Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
De notulen van de raad van 29 april 2024 worden voor goedkeuring ter inzage van de raadsleden gelegd. Er zijn geen opmerkingen geformuleerd, waardoor ze als goedgekeurd kunnen beschouwd worden.
Op basis van deze overwegingen besluit de raad met 16 ja stemmen en 8 onthoudingen (de raadsleden De Roo, Laurens, Desomer, Williams, De Groote, Baert, Gheysens en Feys) de notulen van 29 april 2024 goed te keuren.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
Met aangetekend schrijven van 8 mei 2023 nodigt Ons Onderdak uit op de buitengewone algemene vergadering van aandeelhouders op 14 juni 2024 om 17.30 uur in het Auris, Ieper.
De agenda van deze vergadering vermeldt :
1. Kennisname van het jaarverslag van de raad van bestuur over de verrichtingen van het boekjaar 2023 als bedoeld in art. 27 van de statuten en de klachtenrapportering.
2. Kennisname van het verslag van de commissaris-revisor.
3. Onderzoek en goedkeuring van de jaarrekening en toewijzing van het resultaat over het boekjaar 2023.
4. Partiele splitsing door overneming
5. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris-revisor.
6. Herbenoeming als lid van de raad van bestuur
7. Allerlei.
8. Slotwoord.
Voorgesteld wordt de agenda en alle afzonderlijke punten van de agenda goed te keuren.
In zitting van 25 februari 2019 werd schepen Patrick Benoot aangeduid als vertegenwoordiger voor de stad Ieper op de algemene vergaderingen van Ons Onderdak.
Gezien hij verhinderd is dient een plaatsvervanger aangesteld te worden. Voorgesteld wordt om schepen Ives Goudeseune aan te duiden als plaatsvervanger.
Op basis van deze overwegingen besluit de raad met 23 ja stemmen, 3 onthoudingen (de raadsleden Dehollander, Vancayseele en Vandenbilcke) en 1 niet gestemd (raadslid Durnez):
Artikel 1: De agenda en de voorstellen van de buitengewone algemene vergadering van 14 juni 2024 goed te keuren.
Artikel 2: Schepen Ives Goudeseune aan te stellen als vertegenwoordiger voor deze algemene vergadering, in vervanging van schepen Patrick Benoot.
Artikel 3: een afschrift van deze beslissing over te maken aan bouwmaatschappij Ons Onderdak.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018).
Besluit Vlaamse Regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeente, provincies, openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen.
Ministerieel besluit tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen.
De raad wordt gevraagd kennis te nemen van de jaarrekening 2023 van het stadsbestuur Ieper, deel OCMW, en deze goed te keuren en vast te stellen.
De jaarrekening 2023 kan als volgt worden samengevat :
| I.Exploitatiebudget |
15.811.436 |
| II.Investeringsbudget |
-10.829.805 |
| IV.Financieringssaldo |
-1.459.340 |
| V.Budgettair resultaat van het boekjaar |
3.522.291 |
| VI. Gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar |
65.272.550 |
| VII. Gecumuleerd budgettair resultaat |
68.794.840 |
| VIII. Onbeschikbare gelden |
27.274.528 |
| VIII. Beschikbaar budgettair resultaat |
41.520.312 |
Op basis van deze overwegingen neemt de raad kennis van het deel OCMW Ieper van de jaarrekening 2023 van het stadsbestuur en stelt deze vast met 23 ja stemmen en 4 onthoudingen (de raadsleden De Roo, Dehollander, Vancayseele en Vandenbilcke).
In 2016 was er een zelfevaluatie, de eerste voor de geïntegreerde organisatie stad en OCMW. Hiervoor stapte Ieper mee in het Begeleidingstraject Organisatiebeheersing van De School voor Bestuursrecht ism WIVO (ondertussen VONK). Samen met enkele andere West-Vlaamse steden en gemeenten werd Ieper aan de hand van een zestal sessies doorheen de implementatie van een organisatiebeheersingssysteem geloodst (zelfevaluatie, bepalen verbeteracties, periodieke opvolging, ...).
Het schepencollege, het MAT, de diensthoofden en enkele medewerkers werden bevraagd over de organisatiebeheersing van stad en OCMW Ieper. Deze bevraging gebeurde a.h.v. vragenlijsten die opgesteld werden door VONK op basis van de Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen. Deze leidraad is opgemaakt door Audit Vlaanderen en geeft een blauwdruk hoe een lokaal bestuur de organisatie kan beheersen op 10 thema's van organisatiemanagement.
Uit de bevraging volgden een reeks verbeteracties die midden 2017 geprioriteerd werden door het managementteam en op 18 september 2017 ter kennis werden gegeven aan het schepencollege.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
Het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert over de organisatiebeheersing aan het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
Kader Organisatiebeheersing
Hoewel onze organisatie regelmatig goede stappen zet om haar werking te verbeteren, was het kader organisatiebeheersing aan vernieuwing toe. Het nieuwe kader organisatiebeheersing kon in 2023 afgewerkt worden en werd voorgelegd aan de GR en RMW van 5 juni 2023. In het kader opteren we opnieuw om te werken volgens de ‘Leidraad organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen’. Via het kader willen we met de volledige organisatie drie doelstellingen bereiken: 1) beschikken over een kader dat gebaseerd is op een degelijk model, 2) als organisatie periodiek stil staan bij de werking, de belangrijkste verbeterpunten en risico’s en 3) regelmatig werken aan de manier waarop we organisatiebeheersing opnemen in de organisatie en dit bijsturen waar nodig.
