Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
Het afgelopen jaar werd een intensief traject gelopen met de cultuurraad om de toelagereglementen grondig te hervormen. Het bestaande toelagereglement aan culturele verenigingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 01/12/2025, omvat zowel de werkingssubsidie (basissubsidie + variabele subsidie) als de projectsubsidie. Er wordt voorgesteld om dit op te splitsen in twee aparte reglementen.
Het reglement dat nu ter goedkeuring voorligt betreft het toelagereglement voor de werkingssubsidie aan erkende cultuurverenigingen. Het is een grondige herwerking van het bestaande reglement dat historisch is gegroeid en sinds lang niet meer werd geactualiseerd. De bestaande werkwijze voor de verdeling van werkingssubsidies heeft goed gewerkt, mede dankzij de nauwgezette controle van de leden van de raad van bestuur van de stedelijke cultuurraad en de collegiale toetsing in de werkgroepen van de cultuurraad. De raad van bestuur van de cultuurraad geeft echter aan dat de huidige werkwijze bijzonder tijdrovend is en tot nodeloze discussie leidt. Temeer omdat het subsidiebedrag dat uiteindelijk aan een vereniging wordt toegekend al bij al zeer vergelijkbaar is over de jaren heen. De dienst cultuurbeleid onderschrijft deze vaststelling volmondig.
Het nieuwe reglement ambieert een verbetering op volgende punten:
Minimumvoorwaarden m.b.t. aantal leden en aantal activiteiten, zodat de subsidie gaat naar verenigingen die echt actief zijn en voldoende Ieperlingen bereiken.
Minder ruimte voor interpretatie en discussie:
Administratieve vereenvoudiging, minder complex: zowel voor de vereniging die aanvraagt, als voor de stadsdienst die verwerkt, als voor de raad van bestuur van de cultuurraad die beoordeelt.
Een simulatie leert dat de werkingssubsidie op basis van dit nieuwe reglement voor de meeste verenigingen vergelijkbaar kan zijn met het bedrag dat ze op basis van het bestaande reglement gemiddeld kregen voor de afgelopen 3 werkjaren ('23-'25). Een belangrijke voorwaarde daarvoor is dat de basisbedragen (cfr. art 9) voldoende hoog moeten zijn. Overeenkomstig artikel 9 §2 wordt het de taak van het college om deze bedragen te bepalen en indien nodig bij te sturen, in nauw overleg met de raad van bestuur van de cultuurraad.
Er zijn echter enkele erkende cultuurverenigingen die in de toekomst minder of geen werkingssubsidie gaan krijgen:
Gezien de fundamentele wijzigingen is het aangewezen om het nieuwe reglement na één jaar te evalueren in samenwerking met de raad van bestuur van de stedelijke cultuurraad.
De hervorming van de toelages aan erkende cultuurverenigingen en cultuurprojecten is geen besparing. De budgetten in het meerjarenplan blijven gelijk.
Het budget voor de werkingssubsidie aan erkende cultuurverenigingen zal echter mogelijks minder bevraagd worden door de gewijzigde erkenningsvoorwaarden en subsidievoorwaarden.
Het budget voor de toelage aan cultuurprojecten zal echter mogelijks meer bevraagd worden omdat de doelgroep niet langer beperkt wordt tot erkende cultuurverenigingen. Overschot in het budget van de werkingssubsidie zal toegevoegd worden aan het budget voor cultuurprojecten.
De raad van bestuur van de stedelijke cultuurraad werkte intensief mee aan de hervorming van de nieuwe reglementen. Op 09 juni 2026 gaf de raad van bestuur positief advies over het toelagereglement cultuurprojecten dat nu ter goedkeuring aan de gemeenteraad wordt voorgelegd.
Op basis van deze overwegingen besluit de gemeenteraad volgend reglement goed te keuren met 18 ja stemmen en 3 onthoudingen (de raadsleden Six, Dehollander en Kinoo) tegen 11 neen stemmen (de raadsleden Goudeseune, Bolle, V. Despeghel, N. Vandamme, W. Vandamme, Bossaert, J. Despeghel, Bibuljica, Deygers, Demeyere en Louwyck):
Toelagereglement werkingssubsidie cultuurverenigingen
Hoofdstuk 1 – Doelstelling
Artikel 1 – Doelstelling
De stad Ieper verleent een werkingssubsidie aan actieve erkende cultuurverenigingen ter ondersteuning van hun reguliere werking. Zo kunnen deze verenigingen een duurzaam socio-cultureel aanbod ontwikkelen voor hun leden en de bredere samenleving.
