Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41 betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
Ieperse verenigingen kunnen een erkenning krijgen door stad Ieper of het OCMW Ieper naargelang hun bevoegdheid. De voorwaarden om erkend te worden zijn thans beschreven in 9 verschillende reglementen.
Gewone erkenning: Erkenningsreglement Ieperse vereniging (GR/2021/264)
Sport: erkennings- en subsidiereglement sportverenigingen en sportorganisatoren Ieper (GR/2020/215)
Cultuur: erkenningsvoorwaarden gespecifieerd in het inwendig reglement van de cultuurraad.
Jeugd: Totaalreglement erkenningen en subsidies jeugdverenigingen (GR/2022/014)
Milieu en natuur: Toelagereglement voor bij de milieuraad aangesloten milieu- en natuurverenigingen (GR/2023/044)
Internationale solidariteit: Reglement erkenning en subsidiëring lokale verenigingen internationale solidariteit (GR/2023/255)
Welzijn: Erkenning- en subsidiereglement lokale welzijnsorganisaties (RMW/2025/060)
Vaderlandslievende verenigingen: Toelagereglement vaderlandslievende verenigingen (GR/2021/030)
Senioren: Toelagereglement seniorenverenigingen (GR/2019/420)
Die versnippering werkt onduidelijkheid in de hand:
Dit kan eenvoudiger, efficiënter en klantvriendelijker door:
Het geïntegreerd erkenningsreglement bundelt en stroomlijnt alle bestaande erkenningsvoorwaarden.
De meeste verenigingen blijven erkend indien ze aan de voorwaarden voldoen. Enkele verenigingen krijgen echter een basiserkenning in plaats van een erkenning als cultuurvereniging gezien de werkgroep culturele vrijetijdsbesteding verdwijnt. Deze verenigingen komen daardoor niet langer in aanmerking voor werkingssubsidie: Kampeerclub De Katjes Ieper-PAsar, PTT Vriendenkring Ieper, vriendenkring Jan Yperman ziekenhuis, De Bierorde van Vauban, Iepfina, Ieperse Computerclub en College Gheselscap. Vier verenigingen worden mogelijks opgenomen in de werkgroep cultuurspreiding, indien de raad van bestuur van de cultuurraad daarmee akkoord gaat: Radioclub Ieper ON7FF, UBA sectie IPR, Koninklijke Postzegelclub Yper en Koninklijke Ieperse Schaakkring.
Het ontwerpreglement werd voorgelegd aan de betrokken diensten, en via hen aan de adviesraden. De adviesraden waren akkoord, behoudens enkele opmerkingen die in het reglement werden verwerkt. Volgende opmerkingen zijn inhoudelijk van aard en worden hier expliciet vermeld:
Op basis van deze overwegingen besluit de raad met 29 ja stemmen en 3 onthoudingen (de raadsleden Six, Dehollander en Kinoo) het erkenningsreglement verenigingen goed te keuren:
Hoofdstuk 1: Algemeen
Artikel 1:
Stad Ieper wil het sociale weefsel in haar gemeenschap versterken. Daarom erkent ze verenigingen die hier actief aan meewerken. Erkende verenigingen kunnen gebruikmaken van gerichte ondersteuningsvormen.
Stad Ieper erkent Ieperse verenigingen die aan welbepaalde voorwaarden voldoen. Er zijn twee soorten erkenningen:
Artikel 2: Basisvoorwaarden
Een vereniging kan enkel erkend worden als Ieperse vereniging als ze aan volgende voorwaarden voldoet:
