Besluit  Gemeenteraad

Beschikkend gedeelte

Op basis van deze overwegingen besluit de gemeenteraad met 18 ja stemmen en 14 onthoudingen (de raadsleden Goudeseune, Bolle, Six, Verkruysse, Dehollander, N. Vandamme, W. Vandamme, Bossaert, J. Despeghel, Bibuljica, Deygers, Demyere, Louwyck en Kinoo) het volgende reglement goed te keuren:

Toelagereglement betreffende de erkenning en toekenning van werkingstoelagen aan jeugdhuizen

Artikel 1.

Binnen de perken van de kredieten voorzien in de gemeentebegroting kent het stadsbestuur werkingstoelagen toe aan de Ieperse jeugdwerkinitiatieven die ‘jeugdhuis’ zijn.

Artikel 2. Definiëring jeugdhuis

De jeugdhuizen zetten activiteiten op die zich duidelijk richten naar de leeftijdscategorie van 14 tot 25 jarigen.

Jeugdhuizen zijn jeugdwerkinitiatieven die een werking uitbouwen binnen een permanente ruimte waar jongeren elkaar kunnen ontmoeten, vrijetijdsactiviteiten kunnen uitbouwen en waar aandacht besteed wordt aan de permanente vorming, zowel van de gebruikers als van de medewerkers en de verantwoordelijken.
Elk jeugdhuis bepaalt zijn eigen methodiek, waarin openheid, onthaal, vrijblijvende deelname en motivatie tot medeverantwoordelijkheid van de jongeren tot de belangrijkste kenmerken behoren. In doelstelling en werking neemt het jeugdhuis een open en kritische houding. Dit zal tot uiting komen in het aanbod van ontspannings- en vormingsactiviteiten, eveneens als in de consumptiementaliteit.
Ontmoeting, recreatie en vorming zijn de drie pijlers waarop ieder jeugdhuis steunt. Daarenboven kan het initiatief zich inzetten om een bredere waaier van functies te ontwikkelen in de sociaal-culturele en maatschappelijke context van de gemeenschap.

Artikel 3. Erkenning

Om in aanmerking te komen voor de werkingstoelage moet het jeugdhuis erkend zijn als Ieperse vereniging en de thematische erkenning ‘jeugdhuis’ krijgen. Om de thematische erkenning te verkrijgen moeten jeugdhuizen voldoen aan de volgende voorwaarden:

§1 De vereniging heeft minstens 5 vrijwilligers die in Ieper wonen en jonger zijn dan 26 jaar.

§2 Minimum 1 vrijwilliger is +18.

§3 Jongeren (-26) maken deel uit van de algemene vergadering en het bestuur.

§4 Het jeugdhuis heeft een lokaal in Ieper bestaande uit minimum een publieksruimte, een sanitaire ruimte en een extra lokaal (secretariaat/ info/ vergaderzaal). De ruimte waarin de werking zich ontplooit dient tijdens de werkingsuren exclusief ter beschikking te staan van het jeugdhuis.

§5 Het jeugdhuis heeft minimum 2 openingsmomenten per week (minimum 10 in totaal), waarvan 1 in het weekend (vrijdag, zaterdag of zondag). De openingsuren moeten duidelijk worden aangekondigd. Het jeugdhuis moet open staan voor alle jongeren in de meest gunstige of gebruikelijke vrijetijdsmomenten van de doelgroep.

§6 Het jeugdhuis organiseert minimum 12 activiteiten per jaar. Dit kunnen ontspannings- en vormingsactiviteiten zijn.

§7 In uitzondering van artikel 2 van het algemeen erkenningsreglement komen enkel vzw’s in aanmerking voor de thematische erkenning ‘jeugdhuis’. Feitelijke verenigingen kunnen geen thematische erkenning ‘jeugdhuis’ krijgen.

Gevraagde documenten in functie van erkenning:
- Lijst van vrijwilligers met geboortedatum
- Lijst van leden van de algemene vergadering met geboortedatum
- Lijst van leden van het bestuur met geboortedatum
- Foto van bekendmaking openingsuren in het jeugdhuis. Dit kan mogelijks via het huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement moet op een zichtbare plaats in de ontmoetingsruimte ophangen
- Lijst van de activiteiten die hebben plaatsgevonden. En een foto/ affiche/ printscreen van een online communicatie van minimum 10 activiteiten die hebben plaatsgevonden in het afgelopen jaar.
- Het huishoudelijke reglement

Artikel 4. De specifieke voorwaarde

Het jeugdhuis wordt geacht om aan onderstaande specifieke voorwaarden te voldoen. De administratie van Stad Ieper kan te allen tijde bewijsstukken hiervan opvragen:

Structuur
De algemene vergadering en het bestuur van het jeugdhuis bepalen zelfstandig het beleid en programmatie en beheren de financiën.
Jongeren (-26) maken deel uit van de algemene vergadering en van het bestuur.

