Besluit  Gemeenteraad

Beschikkend gedeelte

Op basis van deze overwegingen besluit de gemeenteraad met 18 ja stemmen en 3 onthoudingen (de raadsleden Six, Dehollander en Kinoo) tegen 11 neen stemmen (de raadsleden Goudeseune, Bolle, V. Despeghel, N. Vandamme, W. Vandamme, Bossaert, J. Despeghel, Bibuljica, Deygers, Demeyere en Louwyck):

Artikel 1 : het volgende subsidiereglement jeugdverenigingen en speelpleinwerkingen goed te keuren. 

Subsidiereglement jeugdverenigingen en speelpleinwerkingen

Dit reglement regelt de toekenning van subsidies aan jeugdverenigingen en speelpleinwerkingen die erkend zijn op basis van het erkenningsreglement verenigingen van 29 juni 2026. Bij twijfel over de uitbetaling van toelages, wordt advies ingewonnen van de jeugdraad of kan er extra bewijsmateriaal gevraagd worden door de jeugddienst.

Verenigingen die een andere thematische erkenning hebben dan jeugdvereniging of speelpleinwerking (vb. cultuur, sport, welzijn, etc) kunnen geen gebruik maken van dit reglement.

1. Subsidies & toelages

De globale toelage alsook de onderverdeling van deze toelage wordt elk jaar door de gemeenteraad vastgesteld in de stadsbegroting. De toelage heeft tot doel de organisatie van jeugdactiviteiten door jeugdverenigingen te helpen financieren.

Een erkende jeugdvereniging kan aanspraak maken op een (i) starttoelage en zijn vrijwilligers kunnen aanspraak maken op (ii) toelage voor kadervorming. Indien de erkende jeugdvereniging aan de bijkomende voorwaarden voor speelpleinwerkingen of andere jeugdverenigingen voldoet, wordt ze respectievelijk betoelaagd volgens de toelage voor (iii) speelpleinwerkingen of (iv) andere jeugdverenigingen. Een erkende jeugdvereniging kan maximaal volgens één van beide subsidiereglementen (iii of iv) betoelaagd worden. Een vereniging die via een convenant met stad Ieper betoelaagd wordt, maakt geen aanspraak op toelages (i, ii, iii, iv) via dit reglement. Jeugdhuizen vallen buiten de scope van deze reglementen.

De globale toelage verminderd met de uitbetaalde (i) starttoelages wordt gebruikt als basis voor de andere 3 toelages (ii, iii, iv).

Een werkjaar start op 1 september van een kalenderjaar en eindigt op 31 augustus van het kalenderjaar erna. De uitbetaling van alle toelages vindt plaats na 1 oktober en voor 31 december van het werkjaar volgend op het werkjaar waarop ze van toepassing is. Uitgezonderd de starttoelage die uitbetaald wordt op het moment van erkenning.

Formulieren voor toelage worden door de jeugddienst verdeeld over de jeugdverenigingen. Nieuwe jeugdverenigingen kunnen de formulieren krijgen op aanvraag. De subsidieaanvraag (iii & iv) moet, volledig ingevuld en vergezeld van alle gevraagde bewijsstukken, uiterlijk op 1 oktober na het werkjaar ter beschikking zijn van de jeugddienst (digitaal of na afgifte op de bureau van de jeugddienst aan één van de medewerkers). Vanaf 2 oktober wordt de toelage waarop de jeugdvereniging recht had met volgende percentages verminderd (de middelen die hierbij vrijkomen worden pro rata verdeeld onder iii & iv):

• 2 oktober - 7 oktober:    -10%
• 8 oktober - 14 oktober:  -20%
• 15 oktober - 21 oktober: -30%
• na 21 oktober:   -100%

Elke onregelmatigheid vastgesteld in een onderdeel van de verdeelsleutel heeft de volledige schrapping van deze post tot gevolg.

Elke jeugdvereniging kan een commissaris afvaardigen die de juistheid van de toelageverdeling nagaat. Deze commissaris heeft inzagerecht in alle documenten die betrekking hebben op de berekenings- en verdelingswijze van de toelagen. De jeugddienst wordt op de hoogte gebracht wanneer de jeugdvereniging van dit recht gebruik wenst te maken.