1. De vereniging is een vereniging zonder winstoogmerk (VZW) of een feitelijke vereniging.
2. De vereniging wordt geleid door een bestuur dat minimum uit 3 leden bestaat die op een verschillend adres gedomicilieerd zijn, en waarvan de meerderheid in Ieper woont;
3. De maatschappelijke zetel of het secretariaat (indien feitelijke vereniging) moet in Ieper gevestigd zijn;
4. Volgende verenigingen worden uitgesloten:
5. Het is een open vereniging. Het activiteitenaanbod is toegankelijk voor minstens alle inwoners van Ieper die aan de doelgroep van de vereniging beantwoorden;
6. De vereniging heeft een actieve werking op het grondgebied van Ieper: minstens 3 zelf georganiseerde activiteiten per jaar waarvan 1 publiek toegankelijke activiteit. De vereniging moet daarvan het bewijs kunnen leveren op basis van het vorige kalenderjaar. Een publiek toegankelijke activiteit is een activiteit waarop iedereen welkom is, ook niet-leden. Of een activiteit al dan niet publiek toegankelijk is, blijkt duidelijk uit het gebruik van promotiekanalen die een grote groep van inwoners bereiken.
7. De vereniging heeft zich als aparte vereniging geregistreerd in het Vlaams Verenigingsregister.
8. De vereniging heeft een publiek zichtbare werking via een eigen communicatiekanaal (website, tijdschrift, folder, sociale media, …) waar de nodige informatie beschikbaar is met betrekking tot de werking en de structuur van de vereniging.
9. De vereniging verbindt zich ertoe geen enkele vorm van discriminatie op grond van nationaliteit, huidskleur, afkomst, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, handicap en fysieke eigenschappen te dulden in zijn werking. De vereniging verbindt er zich eveneens toe elk discriminerend gedrag tijdens de werking te voorkomen en indien nodig te bestrijden en te bestraffen.
Hoofdstuk 2: Thematische erkenning
Artikel 3: Cultuurvereniging
§1 Een cultuurvereniging is een groepering van mensen die op een georganiseerde manier cultuur beleven of creëren. Cultuur speelt een belangrijke rol in de programmatie van de vereniging, zijnde: beeldende kunst, beeldexpressie, cultuurspreiding, geschiedenis, instrumentale muziek, koren, natuur, socio-culturele verenigingen, toneel en/of dans.
§2 De vereniging neemt actief deel aan de activiteiten en de werking van de cultuurraad, door minstens eenmaal per jaar aanwezig te zijn op een algemene vergadering en een werkgroepvergadering, en door deel te nemen aan de activiteiten die de SCI organiseert.
§3 Op advies van de cultuurraad wordt de vereniging toegewezen aan één van de werkgroepen van de cultuurraad.
Artikel 4: Vereniging voor internationale solidariteit
§1 De vereniging werkt rond internationale solidariteit. Het buitenlands werkingsgebied van de vereniging valt binnen een land dat voorkomt in één van de vier categorieën van de 'DAC List of ODA Recipients'.
§5 In afwijking van artikel 2 punt 2 (minimum 3 bestuursleden) volstaat het dat het bestuur uit minimum 2 leden bestaat die op een verschillend adres gedomicilieerd zijn, waarvan minstens één in Ieper.
§2 In afwijking van artikel 2 punt 3 (maatschappelijke zetel in Ieper) komen ook in Ieper gevestigde afdelingen van nationale ngo’s in aanmerking voor erkenning.
§3 De vereniging organiseerde het afgelopen jaar voor een ruim publiek in Ieper minstens 1 activiteit die voldoet aan de definitie van een activiteit in ‘het reglement betreffende de subsidiëring van lokale verenigingen werkzaam rond internationale solidariteit’.
§4 De vereniging werkt minimaal 2 keer per jaar mee aan een initiatief van de dienst of de stedelijke raad Internationale Solidariteit.
Artikel 5: jeugdvereniging
§1 De organisatie heeft als hoofddoel activiteiten voor jongeren (-30 jaar). De vereniging organiseert minstens 15 activiteiten per jaar volledig zelf met de eigen leiding en/of leden van de eigen beweging die tot doel hebben een buiten- en naschoolse vorming en ontspanning voor de eigen leden te bezorgen. Deze activiteiten mogen niet commercieel gericht zijn.
§2 De vereniging heeft minimaal 3 vrijwilligers, met een verantwoordelijke vrijwilliger van minstens 18 jaar oud. Minstens de helft van de vrijwilligers bestaat uit jongeren (-30 jaar).
§3 De vereniging heeft minstens 10 gewone leden (leiding niet meegerekend) die in Ieper gedomicilieerd zijn en jonger zijn dan 26 jaar.
