Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
Het toelagereglement voor de culturele verenigingen via de cultuurraad werd op 2 december 2019 door de gemeenteraad goedgekeurd. Het bevat een luik over basis- en variabele subsidies en een luik over projectsubsidies.
In samenwerking met de cultuurraad zal dit reglement herzien worden in de loop van 2026. Voor het werkjaar 2026 blijft het bestaande reglement van toepassing, mits enkele beperkte aanpassingen waaronder:
Rekening houdend met de financiële toestand van de gemeente.
Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen.
Op basis van deze overwegingen besluit de gemeenteraad met 18 ja stemmen en 14 onthoudingen (de raadsleden Goudeseune, Bolle, Six, Verkruysse, Dehollander, N. Vandamme, W. Vandamme, Bossaert, J. Despeghel, Bibuljica, Deygers, Demyere, Louwyck en Kinoo) het volgende reglement goed te keuren:
Toelagereglement aan culturele verenigingen
Artikel 1 - Algemene Bepalingen
Met ingang van 1 januari 2026 en binnen de perken van de jaarlijks goedgekeurde begrotingskredieten wordt onder de hierna vermelde voorwaarden een subsidie verleend aan de erkende culturele verenigingen.
Het toekennen van subsidies gebeurt na advies van de Stedelijke Cultuurraad Ieper (SCI). Beslissingen die afwijken van het advies van de SCI zullen gemotiveerd worden.
Artikel 2 - Toepassingsgebied en categorieën
De subsidies kunnen enkel toegekend worden aan verenigingen die lid zijn van (en dus erkend zijn door) de SCI volgens de erkenningsvoorwaarden die bepaald zijn in de Statuten en het Inwendig Reglement van de SCI. Een vereniging kan slechts lid zijn van één erkende adviesraad en dus ook slechts subsidies krijgen via de adviesraad waarbij ze erkend is. Waarnemende leden (dit kunnen leden zijn die reeds lid zijn van een andere erkende adviesraad of die niet voldoen aan de erkenningsvoorwaarden) kunnen geen subsidies ontvangen via de SCI.
Er zijn drie soorten subsidies:
1. basissubsidies
2. variabele subsidies
3. projectsubsidies
Om voor basis- en variabele subsidies in aanmerking te komen, moet de vereniging jaarlijks een aanvraag indienen op 1 februari volgend op het kalenderjaar waarvoor subsidie aangevraagd wordt. De werkwijze om een aanvraag in te dienen is beschreven op de website van Stad Ieper.
Er zijn 5 categorieën verenigingen waarin telkens één of meer werkgroepen van de SCI ingedeeld zijn:
| categorie 1 |
werkgroep instrumentale muziekverenigingen |
| categorie 2 |
werkgroep koren |
| werkgroep toneel en dans |
|
| categorie 3 |
werkgroep beeldexpressie |
| werkgroep cultuurspreiding |
|
| werkgroep geschiedenis |
|
| categorie 4 |
werkgroep beeldende kunst |
| werkgroep opvoeding en gezin |
|
| werkgroep socio-culturele verenigingen |
|
| categorie 5 |
werkgroep culturele vrijetijdsbesteding |
| werkgroep natuur |
Artikel 3 - Basissubsidie
Erkende culturele verenigingen die een geldig aanvraagformulier (code A) indienen krijgen jaarlijks een forfaitair bedrag als basissubsidie.
De basissubsidie per categorie is als volgt bepaald:
| categorie 1 |
2.100 euro voor fanfares en harmonieën niet verbonden aan een dienst of instelling |
| 500 euro voor de overige instrumentale muziekverenigingen |
|
| categorie 2 |
600 euro |
| categorie 3 |
450 euro |
| categorie 4 |
300 euro |
| categorie 5 |
250 euro |
Artikel 4 - Variabele subsidie
Naast de basissubsidie kan een erkende culturele vereniging ook in aanmerking komen voor variabele subsidies door het indienen van een geldig aanvraagformulier. De variabele subsidies zijn afhankelijk van de werking van de vereniging. Na aftrek van de toegekende basissubsidies is het resterende bedrag dat in de stadsbegroting voorzien werd, beschikbaar voor de variabele subsidies. Dit bedrag wordt onder de verenigingen verdeeld volgens een puntensysteem. Het puntensysteem legt nadruk op de activiteiten van de verenigingen die tot de kerntaken behoren én die de vereniging volledig zelf organiseert. Er hoeven geen bewijsstukken ingediend te worden bij het formulier; de bewijsstukken moeten wel voorgelegd kunnen worden indien hierom gevraagd wordt.
| Definities |
Activiteit in eigen organisatie
een activiteit op eigen initiatief; activiteit die met eigen leden volledig zelf wordt voorbereid, uitgewerkt en voorgesteld, met eigen promotie en eigen financiële verantwoordelijkheid. Indien verschillende verenigingen samenwerken, geeft de hoofdorganisator de activiteit op als eigen activiteit tenzij elke vereniging gelijkwaardig het initiatief neemt, gelijkwaardig het initiatief organiseert en promoot en gelijkwaardig de financiële verantwoordelijkheid draagt (in dat geval geeft elke vereniging de activiteit op als eigen activiteit).