1.1       Starttoelage (i)

Een jeugdvereniging die voor de eerste keer wordt erkend, ontvangt een starttoelage van 375 euro. De erkenningsvoorwaarde om minimaal 15 activiteiten door te laten gaan, kan nog niet bewezen worden bij start. De intentie (=kalender, uitnodigingen …) om dit te voorzien is voldoende.

1.2       Toelage voor kadervorming (ii)

Vrijwilligers die een kaderopleiding succesvol afronden, krijgen 75 procent van de cursuskosten terugbetaald wanneer ze aan volgende voorwaarden voldoen. Dit met een maximale terugbetaling van 120 euro.

Voorwaarden:

• De aanvrager is een inwoner van Ieper.
• De aanvrager is actief in een erkende Ieperse jeugdvereniging.
• De cursus is een erkende cursus die georganiseerd worden door een organisme dat erkend wordt door het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen (http://www.sociaalcultureel.be/jeugd/kadervorming/verenigingen_kadervorming.pdf).

De terugbetaling wordt gedaan aan de aanvrager zelf en niet aan de jeugdverenigingen. Indien de voorziene (ii) toelage voor kadervorming niet volstaat, wordt de terugbetaling van de kadervorming pro rata verminderd tot de toelage wel volstaat.

Indien de voorziene (ii) toelage voor kadervorming groter is dan het benodigde bedrag, wordt het overschot pro rata verdeeld over de (iii) toelage voor speelpleinwerkingen en (iv) toelage voor andere jeugdverenigingen.

Gevraagde documenten:

• Bewijs betaling
• Behaalde attest

1.3       Toelage voor speelpleinwerkingen (iii)

1.3.1       Recht op toelage

Speelpleinwerkingen die erkend zijn op basis van het erkenningsreglement verenigingen van 29/06/2026 kunnen deze toelage aanvragen. 

1.3.2       Begrippen

Deelnemer:

De leeftijd van de deelnemer ligt tussen 2,5 en 16 jaar. De leeftijd wordt geteld op basis van geboortejaren in het geldende werkjaar.

Unieke deelnemer:

Een deelnemer die minimaal 1 keer tijdens het werkjaar naar een speelpleindag kwam is een unieke deelnemer.

Animator:

Een vrijwilliger, onder de 30 jaar, belast met het animeren en begeleiden van kinderen en jongeren in een speelpleinwerking.

Een halve speelpleindag:

Een halve speelpleindag voldoet aan de volgende voorwaarden:

• Animatoren voorzien een speelpleinwerking voor deelnemers.
• Er zijn maximaal twee halve speelpleindagen per dag, 1 in de voor- en 1 in de namiddag.
• Een halve speelpleindag duurt minimaal 3 uur.
• Om een speelpleindag te zijn moet er minimaal 1 animator zijn per 15 deelnemers op eender welk moment die dag.
• De geplande speelpleindagen moeten vooraf bekend gemaakt worden. Dit kan zowel openbaar zijn of ten minste bereikbaar voor elk kind dat binnen de doelgroep valt.
• De speelpleindag valt in de schoolvakantie.

Halve dagdeelname:

De aanwezigheid van een deelnemer op een halve speelpleindag. Dit kan de volledige duur van de halve speelpleindag zijn of slechts een gedeelte van een dag. Een deelnemer kan maximaal twee halve dagdeelnames per dag komen.

Attest:

Animatorattest, attest van hoofdanimator, attest van instructeur en animatorattest, attest van hoofdinstructeur.

1.3.3       Verdeelsleutel

De (iii) toelage voor speelpleinwerkingen wordt als volgt verdeeld:

• 40% toelage vast bedrag
• 40% toelage op het aantal dagdeelnames
• 20% toelage op het aantal animatoren

1.3.3.1        Toelage op vast bedrag

De toelage ‘vast bedrag’ wordt gedeeld door het aantal speelpleinwerkingen. Elke speelpleinwerking krijgt een even groot deel.

1.3.3.2        Toelage op aantal halve dagdeelnames

Voor elke deelnemer die op een halve speelpleindag aanwezig is, wordt één punt uitgereikt. Deze punten van alle speelpleinwerkingen worden samengeteld en aan de hand van de procentuele verdeling van het aantal punten wordt de toelage pro rata toegekend.