§4 De vereniging bezorgt de namen van de hoofdleider en leden, hun geboortedatum, adres, emailadres en telefoonnummer jaarlijks aan het secretariaat van de jeugddienst van Ieper.
Artikel 6: speelpleinwerking
§1 De werking van de vereniging heeft als hoofddoel spelen en is actief tijdens de schoolvakanties (in hoofdzaak zonder overnachting).
§2 De vereniging gebruikt een vast lokaal in Ieper.
§3 Animatoren (jongeren onder de 30 jaar) voeren het speelaanbod uit en worden betrokken bij de werking.
§4 Inschrijvingen moeten openbaar zijn. Er mogen enkel beperkingen zijn op basis van maximaal beschikbare plaatsen of onderscheid gemaakt omwille woonplaats of school waar de deelnemer schoolloopt. De kalender moet bereikbaar zijn voor de hele doelgroep.
§5 Er moeten gedurende het werkjaar minstens 15 unieke deelnemers zijn die in Ieper gedomicilieerd zijn.
§6 In het werkjaar moeten er minimaal 20 halve speelpleindagen zijn. Deelnemers kiezen zelf hoe vaak ze deelnemen.
§7 De vereniging is lid van de Vlaamse dienst speelpleinwerk.
Artikel 7: Jeugdhuizen
§1 De vereniging biedt een ontmoetingsplek waar alle jongeren welkom zijn. In hoofdzaak vinden er activiteiten plaats voor en door jongeren tussen de 14 en 30 jaar.
§2 De vereniging heeft minstens 5 vrijwilligers die in Ieper gedomicilieerd zijn en jonger zijn dan 26 jaar. Minimum 1 vrijwilliger is ouder dan 18 jaar.
§3 De vereniging heeft een lokaal in Ieper bestaande uit minimum een publieksruimte, een sanitaire ruimte en een extra lokaal (secretariaat/ info/ vergaderzaal). De ruimte waarin de werking zich ontplooit staat tijdens de werkingsuren exclusief ter beschikking van het jeugdhuis.
§4 Het jeugdhuis heeft minimum 2 openingsmomenten per week (minimum 10 uren in totaal), waarvan 1 in het weekend (vrijdag, zaterdag of zondag). De openingsuren moeten duidelijk worden aangekondigd. Het jeugdhuis moet open staan voor alle jongeren in de meest gunstige of gebruikelijke vrijetijdsmomenten van de doelgroep.
§5 Het jeugdhuis organiseert minimum 10 activiteiten per jaar. Dit kunnen ontspannings- en vormingsactiviteiten zijn.
§6 De vereniging is een vzw.
Artikel 8: milieuvereniging
De vereniging houdt zich bezig met kennis- en informatiebeheer, educatie, onderzoek of advies met betrekking tot één of meerdere milieu- en/of duurzaamheids- en/of klimaatthema’s.
Artikel 9: natuurvereniging
De vereniging houdt zich bezig met kennis- en informatiebeheer, educatie, natuurbeleving, onderzoek of advies of beheer met betrekking tot één of meerdere natuur-, bos- of groenthema’s.
Artikel 10: opvoeding en gezin
§1 De vereniging is een oudervereniging van een Ieperse school.
§2 De vereniging is een afdeling van Gezinsbond.
Artikel 11: Seniorenvereniging
Een seniorenvereniging is een georganiseerde groep die groepsgerichte activiteiten aanbiedt voor en door personen van 55 jaar en ouder. De activiteiten hebben een sociaal-cultureel, educatief, recreatief of sportief doel en zijn gericht op ontmoeting, actieve participatie en vrije tijd. De organisatie gebeurt op basis van vrijwilligheid en niet-commerciële belangen.
Artikel 12: Sportvereniging
§1 De vereniging heeft als hoofddoel haar leden aan te zetten tot sportbeoefening/beweging en dit op regelmatige basis. Hierbij wordt minstens 1 activiteit op wekelijkse basis voor minstens 26 weken aangeboden of georganiseerd.