Zelfevaluatie Organisatiebeheersing
In 2023 werd een nieuw zelfevaluatietraject gestart. De bevraging werd georganiseerd volgens de thema’s van de leidraad organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen. Hiervoor werd een online tool met vragen ingezet die gehuurd werd bij Probis. Bij de bevraging werden medewerkers van Stad, OCMW en AGB’s betrokken.
Er werden in totaal 320 bevragingen uitgestuurd (totaal over de verschillende entiteiten). We konden op de medewerking van heel wat collega’s rekenen en kregen ongeveer 80% ingevuld terug.
Op het einde van 2023 werden de eerste resultaten door het MAT overlopen en werd gewerkt aan een eerste prioritering van de domeinen waarin we verder analyseren welke verbeteracties noodzakelijk zijn. In 2024 gaan we verder aan de slag met de resultaten van de zelfevaluatie.
Andere audits en opvolging verbeterpunten
We blijven de verbeteracties die in 2017 geprioriteerd werden door het managementteam opvolgen. Het statusrapport over deze verbeteracties geeft hierover meer duiding. De meeste acties die in 2017 geprioriteerd werden zijn reeds geïmplementeerd en ingebed in de werking. (vb onthaalbeleid nieuwe medewerkers, Topdesk, klachtenbeheer.)
De organisatie stelde zich daarnaast in 2020 kandidaat om als vrijwillige piloot door Audit Vlaanderen een thema-audit te laten uitvoeren over het beheer van de financiële processen die gerelateerd zijn aan het aankoopproces. Het auditrapport werd afgerond in februari 2021. Het werd voorgelegd aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn op 1 maart 2021. Het rapport gaf ons bevestiging dat de aankoopflow (inclusief goedkeurings- en betalingsflow) binnen onze organisatie op een goede manier werkt. De geformuleerde verbeteracties werden toegevoegd aan het overzicht van de acties dat in 2017 werd opgemaakt.
In het schepencollege van 10 mei 2021 werd beslist in te tekenen op de basisaudit ICT-veiligheid conform de raamovereenkomst van Audit Vlaanderen hierrond. Uit de audit werden een aantal kwetsbaarheden en risico's geïdentificeerd, zoals deze ook worden aangetroffen bij andere besturen. De organisatie ging in 2023 verder aan de slag met de suggesties tot verbetering die werden gedaan.
In 2023 was er inspectie van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid & Sociaal overleg met overwegend positief resultaat. De actiepunten die toch moeten aangepakt worden, zullen worden opgenomen in het jaaractieplan van de interne preventiedienst voor 2024.
In 2023 was er een boekhoudkundige inspectie van de POD MI (Programmatorische overheidsdienst voor Maatschappelijke integratie). Zij deden nazicht op volgende thema’s: boekhoudkundige controle Wet ’65 (2020-2021), boekhoudkundige controle recht op maatschappelijke integratie (Leefloon 2020-2021), Controle verantwoording uniek jaarverslag 2021. De aanbevelingen uit het rapport mbt de besteding van de middelen uit het Energiefonds worden opgevolgd en bijgestuurd.
Andere initiatieven rond organisatiebeheersing
Naast het afwerken van ons nieuw kader organisatiebeheersing en het opstarten van de zelfevaluatie werden in 2023 heel wat initiatieven rond organisatiebeheersing genomen dit zowel naar het sensibiliseren van medewerkers, als m.b.t. procesoptimalisatie en risicobeheersing. Hieronder een aantal voorbeelden:
De raad neemt hiervan akte.
Eind maart bracht ik een interpellatie over het Centraal Inschrijvingsregister (CIR), we zijn ondertussen een dikke 2 maanden verder. Binnen de procedure van de Vlaamse Overheid zouden er ondertussen al kandidaat-huurders kunnen worden geschrapt van de wachtlijst voor een sociale woning. Begin vorige maand kopte de Gazet van Antwerpen dat de helft van de kandidaat-huurders bij woonmaatschappij Woonhaven dreigt te worden geschrapt van de wachtlijst.
In de gemeenteraad van eind maart werd toen ook geduid dat Woonmaatschappij de brieven zou versturen in 3 groepen, waarvan de laatste groep de brief deze maand moet ontvangen. Het schrappen van de eerste kandidaat-huurders die niet reageren zou in dit plan kunnen gebeuren op 29 mei.
Mijn bezorgdheid in dit thema blijft bijzonder groot, vandaar volgende vragen:
Namens Raad Maatschappelijk Welzijn,
Stefan Depraetere
Algemeen directeur
Ann-Sophie Himpe
Voorzitter