1.3.3.3        Toelage op aantal animatoren

Voor elke animator zonder attest die op een halve speelpleindag aanwezig is, wordt één punt uitgereikt. Voor elke animator met attest die op een halve speelpleindag aanwezig is, worden drie punten uitgereikt. De punten van alle speelpleinwerkingen worden samengeteld en aan de hand van de procentuele verdeling van het aantal punten wordt de toelage pro rata toegekend.

Gevraagde documenten:

• De kalender van de speelpleindagen.
• Aanwezigheidslijsten van elke halve speelpleindag van zowel animatoren als deelnemers.

1.4       Toelage voor jeugdverenigingen (iv)

1.4.1       Recht op toelage

Jeugdvereniging die erkend zijn op basis van het erkenningsreglement verenigingen van 29/06/2026 kunnen deze toelage aanvragen.

Gevraagde documenten:

• Ledenlijst met adres met onderverdeling naar leiding en gewone leden
• Kalender met activiteiten of uitnodiging naar activiteiten

1.4.2       Begrippen

Lid van de jeugdvereniging

• Een kind/jongere die een duidelijk bewijs van aansluiting bij de erkende jeugdvereniging kan voorleggen.
• Het lidmaatschap is jaarlijks, rechtstreeks en bewust: dit betekent dat het lid er expliciet voor gekozen heeft om deel uit te maken van de vereniging. Het lidmaatschap kan niet impliciet en onbewust verworven worden zoals via lidmaatschap van een andere vereniging, via het feit dat men bewoner is van een gemeente, via een inschrijving voor het voorgaande jaar …
• De leeftijd van de leden moet gesitueerd zijn tussen 3 en 30 jaar. De leeftijd wordt geteld op basis van geboortejaren in het geldende werkjaar.
• Aan een lidmaatschap kan een jaarlijkse bijdrage gekoppeld worden.

Leider:

Een verantwoordelijke persoon, belast met het animeren en begeleiden van kinderen en jongeren in een jeugdvereniging.

Attest:

Animatorattest, attest van hoofdanimator, attest van instructeur en animatorattest, attest van hoofdinstructeur.

Activiteit: 

Een activiteit voldoet aan de volgende voorwaarden:

• Een duur van minstens twee opeenvolgende uren op één en dezelfde dag uitgevoerd met een maximum van drie (morgen, namiddag, avond) activiteiten per dag.
• Minstens één van deze volgende acht functies komt tijdens de activiteit aan bod: ontmoeting, kadervorming, vorming, recreatief spel, amateurkunsten, dienstverlening, werken aan structuurverandering, bevorderen van integratie en begeleiding van groepen die voornamelijk uit maatschappelijke achtergestelde kinderen en jongeren bestaan.
• Alleen eigen activiteiten van de plaatselijke jeugdvereniging waarbij hun leden betrokken zijn, komen in aanmerking.
• De geplande activiteiten moeten vooraf bekend gemaakt worden op de eigen site of in een eigen tijdschrift, via een kampboekje, op sociale media, op een jaarkalender, via mails of sms’en.

Kampen en weekends:

Een kamp of weekend dat in aanmerking komt voor subsidie voldoet aan volgende voorwaarden:

• Bestaat uit minstens 2 opeenvolgende overnachtingen.
• Bestaat uit minstens 10 deelnemers, exclusief de begeleiding, waar per 10 deelnemers één gekwalificeerd begeleider (gebrevetteerd of iemand met minstens drie jaar ervaring in de leiding) aanwezig is.
• Bestaat uit een educatief, evenwichtig programma aangepast aan de leeftijdsgroepen.

1.4.3       Verdeelsleutel

De (iii) toelage voor andere jeugdverenigingen wordt als volgt verdeeld:

• 40% toelage op werking
• 40% toelage op kampen en weekends
• 20% toelage op jeugdlokalen

1.4.3.1        Toelage op werking

De toelage op werking wordt verder onderverdeeld als volgt:

• 10% vast bedrag
• 80% beloning resultaat

-                  10% van dit onderdeel wordt verdeeld over het aantal leiding

-                  40% van dit onderdeel wordt verdeeld over het aantal leden

-                  50% van dit onderdeel wordt verdeeld over het aantal activiteiten

• 10% beloning van het engagement

1.4.3.1.1        10% vast gedeelte van de algemene werking

Het bedrag per vereniging wordt berekend door het totaalbedrag van deze post te delen door het aantal jeugdverenigingen die via de (iii) toelage voor andere jeugdverenigingen betoelaagd worden.