Vormende activiteiten
voordrachten met spreker, debatavonden met moderator, podiumactiviteiten, filmavonden, tentoonstellingen, presentatiedagen, daguitstappen met gids, quiz, cursussen/lessenreeksen. Bij een lessenreeks (i.e. waarvoor in éénmaal ingeschreven moet worden) mag elke activiteit in de reeks apart geteld worden aan de helft van de punten.
Overige verenigingsactiviteiten
nevenactiviteiten zoals een jaarlijkse maaltijd, nieuwjaarsreceptie, fietstocht. Hieronder vallen geen repetities, vergaderingen, wekelijkse activiteiten…: deze zijn vervat in de basissubsidie. Het moet gaan om een activiteit waarbij de vereniging als dusdanig vermeld is (en effectief ook de organisator is).
Tijdschrift
volledig eigen tijdschrift van de vereniging dat verschijnt voor onbepaalde tijd met minstens twee edities per jaar. Een tijdschrift moet minstens 80 % redactionele artikelen bevatten. Een tijdschrift kan zowel op papier als elektronisch verschijnen. Een ledenblad of nieuwsbrief komt niet in aanmerking hiervoor.
Algemeen (voor alle werkgroepen)
|
|
|
| bijwonen van de werkgroepvergaderingen (max. twee per jaar) |
2 punten |
| bijwonen van de algemene vergadering |
2 punten |
| eigen website* |
4 punten |
| organisatie van een werkgroepactiviteit |
5 punten |
* Voor een website moeten volgende onderdelen zeker terug te vinden zijn: algemene info over de vereniging; een actuele, regelmatig bijgewerkte agenda van de vereniging; de contactgegevens van de vereniging met minimum één e-mailadres. De site moet een eigen website zijn (geen onderdeel van een website van een koepelvereniging). Slechts één digitaal platform komt in aanmerking (dus niet én website én Facebook én blog…).
Werkgroep beeldende kunst
|
|
|
| Tentoonstelling in eigen organisatie |
30 punten |
| Deelname met eigen werk aan een tentoonstelling (min. 5 leden) (niet in eigen organisatie) |
5 punten |
| Vormende activiteit in eigen organisatie |
5 punten |
| Overige verenigingsactiviteiten |
1 punt |
Werkgroep beeldexpressie
|
|
|
| Organisatie van een fototentoonstelling |
10 punten |
| Organisatie van een wisseltentoonstelling op één locatie (per locatie) |
10 punten |
| Organisatie van een filmfestival |
10 punten |
| Vormende activiteit in eigen organisatie |
5 punten |
| Deelname met eigen werk aan een tentoonstelling of festival (min. 5 leden) (niet in eigen organisatie) |
2 punten |
| Overige verenigingsactiviteiten |
1 punt |
Werkgroep cultuurspreiding, socio-culturele verenigingen, ouderraden, natuur, culturele vrijetijdsbesteding
|
|
|
| Vormende activiteit in eigen organisatie |
5 punten |
| Overige verenigingsactiviteiten |
1 punt |
| Tijdschrift |
1 punt per 4 bladzijden A4 |
Werkgroep geschiedenis
|
|
|
| Publicatie (genre boek) |
40 punten |
| Vormende activiteit in eigen organisatie |
5 punten |
| Tijdschrift |
1 punt per 4 bladzijden A4 |
| Overige verenigingsactiviteiten |
1 punt |
Werkgroep instrumentale muziekverenigingen
|
|
|
| Organisatie van een eigen concert Heruitvoering van hetzelfde concert |
40 punten 2 punten |
| Stapoptredens Overige optredens, niet in eigen organisatie, waarvoor al dan niet een uitkoopsom/vergoeding ontvangen werd Deelname aan een wedstrijd |
3 punten |
| Overige verenigingsactiviteiten |
1 punt |
Werkgroep koren
|
|
|
| Organisatie van een eigen concert Heruitvoering van hetzelfde concert |
40 punten 2 punten |
| Overige optredens, niet in eigen organisatie, waarvoor al dan niet een uitkoopsom/vergoeding ontvangen werd Deelname aan een wedstrijd |
3 punten |
| Overige verenigingsactiviteiten |
1 punt |
Werkgroep toneel en dans
|
|
|
| Organisatie van een eigen productie/voorstelling (eerste voorstelling) Herneming van dezelfde voorstelling |
40 punten 2 punten |
| Overige optredens, niet in eigen organisatie, waarvoor al dan niet een uitkoopsom/vergoeding ontvangen werd Deelname aan een wedstrijd |
3 punten |
| Organisatie van een toneelvoorstelling uitgevoerd door een ander gezelschap |
4 punten |
| Overige verenigingsactiviteiten |
1 punt |
Artikel 5 – Projectsubsidie
Voorwaarden en criteria
Erkende culturele verenigingen kunnen een aanvraag tot projectsubsidie indienen voor culturele projecten van uitzonderlijke aard. De werkwijze om een aanvraag in te dienen is beschreven op de website van de Stad Ieper.
