Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
De notulen van de raad van 7 juni 2021 worden voor goedkeuring ter inzage van de raadsleden gelegd. Er zijn geen opmerkingen geformuleerd, waardoor ze als goedgekeurd kunnen beschouwd worden.
Op basis van deze overwegingen besluit de raad met algemeenheid van stemmen de notulen van 7 juni 2021 goed te keuren.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 56 en 57, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
De burgemeester heeft bij besluit van 24 juni 2021 beslist dat de gemeenteraad en raad maatschappelijk welzijn van de stad Ieper op 5 juli 2021 omwille van dwingende redenen voor de volksgezondheid in het kader van de coronacrisis uitzonderlijk zullen plaatsvinden achter gesloten deuren. Hoewel er meer en meer mensen gevaccineerd zijn, minstens de eerste prik hebben gekregen en het aantal besmetting in dalende lijn blijft, lijkt het opportuun om toch niet meteen de deuren open te zetten en iedereen de mogelijkheid te geven deel te nemen aan de vergadering. Uiteraard zal de fysieke gemeenteraad achter gesloten deuren gelivestreamd worden zodat de openbaarheid verzekerd is. De webtoepassing van de gemeente communiceert hoe pers en publiek de vergadering kunnen volgen via de audiovisuele livestream.
Op basis van deze overwegingen besluit de raad met algemeenheid van stemmen akkoord te gaan met de voorgestelde werkwijze waarbij de gemeenteraad en raad maatschappelijk welzijn achter gesloten deuren worden georganiseerd.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad maatschappelijk welzijn.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
De raad wordt gevraagd de meerjarenplanaanpassing 3 2020-2025, deel OCMW, vast te stellen.
De meerjarenplanaanpassing van de stad Ieper en het OCMW kan als volgt worden samengevat:
| 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 | |
| Exploitatiesaldo | 11.305.192 | 5.352.995 | 3.687.206 | 5.411.797 | 4.687.104 | 4.949.184 |
| Ontvangsten | 65.834.929 | 69.178.691 | 65.875.666 | 67.407.360 | 68.445.331 | 69.704.301 |
| Uitgaven | 54.529.736 | 63.825.696 | 62.188.461 | 61.995.563 | 63.758.227 | 64.755.117 |
| Investeringssaldo | -6.034.639 | -18.632.306 | -12.172.819 | -6.560.239 | -8.332.165 | -3.510.466 |
| Ontvangsten | 4.435.774 | 13.666.130 | 6.411.773 | 1.537.042 | 234.775 | 1.745.568 |
| Uitgaven | 10.470.413 | 32.298.436 | 18.584.592 | 8.097.281 | 8.566.940 | 5.256.033 |
| Financieringssaldo | -1.111.000 | -1.403.954 | 5.154.914 | 3.554.028 | 2.426.117 | -1.337.971 |
| Ontvangsten | 1.058.214 | 4.837.068 | 13.972.299 | 11.956.657 | 9.823.523 | 3.784.547 |
| Uitgaven | 2.169.213 | 6.241.022 | 8.817.385 | 8.402.629 | 7.397.405 | 5.122.518 |
| Budgettair resultaat boekjaar | 4.159.554 | -14.683.265 | -3.330.700 | 2.405.586 | -1.218.944 | 100.747 |
| Gecumuleerd budgettair resultaat vorig bkjr. | 58.768.992 | 63.032.744 | 48.349.479 | 45.018.779 | 47.424.365 | 46.205.421 |
| Gecumuleerd budgettair resultaat | 62.928.546 | 48.349.479 | 45.018.779 | 47.424.365 | 46.205.421 | 46.306.168 |
| Onbeschikbare gelden | 28.764.081 | 29.068.596 | 28.410.484 | 27.504.757 | 26.414.580 | 27.324.191 |
| Beschikbaar budgettair resultaat | 34.164.465 | 19.280.883 | 16.608.296 | 19.919.608 | 19.790.841 |
18.981.978 |
Op basis van deze overwegingen stelt de raad met 17 ja stemmen en 11 onthoudingen (de raadsleden De Roo, Laurens, Breyne, Williams, Durnez, Baert, Gheysens, Feys, Six, Dehollander en Vancayseele) de meerjarenplanaanpassing 3 2020 - 2025, wat het deel OCMW betreft, vast.