1.4.3.1.2        80% beloning van het resultaat

• Waarvan 10% verdeeld over het aantal leiding: Per niet-geattesteerde leider wordt één punt toegekend. Per geattesteerde leider worden drie punten toegekend. Het aantal leiding dat voor betoelaging in aanmerking komt, is maximum één derde van het aantal leden.
• Waarvan 40% verdeeld over het aantal leden: Er wordt één punt toegekend per lid dat in Ieper woont, maximum 30 jaar oud is, zijn lidmaatschap betaalt en verzekerd is.
• Waarvan 50% verdeeld over het aantal activiteiten: Elke afdeling of tak van een jeugdvereniging ontvangt één punt per activiteit. Activiteiten op kampen en weekends tellen ook mee.

Deze punten van alle jeugdwerkorganisaties worden samengeteld en aan de hand van de procentuele verdeling van het aantal punten wordt het budget pro rata toegekend.

1.4.3.1.3        10% beloning van het engagement

Het jeugdwerk maakt deel uit van een bredere samenleving waarin ze een grote rol kan spelen en als stad willen we dit belonen.

De zeven thema’s zijn de volgende:

• Milieubewustzijn, duurzame ontwikkeling, recyclage en upcycling
• De Noord-Zuidproblematiek en eerlijke handel
• Aandacht voor de lokale inbedding van de vereniging en intergenerationeel werken
• Aandacht voor kansengroepen binnen de vereniging
• Aandacht voor kunst en creativiteit
• Aandacht voor doordacht ondernemerschap
• Bijdragen tot een sterk jeugdbeleid van de stad.

Jeugdverenigingen die op minstens vier van deze zeven thema’s inzetten door het organiseren van activiteiten, het opzetten van vorming, aanwezigheid op vormingsactiviteiten en/of vergaderingen van de jeugdraad, bewuste materiaalkeuze, deelname aan acties of het zelf opzetten van acties komen voor dit deel van de toelage in aanmerking.

Gevraagde documenten:

• Lichamelijke ongevallenverzekering
• Kopie van elk attest
• Aantonen engagementen via een financieel stuk, een artikel in de krant, een onderdeel uit het programmaboekje, bewijs van gevolgde vorming, bewijs van aanwezigheid op vormingsactiviteiten en/of vergaderingen van de jeugdraad, dorpsraad.

1.4.3.2        Toelage op kampen en weekends

Voor elke aanwezige op elke dag kamp of weekend krijgt een jeugdvereniging één punt. Een aanwezige kan een lid, leiding of kok zijn. Deze punten van alle jeugdverenigingen worden samengeteld en aan de hand van de procentuele verdeling van het aantal punten wordt het budget pro rata toegekend.

Gevraagde documenten:

• Foto met alle aanwezigen van het kamp of weekend bij een herkenbare plaats (verkeersbord, stationsbord, bord van kampplaats…)
• Kampschema of kampboekje

1.4.3.3        Toelage op jeugdlokalen

De toelage op werking wordt verder onderverdeeld volgens onderstaande regeling:

• 55% voor investeringen in private jeugdwerklokalen (enkel voor verenigingen in niet- stadslokalen)
• 10% voor lokaalnetheid en correct gebruik (enkel voor stadslokalen)
• 35% voor gebruikskosten (alle lokalen)

1.4.3.3.1        55% voor investeringen in private jeugdwerklokalen (enkel voor verenigingen in niet-stadslokalen)

Wie geen werking heeft in een lokaal dat ter beschikking gesteld wordt door de stad Ieper mag zijn investeringen in de werkingslokalen inbrengen. Lokalen die (soms) verhuurd worden voor overnachtingen of evenementen en de ondersteunende lokalen voor deze functie (bijkomend sanitair, bijkomende daglokalen, grootkeuken, bar, vast podium, frigocel …), komen niet in aanmerking voor dit reglement.

Investeringskosten zijn uitgaven bedoeld om:

• Nieuwe lokalen en de daarbij horende installaties op te richten.
• Bestaande lokalen en de daarbij horende installaties uit te breiden.
• Bestaande lokalen en/of de daarbij horende installaties totaal te vernieuwen of aan te passen aan de huidige normen van veiligheid en hygiëne.