Binnen het kader van de begroting kan de SCI het stadsbestuur adviseren om een projectsubsidie toe te kennen. Onder ‘erkende culturele verenigingen’ wordt verstaan: verenigingen die lid zijn van de cultuurraad. Onder ‘cultureel project’ wordt verstaan een culturele activiteit of realisatie (geen investeringen in materiaal, lokaal,…).
‘Van uitzonderlijke aard’ betekent dat het project
- niet behoort tot de dagelijkse, reguliere werking van de aanvrager; van uitzonderlijk artistiek of creatief niveau is voor de aanvrager,
- of een uitzonderlijke bijdrage is tot de culturele uitstraling van Ieper.
De aanvrager moet steeds de (hoofd)organisator van het project zijn. De aanvrager kan voor dit project geen andere gemeentelijke subsidies ontvangen. Terugkerende projecten kunnen beoordeeld worden als behorend tot de reguliere werking. Werkgroepactiviteiten vallen niet onder dit reglement maar worden beschouwd als activiteiten van de cultuurraad zelf en vallen onder de werkingskosten van de cultuurraad.
Aanvraag en beoordeling
De aanvrager geeft op het aanvraagformulier een volledige beschrijving van het project, met aandacht voor alle vormelijke en inhoudelijke kenmerken, en een realistische begroting in evenwicht (met alle verwachte inkomsten en uitgaven). Onvolledig ingevulde aanvraagformulieren worden niet behandeld.
De aanvraag dient te gebeuren voor:
De Raad van Bestuur beslist over het toekennen van de projectsubsidie met gewone meerderheid van stemmen als ten minste de helft van de bestuursleden aanwezig is. Als dit niet het geval is, komt de Raad van Bestuur veertien dagen later opnieuw bijeen en beslist met gewone meerderheid van stemmen ongeacht het aantal aanwezige bestuursleden.
Het bedrag van de subsidie wordt bepaald in functie van het soort project, het cultureel belang van het project, de uitstraling van het project, de verhouding van het project tot de (reguliere werking van de) organisator, de realistische raming van alle uitgaven en inkomsten van het project, de beschikbare financiële middelen.
Return
De organisator verbindt er zich toe het logo van de Stad Ieper te gebruiken bij alle communicatie die wordt gevoerd met betrekking tot het project, samen met de vermelding ‘met steun van de Stad Ieper’.
Controle en uitbetaling
Binnen de vier maand na de realisatie van het project moet een evaluatieverslag en de volledige afrekening (overzicht van alle inkomsten en uitgaven met verwijzing naar bijgevoegde bewijsstukken) ingediend worden.
De uitbetaling van de projectsubsidie gebeurt in twee schijven;
1. een eerste schijf van 75% meteen na de goedkeuring;
2. een tweede schijf van 25% na ontvangst en goedkeuring van het evaluatieverslag en de volledige afrekening
Indien de bepalingen van dit reglement niet nageleefd worden, zal de projectsubsidie volledig of gedeeltelijk teruggevorderd worden.
Indien het cultureel project niet kan doorgaan, of sinds de subsidieaanvraag grondig werd gewijzigd, deelt de organisator dit onverwijld mee aan de Stad Ieper, die kan beslissen de subsidie volledig of gedeeltelijk te wijzigen, in te houden of terug te vorderen.
Artikel 6
De bepalingen van dit besluit treden in werking met ingang van 1 januari 2026. Het huidige reglement van 2 december 2019 betreffende toelage aan culturele verenigingen, wordt per 1 januari 2026 opgeheven.
Artikel 7
Het reglement zal door de burgemeester worden bekendgemaakt op de webtoepassing van de stad, met vermelding van zowel de datum waarop het werd aangenomen als de datum waarop het op de webtoepassing bekendgemaakt werd. De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van deze bekendmaking.