Hoofdstuk 2 - definities
Artikel 2 – zelf georganiseerde activiteit
§1. Een zelf georganiseerde activiteit is een activiteit op eigen initiatief die met eigen leden volledig zelf wordt voorbereid, uitgewerkt en voorgesteld, met eigen promotie en eigen financiële verantwoordelijkheid.
§2. Indien verschillende verenigingen samenwerken, geeft de hoofdorganisator de activiteit op als eigen activiteit tenzij elke vereniging gelijkwaardig het initiatief neemt, gelijkwaardig het initiatief organiseert en promoot en gelijkwaardig de financiële verantwoordelijkheid draagt. In dat geval geeft elke vereniging de activiteit op als eigen activiteit.
Artikel 3 – Subsidiabele activiteiten
Subsidiabele activiteiten zijn socio-culturele activiteiten op Iepers grondgebied die bijdragen aan culturele beleving, culturele participatie, gemeenschapsvorming, artistieke ontplooiing of culturele vorming van de deelnemers. Hieronder wordt begrepen:
Artikel 4 – Niet-subsidiabele activiteiten
Volgende activiteiten worden niet aanvaard als subsidiabele activiteiten:
Artikel 5 – Publiek toegankelijke activiteit
Een publiek toegankelijke activiteit is een activiteit waarop iedereen welkom is, ook niet-leden. Of een activiteit al dan niet publiek toegankelijk is, blijkt duidelijk uit het gebruik van promotiekanalen die een grote groep van inwoners bereiken zoals onder meer:
Activiteiten die uitsluitend toegankelijk zijn voor leden of op persoonlijke uitnodiging plaatsvinden, worden niet beschouwd als publiek toegankelijke activiteiten.
Artikel 6 – Actieve leden
Onder actieve leden worden verstaan: personen die zichzelf als lid van de vereniging kenbaar maken door minstens één van de volgende elementen:
én die actief participeerden aan activiteiten van de vereniging tijdens het voorbije werkingsjaar.
Bezoekers van éénmalige activiteiten of evenementen en sponsors zijn geen actieve leden.
Hoofdstuk 3 – Doelgroep
Artikel 7 – Doelgroep
§1. Komen in aanmerking voor een werkingssubsidie:
§2. Verenigingen die voldoen aan de erkenningsvoorwaarden, maar niet voldoen aan de subsidievoorwaarden, behouden hun erkenning als cultuurvereniging, maar komen niet in aanmerking voor een werkingssubsidie.
§3. Erkende cultuurverenigingen die een nominatieve subsidie of een vergelijkbaar voordeel in natura ontvangen van stad Ieper komen niet in aanmerking voor een werkingssubsidie.
Artikel 8 – Aparte vereniging
§1. Verenigingen waarvan het overgrote deel van de subsidiabele activiteiten of van de bestuursleden overlappen met een andere vereniging met vergelijkbaar doel (indeling in eenzelfde werkgroep van de stedelijke cultuurraad), worden voor de toepassing van dit reglement beschouwd als één vereniging en kunnen slechts eenmaal worden betoelaagd.
§2. Groeperingen of afdelingen binnen eenzelfde vereniging kunnen afzonderlijk als vereniging worden beschouwd en afzonderlijk worden betoelaagd indien zij cumulatief voldoen aan de volgende voorwaarden:
§3. De procedure voor de toepassing van §1 of §2 gaat als volgt. De vereniging levert op eenvoudig verzoek van de stad Ieper de nodige bewijsstukken aan om de voorwaarden in §1 of §2 te onderzoeken. Vervolgens gaat de dienst cultuurbeleid en een delegatie van de raad van bestuur van de stedelijke cultuurraad in gesprek met de betrokken vereniging(en). De dienst cultuurbeleid bundelt alle bevindingen in een verslag, dat verder behandeld wordt overeenkomstig artikel 12.