§2 De vereniging heeft minimum 10 actieve leden.
§3 De vereniging heeft een verzekering voor burgerrechtelijke aansprakelijkheid afgesloten voor de sportvereniging, haar bestuurders en haar begeleiders/trainers/lesgevers.
§4 De vereniging heeft een verzekeringspolis ‘lichamelijke ongevallen’ afgesloten ter bescherming van haar aangesloten leden. Dit kan ook vervat zijn in het lidgeld voor de erkende Vlaamse sportfederatie.
§5 In afwijking van artikel 2 punt 2 (meerderheid bestuursleden gedomicilieerd in Ieper) volstaat het voor sportverenigingen dat ten minste 1 bestuurslid in Ieper gedomicilieerd is.
§6 Verenigingen of organisaties met specifieke infrastructuur die vanuit een commerciële insteek activiteiten organiseren (fitnesscentra, danscentra, maneges, padelaanbieders, golf, ...) kunnen niet in aanmerking komen voor erkenning.
Artikel 13: Sportorganisator
§1 De vereniging is een vereniging zonder winstoogmerk (VZW).
§2 In afwijking van artikel 2 punt 6 (actieve werking op grondgebied Ieper) volstaat het om minstens 1 x per jaar een sportmanifestatie op het grondgebied van de Stad Ieper te organiseren.
§3 De deelnemers aan de manifestatie of het evenement worden allen verzekerd tegen lichamelijke ongevallen.
Artikel 14: Vaderlandslievende vereniging
§1 De vereniging zet zich in voor de herdenking van de gesneuvelden van de beide wereldoorlogen en werkt mee aan initiatieven voor een verdraagzame en vredevolle samenleving.
§2 In afwijking van artikel 2 punt 2 moeten de bestuursleden niet in Ieper gedomicilieerd zijn.
§3 In afwijking van artikel 2 punt 3 moet de maatschappelijke zetel of het secretariaat niet in Ieper gevestigd zijn.
§4 In afwijking van artikel 2 punt 6 volstaat deelname aan een herdenking als een publieke activiteit. De vereniging hoeft dit niet bijkomend aan te tonen door het gebruik van eigen promotiekanalen.
§5 In afwijking van artikel 2 punt 8 hoeft de vereniging geen bijkomende eigen communicatiekanalen te hebben. Het volstaat dat de vereniging een contactpersoon heeft die geïnteresseerden informatie kan bezorgen met betrekking tot de werking en de structuur van de vereniging. De contactgegevens van deze contactpersoon worden vermeld in het Vlaams Verenigingsregister, samen met een beknopte beschrijving van de vereniging.
Artikel 15: Welzijnsorganisatie
§1 De vereniging richt zich op de ondersteuning van personen (of hun verwanten) met een beperking, een aandoening of psychische of sociale problemen en bijdragen aan hun emancipatie, participatie en versterking.
§2 In afwijking van artikel 2 punt 3 (maatschappelijke zetel of secretariaat in Ieper) volstaat dat uit andere aspecten van haar doel, werking of organisatiestructuur blijkt dat het in de praktijk gaat om een organisatie werkzaam in Ieper.
§3 In afwijking van artikel 2 punt 4 (uitgesloten verenigingen) kunnen verenigingen die werken met meer dan één personeelslid in dienst in aanmerking komen als welzijnsorganisatie.
§4 In afwijking van artikel 2 punt 6 (actieve werking op grondgebied Ieper) geldt voor welzijnsverenigingen dat een groot deel of het geheel van de dienstverlening en activiteiten van de vereniging plaats vindt in Ieper en/of minstens 5 inwoners van Ieper gebruik maken van dit aanbod. De vereniging moet daarvan het bewijs kunnen leveren op basis van het vorige kalenderjaar.
§5 In afwijking van artikel 2 punt 7 (registratie in Vlaams Verenigingsregister) kunnen organisaties waarvoor anonimiteit belangrijk is een uitzondering vragen.
Artikel 16: Buurtcomité
§1 Verenigingen die voor de eigen leefomgeving opkomen en/of straat-, wijk- en dorpsactiviteiten organiseren zoals bvb. een markt, een buurtbarbecue, sport- en spelactiviteiten, kermis,….
