Uitrol van het proces in het kader van de GAS4 wetgeving (fout-parkeren).
- Het gebruik van de software topdesk om problemen/vragen door te geven, op te volgen en te analyseren werd in 2022 uitgebreid naar vragen voor de diensten communicatie, archief, Informatiebeheer en informatieveiligheid, alsook voor ondersteuning ivm softwaretoepassingen eNotulen, Primetime, Postbeheer en Beeldbank.
- Het uitlenen van analoog archief werd geoptimaliseerd. Dit om het risico van verlies van informatie te beheersen.
- In december 2022 ging een opleiding informatieveiligheid door; de helft van de medewerkers kon deze reeds volgen. We plannen in 2023 nog bijkomende opleidingen te voorzien.
Er werd verder werk gemaakt van de verbeteracties die in 2017 geprioriteerd werden door het managementteam. Het statusrapport over deze verbeteracties geeft hierover meer duiding. Er is evenwel nood aan een nieuwe zelfevaluatie organisatiebeheersing. De meeste acties die in 2017 geprioriteerd werden zijn uitgevoerd of lopende. Ondertussen zijn ook nieuwe inzichten en prioriteiten ontstaan, niet in het minst n.a.v. Covid-19. Zo kregen een aantal thema's van de ene dag op de andere hoogste prioriteit zoals personeelsbeleid (telewerkbeleid, uitgebreidere uurregeling, interne preventie, ...), digitalisering/ICT (bandbreedte, mobiele toestellen, digitale samenwerking en informatiedeling, security, ...), informatieveiligheid en facilitair management (veilige bureaus, vergaderzalen, balies,...).
Daarnaast stelde de organisatie zich in 2020 kandidaat om als vrijwillige piloot door Audit Vlaanderen een thema-audit te laten uitvoeren over het beheer van de financiële processen die gerelateerd zijn aan het aankoopproces. Het auditrapport werd afgerond in februari 2021. Het werd voorgelegd aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn op 1 maart 2021. Het rapport gaf ons bevestiging dat de aankoopflow (inclusief goedkeurings- en betalingsflow) binnen onze organisatie op een goede manier werkt. De geformuleerde verbeteracties werden toegevoegd aan het overzicht van de acties dat in 2017 werd opgemaakt.
In het schepencollege van 10 mei 2021 werd beslist in te tekenen op de basisaudit ICT-veiligheid conform de raamovereenkomst van Audit Vlaanderen hierrond. Uit de audit werden een aantal kwetsbaarheden en risico's geïdentificeerd, zoals deze ook worden aangetroffen bij andere besturen. De organisatie ging in 2022 verder aan de slag met de suggesties tot verbetering die hieromtrent werden gedaan.
In 2022 werd OCMW Ieper door VDAB geselecteerd voor de financiële controle op de loontoelage en de subsidie voor de periode 2018, 2019 en 2020 in het kader van Tijdelijke Werkervaring. De resultaten van de audit werden voorgelegd in het vast bureau van 13 juni 2022. De feedback werd geïntegreerd in het proces van de administratieve verwerking van verdere TWE-dossiers te optimaliseren.
De raad neemt hiervan akte.
De gemeenteraad keurde op 1 oktober 2007 het interne controlesysteem goed. Begin 2009 is, onder impuls van vzw Bbest, met enkele andere gemeenten (Essen, Stekene en Temse) een samenwerking aangegaan voor de implementatie van het EFQM-systeem van zelfevaluatie in onze stedelijke organisatie met oplijsting van sterke en zwakke punten. Op 5 maart 2012 nam de gemeenteraad akte van de stand van zaken van deze verbeteracties.
In 2016 was het tijd voor een nieuwe zelfevaluatie, dit keer voor de geïntegreerde organisatie stad en OCMW. Hiervoor stapte Ieper mee in het Begeleidingstraject Organisatiebeheersing van De School voor Bestuursrecht ism WIVO (ondertussen VONK). Samen met enkele andere West-Vlaamse steden en gemeenten werd Ieper aan de hand van een zestal sessies doorheen de implementatie van een organisatiebeheersingssysteem geloodst (zelfevaluatie, bepalen verbeteracties, periodieke opvolging, ...). Het schepencollege, het MAT, de diensthoofden en enkele medewerkers werden bevraagd over de organisatiebeheersing van stad en OCMW Ieper. Deze bevraging gebeurde a.h.v. vragenlijsten die opgesteld werden door VONK op basis van de Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen. Deze leidraad is opgemaakt door Audit Vlaanderen en geeft een blauwdruk hoe een lokaal bestuur de organisatie kan beheersen op 10 thema's van organisatiemanagement. Uit deze bevraging volgden een reeks verbeteracties die midden 2017 geprioriteerd werden door het managementteam en op 18 september 2017 ter kennis werden gegeven aan het schepencollege.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. Evenals de artikels 217 tot 224 betreffende organisatiebeheersing.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
Het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de algemeen directeur, na overleg met het managementteam, het organistiesysteem vaststelt. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
Hoewel onze organisatie regelmatig goede stappen zet om haar werking te verbeteren, was het kader organisatiebeheersing aan vernieuwing toe. Hier werd in 2022 aan gewerkt met de bedoeling het nieuw kader uiterlijk in juni 2023 ter goedkeuring voor te leggen.
Het nieuwe kader organisatiebeheersing omvat volgende aspecten:
- Het regelgevend kader: Decreet lokaal bestuur en andere aanvullende regelgeving
- Aanpak organisatiebeheersing met oa. de keuze van de leidraad organisatiebeheersing als model.
- Toelichting van de externe organisatiebeheersing
- De interne aanpak van organisatiebeheersing met oa. een zelfevaluatie
Het is de intentie nog in 2023 de maturiteitsinschatting, onderdeel van de zelfevaluatie, aan te vatten.
Op basis van deze overwegingen besluit de raad met 29 ja stemmen en 1 niet gestemd (raadslid Delie) het nieuwe kader voor organisatiebeheersing goed te keuren.
Namens Raad Maatschappelijk Welzijn,
Stefan Depraetere
Algemeen directeur
Ann-Sophie Himpe
Voorzitter