Concreet slaan deze kosten op maar zijn niet beperkt tot:

• Metsel- en timmerwerken (afwerking inbegrepen)
• Elektriciteitsinstallaties
• Verwarmingsinstallaties
• Sanitair en isolatie

Inzake de investeringskosten moet de installatie sober en de uitgaven verantwoord zijn. In geval van betwisting beslist het college van burgemeester en schepenen. Verder gelden volgende bepalingen:

Nog niet betoelaagde kosten van investeringen mogen 5 jaar meegenomen worden. Daarna vervallen deze. Alle investeringen tot 2500 euro worden terugbetaald via deze toelage voor investeringen in private jeugdwerklokalen.

Indien de toelage niet voldoende is, wordt deze pro rata verdeeld over alle rechthebbenden met een maximale inbreng van 2500 euro. Van de inbreng wordt 2500 euro afgeschreven. De overblijvende kost wordt doorgeschoven naar volgend jaar.

Indien de toelage wel voldoende blijkt, wordt de overblijvende kost (van de rechthebbenden die meer dan 2500 euro indienden) pro rata uitbetaald met de overschot van deze toelage. Het totaal uitbetaalde som wordt afgetrokken van hun openstaande bedrag dat doorgeschoven wordt naar het volgende jaar.

1.4.3.3.2        10% voor lokaalnetheid en correct gebruik (enkel voor verenigingen in stadslokalen)

De middelen voor dit onderdeel van het reglement worden verdeeld via twaalf controles door een vertegenwoordiger van de jeugddienst. De jeugdvereniging krijgt het gebruiksrecht van een lokaal. Het is dan ook belangrijk dat de jeugdvereniging op een correcte manier met het lokaal omspringt. Een lokaal moet  8 op 12 keer perfect in orde zijn op volgende drie aandachtspunten om voor deze toelage in aanmerking te komen:

• Veiligheid
• Netheid
• Goede huisvaderprincipe

Bij de controles van de jeugddienst op de drie bovenstaande aandachtspunten wordt een gestandaardiseerde controlelijst gebruikt. Verenigingen kunnen deze controlelijst bij de jeugddienst opvragen. Na twee negatieve controles wordt de vereniging gecontacteerd door de jeugddienst.

Bij betwisting van dit onderdeel van het reglement door de vereniging wordt het bewijsmateriaal overgemaakt aan de commissie georganiseerd jeugdwerk die een definitief oordeel zal vellen over het al dan niet toekennen van de toelage.

In geval er door veelvuldige overtredingen van de afspraken door de vereniging geen toelage meer kan aangevraagd worden, ontslaat dit de vereniging uiteraard niet van zijn verantwoordelijkheid om de bovenstaande regels omtrent veiligheid, netheid, goed huisvaderschap en afsluiten van het lokaal na te leven.

1.4.3.3.3        35% voor gebruikskosten (alle lokalen)

Deze kosten vloeien voort uit het feit dat het normaal benutten van een lokaal voor bijeenkomsten of vergaderingen uitgaven vergt om dit in optimale omstandigheden te laten verlopen. Ze komen dus rechtstreeks voort uit het gebruik van het lokaal.

Concreet gaat het hier om:         

• Huur lokaal
• Verlichtingskosten
• Verwarmingskosten
• Waterverbruik
• Brandverzekering (inboedel, gebouw)
• Ophaalkosten voor het afval (zowel huisvuil, PMD, groenafval als groot huisvuil)
• Internetkosten

Per onderdeel wordt het bedrag volgens de gemaakte kosten pro rata onder de in aanmerking komende jeugdverenigingen verdeeld.

Gevraagde documenten:

• Facturen, bonnen, rekeningen… op naam van de vereniging
• Foto’s van de gedane werken in private jeugdlokalen

1.5. Slotbepalingen

1.5.1. Het totaalreglement erkenningen en subsidies jeugdverenigingen van 7 februari 2022 op te heffen.

1.5.2. Het subsidiereglement jeugdverenigingen en speelpleinwerkingen treedt in voege 10 dagen na de publicatie.

1.5.3. Het reglement wordt door de Burgemeester bekendgemaakt op de webtoepassing van de stad Ieper, met vermelding van zowel de datum waarop het reglement werd aangenomen als de datum waarop het op de webtoepassing bekendgemaakt werd. De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van deze bekendmaking.

Artikel 5: Het College van burgemeester en schepenen wordt belast met de uitvoering, opvolging en beoordeling van dit reglement.