De gemeenteraad keurde op 1 oktober 2007 het interne controlesysteem goed. Begin 2009 is, onder impuls van vzw Bbest, met enkele andere gemeenten (Essen, Stekene en Temse) een samenwerking aangegaan voor de implementatie van het EFQM-systeem van zelfevaluatie in onze stedelijke organisatie met oplijsting van sterke en zwakke punten. Op 5 maart 2012 nam de gemeenteraad akte van de stand van zaken van deze verbeteracties.
In 2016 was het tijd voor een nieuwe zelfevaluatie, dit keer voor de geïntegreerde organisatie stad en OCMW. Hiervoor stapte Ieper mee in het Begeleidingstraject Organisatiebeheersing van De School voor Bestuursrecht ism WIVO (ondertussen VONK). Samen met enkele andere West-Vlaamse steden en gemeenten werd Ieper aan de hand van een zestal sessies doorheen de implementatie van een organisatiebeheersingssysteem geloodst (zelfevaluatie, bepalen verbeteracties, periodieke opvolging,...).
Het schepencollege, het MAT, de diensthoofden en enkele medewerkers werden bevraagd over de organisatiebeheersing van stad en OCMW Ieper. Deze bevraging gebeurde a.h.v. vragenlijsten die opgesteld werden door VONK op basis van de Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen. Deze leidraad is opgemaakt door Audit Vlaanderen en geeft een blauwdruk hoe een lokaal bestuur de organisatie kan beheersen op 10 thema's van organisatiemanagement:
1. Doelstellingen, proces-en risicomanagement
2. Belanghebbendenmanagement
3. Monitoring
4. Organisatiestructuur
5. HRM
6. Organisatiecultuur
7. Informatie & Communicatie
8. Financieel management
9. Facilitaire middelen
10. ICT
Uit deze bevraging volgden een reeks verbeteracties die midden 2017 geprioriteerd werden door het managementteam en op 18 september 2017 ter kennis werden gegeven aan het schepencollege.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn, alsook de artikels 217 tot 224 betreffende organisatiebeheersing.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
Het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert over de organisatiebeheersing aan het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
Er werd verder werk gemaakt van de verbeteracties die in 2017 geprioriteerd werden door het managementteam. Het statusrapport over deze verbeteracties geeft hierover meer duiding. Er is nood aan een nieuwe zelfevaluatie organisatiebeheersing. De meeste acties die in 2017 geprioriteerd werden zijn uitgevoerd of lopende. Ondertussen zijn ook nieuwe inzichten en prioriteiten ontstaan, niet in het minst n.a.v. Covid-19. Zo kregen een aantal thema's van de ene dag op de andere hoogste prioriteit zoals personeelsbeleid (telewerkbeleid, uitgebreidere uurregeling, interne preventie,...), digitalisering/ICT (bandbreedte, mobiele toestellen, digitale samenwerking en informatiedeling, security,...), informatieveiligheid en facilitair management (veilige bureaus, vergaderzalen, balies,...).
Daarnaast stelde de organisatie zich kandidaat om als vrijwillige piloot door Audit Vlaanderen een thema-audit te laten uitvoeren over het beheer van de financiële processen die gerelateerd zijn aan het aankoopproces. Het auditrapport werd afgerond in februari 2021. Het rapport geeft ons bevestiging dat de aankoopflow (inclusief goedkeurings- en betalingsflow) binnen onze organisatie op een goede manier werkt. De geformuleerde verbeteracties werden toegevoegd aan het overzicht van de acties dat in 2017 werd opgemaakt.
Tijdens de audit kwam ook de aanpak rond organisatiebeheersing aan bod. Het rapport geeft mee dat rapporteringen telkens op een degelijke manier gebeuren met aandacht voor de situering van organisatiebeheersing, een terugblik op het afgelopen jaar en de mededeling van lopende/toekomstige projecten.
Hoewel onze organisatie regelmatig goede stappen zet om haar werking te verbeteren, dient ze haar kader voor organisatiebeheersing nog te vervolledigen/herwerken en opnieuw formeel te laten goedkeuren door de raden, bv formeel vastleggen van periodiciteit waarmee de werking minimaal geëvalueerd wordt. Door de impact van Corona enerzijds, een personeelswissel anderzijds kon hier tot nu toe nog geen prioriteit aan gegeven worden. Doelstelling is in 2022 de formalisering van het geüpdatete kader organisatiebeheersing op de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn te agenderen.
De raad neemt hiervan akte.
Namens Raad Maatschappelijk Welzijn,
Stefan Depraetere
Algemeen directeur
Ann-Sophie Himpe
Voorzitter