§2 Een meerderheid van de leden van het bestuur zijn gedomicilieerd in de straat, de wijk of het dorp. De maatschappelijke zetel of het secretariaat (indien feitelijke vereniging) is gevestigd in de straat, de wijk of het dorp.
§3 De vereniging richt zich op een entiteit van één of meerdere aaneengesloten straten met minstens 75 inwoners.
Hoofdstuk 3: Wijze van aanvragen en gevolgen
Artikel 17: Aanvraagprocedure
§1 De werkwijze om een aanvraag in te dienen is beschreven op de website van stad Ieper.
§2 De aanvraag wordt beoordeeld door de stadsdiensten op ontvankelijkheid, volledigheid en inhoud. Indien nodig kan bijkomende informatie opgevraagd worden. Zo nodig wordt advies gevraagd aan de stedelijke adviesraden. Vervolgens wordt de aanvraag voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen dat de vereniging al dan niet erkent.
Artikel 18: Duur van de erkenning
§1 Een erkenning wordt minstens elke zes jaar herzien. De stadsdiensten nodigen de betrokken verenigingen uit om opnieuw een erkenning aan te vragen.
§2 Stad Ieper kan een erkenning herzien wanneer een vereniging een subsidieaanvraag indient.
§3 Wanneer de organisatie haar naam, doel of rechtspersoonlijkheid wijzigt, dient een nieuwe erkenning te worden aangevraagd.
§4 De stadsdiensten kunnen een erkende vereniging vragen via de nodige documenten aan te tonen dat nog steeds voldaan wordt aan de erkenningsvoorwaarden en dat de verklaringen in het aanvraagformulier kloppen met de werkelijkheid. Dit kan gebeuren op vraag van het college of een betrokken adviesraad. Wanneer uit onderzoek blijkt dat een vereniging niet voldoet, kan de erkenning ingetrokken worden en kunnen de reeds ontvangen voordelen teruggevorderd worden.
Artikel 19: Gevolg van de erkenning
De erkenning geeft de verenigingen toegang tot volgende voordelen:
1. De vereniging wordt vermeld op de stedelijke website.
2. De vereniging kan gebruikmaken van de materialen uit de stedelijke uitleendienst, volgens de voorwaarden van het geldende reglement.
3. De vereniging geniet een voorrangsregeling en verlaagd tarief voor de huur van stedelijke infrastructuur in overeenstemming met het geldende reglement.
4. De vereniging met een thematische erkenning kunnen een aanvraag indienen voor specifieke voordelen zoals subsidies in overeenstemming met de geldende reglementen.
5. De vereniging kan onder bepaalde voorwaarden fiscale attesten kinderopvang uitreiken voor activiteiten voor kinderen tot 14 jaar (of onder de 21 jaar indien het een kind met beperking betreft).
Hoofdstuk 4: Slotbepalingen
Artikel 20: Uitzonderingen op het reglement
Het college van burgemeester en schepenen kan, in uitzonderlijke en gemotiveerde gevallen, afwijken van de bepalingen van dit reglement. Een dergelijke afwijking kan slechts worden toegestaan na voorafgaand advies van de bevoegde stadsdiensten en indien van toepassing de betrokken adviesraad. De beslissing tot afwijking wordt gemotiveerd.
Artikel 21: Inwerkingtreding en overgangsmaatregel
§1 Dit reglement treedt na goedkeuring onmiddellijk in werking. Het erkenningsreglement Ieperse vereniging, goedgekeurd door de gemeenteraad op 4/10/2021, wordt opgeheven.
§2 Verenigingen die reeds erkend zijn behouden hun erkenning tot het college een nieuwe beslissing neemt over de erkenning van de betrokken vereniging.
Artikel 22: Bekendmaking
Het reglement wordt door de Burgemeester bekendgemaakt op de webtoepassing van de stad Ieper, met vermelding van zowel de datum waarop het reglement werd aangenomen als de datum waarop het op de webtoepassing bekendgemaakt werd. De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van deze bekendmaking.