Hoofdstuk 4 – Berekening van de subsidie
Artikel 9 – Basissubsidie
§1. Om in aanmerking te komen voor een basissubsidie moet de vereniging minstens voldoen aan de volgende basisvoorwaarden:
§2. De hoogte van de basissubsidie wordt bepaald volgens de werkgroep waartoe de vereniging behoort. Hierbij worden volgende werkgroepen onderscheiden:
De subsidiebedragen kunnen binnen één werkgroep variëren mits objectieve criteria en motivering. De concrete subsidiebedragen worden, na advies van de raad van bestuur van de stedelijke cultuurraad, vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen binnen de beschikbare begrotingskredieten.
Artikel 10 – Verhoging
§1. Indien de vereniging meerdere publiek toegankelijke subsidiabele activiteiten zélf organiseert, wordt de toegekende basissubsidie verhoogd als volgt:
| Totaal aantal activiteiten | Verhoging |
| 1* | 0% |
| 2 | 10% |
| 3 | 20% |
*Dit betreft de verplichte publiek toegankelijke activiteit om in aanmerking te komen voor de basissubsidie overeenkomstig de tweede voorwaarde in artikel 9 §1.
§2. Volgende activiteiten tellen als één publiek toegankelijke activiteit:
Hoofdstuk 5 – Aanvraagprocedure
Artikel 11 – Indiening van de aanvraag
§1. De vereniging vraagt jaarlijks haar werkingssubsidie aan uiterlijk op 1 februari volgend op het kalenderjaar waarvoor de subsidie aangevraagd wordt. De werkwijze om een aanvraag in te dienen is beschreven op de website van stad Ieper. Onvolledig ingevulde of laattijdig ingediende formulieren worden niet in aanmerking genomen.
§2. Het aanvraagdossier bevat minstens:
Artikel 12 – Behandeling van de aanvraag
§1. De dienst cultuurbeleid onderzoekt de volledigheid en ontvankelijkheid van het dossier, toetst elke vereniging aan de erkenningsvoorwaarden en maakt een eerste inhoudelijke beoordeling op basis van de subsidievoorwaarden.
§2. De raad van bestuur van de stedelijke cultuurraad brengt advies uit over de subsidieaanvragen.
§3. Het college van burgemeester en schepenen beslist over de toekenning en het bedrag van de subsidie.
§4. De beslissing wordt uiterlijk genomen op 30 juni van het jaar van aanvraag.
Hoofdstuk 6 – Controle en sancties
Artikel 13 – Controle
Het college van burgemeester en schepenen kan te allen tijde controle laten uitvoeren op de regelmatigheid van de subsidieaanvraag, de besteding van de subsidies en de naleving van dit reglement, aan de hand van:
De verenigingen die een subsidie ontvangen in het kader van dit reglement moeten deze gebruiken voor het doel waarvoor ze is toegekend en het gebruik ervan kunnen rechtvaardigen.
Artikel 14 – Sancties
Indien blijkt dat een vereniging onjuiste of valse informatie verstrekt heeft, de toegekende subsidie oneigenlijk besteedt of het reglement niet naleeft:
Hoofdstuk 7 – Slotbepalingen
Artikel 15 – Budgettaire beperking
De toekenning van subsidies gebeurt binnen de grenzen van de kredieten die jaarlijks voorzien zijn in het meerjarenplan van stad Ieper.
Indien het totaal van de goedgekeurde subsidiebedragen de beschikbare kredieten overschrijdt, kan het college van burgemeester en schepenen de subsidies proportioneel verminderen.
Artikel 16 – Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking daags na goedkeuring door de gemeenteraad. Alle bepalingen met betrekking tot de basissubsidie en de variabele subsidie (waaronder de artikels 3 en 4) in het toelagereglement aan culturele verenigingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 02/12/2019, worden tegelijk opgeheven. Indien de bepalingen omtrent de projectsubsidie (waaronder artikel 5) ook worden opgeheven, dan wordt het volledige toelagereglement aan culturele verenigingen opgeheven.
Artikel 17: Het reglement zal door de burgemeester worden bekendgemaakt op de webtoepassing van de stad, met vermelding van zowel de datum waarop het werd aangenomen als de datum waarop het op de webtoepassing bekendgemaakt werd. De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van deze bekendmaking.