Administratie
Het jeugdhuis moet beschikken over :
- statuten
- een huishoudelijk reglement

Het jeugdhuis moet over de volgende verzekeringen beschikken :
- een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid t.a.v. derden
- een verzekering lichamelijke ongevallen voor de medewerkers – leden van het jeugdhuis
- een brandverzekering voor het gebouw waarin het jeugdhuis zich bevindt
- een objectieve verzekering t.a.v. derden

Functies die binnen de jeugdhuiswerking gerealiseerd kunnen worden

1) Ontmoeting
Het jeugdhuis biedt de jongeren de gelegenheid om elkaar op verschillende manieren te ontmoeten waarbij de gebruikers vrij hun deelname en tijdsbesteding bepalen.

2) Recreatie / animatie / ontspanning
Het recreatief aanbod dient een verscheidenheid aan initiatieven te bevatten. De begeleiding van deze initiatieven stimuleert jongeren om mee te werken aan de realisatie ervan. De activiteiten worden evenwichtig gespreid over het werkjaar.

3) Vorming
Het jeugdhuis organiseert activiteiten met een duidelijk vormend karakter waarbij thema’s en inhoud relevant zijn voor de doelgroep. De doelbewuste planning zal blijken uit de vergaderingen van de jongerenraad, samengesteld uit jongeren of uit gebruikers. Daarnaast wordt tevens interne vorming opgezet voor de medewerkers en verantwoordelijken van het jeugdhuis.

4) Kadervorming
De verantwoordelijken of medewerkers van het jeugdhuis volgen vorming die door de afdeling jeugdwerk is erkend. Dit dient met bewijsstukken gestaafd.

5) Informatie
Het jeugdhuis voorziet een aparte hoek met informatie die vrij toegankelijk is voor de gebruikers. De werking van het jeugdhuis wordt bekend gemaakt (schriftelijk, website,…).

6) Maatschappelijke betrokkenheid
Het jeugdhuis participeert aan initiatieven, activiteiten die buiten de eigenlijke werking vallen (buurtgebonden activiteiten, de jeugdraad,…).

7) Maatschappelijke projecten
Jaarlijks werkt een jeugdhuis rond één bepaald thema. Dit thema wordt door de jongeren gekozen.

Artikel 5. De aanvraag

De bestaande erkende jeugdhuizen dienen voor 1 oktober hun aanvraag tot betoelaging in bij de stedelijke jeugddienst . Nieuwe initiatieven die een jeugdhuis opstarten kunnen hun aanvraag tot erkenning gans het jaar door indienen. De jeugddienst en het college van burgemeester en schepenen kunnen advies inwinnen bij de jeugdraad voor de beoordeling van de erkenningsaanvraag. Nieuwe initiatieven vallen met betrekking tot het kalenderjaar waarin zij het advies aanvragen voor subsidiëring onder het reglement betreffende de toelage voor startende initiatieven.

Artikel 6 De procedure

De jeugdraad formuleert zijn advies uiterlijk tegen 31 oktober of 30 dagen na de erkenningsaanvraag. De jeugdraad brengt de jeugdwerkinitiatieven uiterlijk 30 dagen na de vaststelling van het advies schriftelijk op de hoogte.

Artikel 7 De toelage

Ieder erkend jeugdhuis ontvangt een basistoelage van 4.960 EUR stedelijke middelen. Het aandeel van de decretale middelen, middels de begroting bestemd ter leniging van de werkingsuitgaven voor jeugdhuizen, wordt gelijkmatig verdeeld over de erkende jeugdhuizen.

Thematische subsidie: erkende jeugdhuizen kunnen 1.000 euro extra toelage krijgen wanneer ze inzetten op 3 van de volgende thema’s
(1) Milieubewustzijn, duurzame ontwikkeling, recyclage en upcycling
(2) De Noord-Zuidproblematiek en eerlijke handel
(3) Aandacht voor maatschappelijk kwetsbare jongeren
(4) Aandacht voor kunst en creativiteit
(5) Aandacht voor doordacht ondernemerschap
(6) Bijdragen tot een sterk jeugdbeleid van de stad
(7) Initiatieven rond veilig fuiven of drugs- en alcoholbeleid.

Artikel 8 Wijze van betaling en controle

De uitbetaling van de toelage gebeurt op bevel van het college van burgemeester en schepenen door overschrijving op de bankrekening van het jeugdhuis.
Uiterlijk binnen de 8 weken na het collegebesluit over de werkingsverslagen zullen de bedragen zoals voorzien in artikel 7 overgemaakt worden.
Het jeugdhuis moet aanvaarden, binnen de perken van dit reglement, verantwoording af te leggen ten aanzien van het stadsbestuur over de aanwending van de middelen.

Hiertoe wordt jaarlijks door de jeugdhuizen een werkingsverslag en een financieel verslag opgemaakt dat voor 1 maart aan de stedelijke jeugddienst wordt overgemaakt (samen met de aanvraag voor het lopende jaar). Ook de thematische subsidie wordt via de jeugddienst aangevraagd. De toelage moet gebruikt worden voor het doel waartoe het werd verleend en het jeugdhuis moet het gebruik hiervan rechtvaardigen.
Indien blijkt dat door een jeugdhuis onjuiste gegevens werden verstrekt of indien de voorwaarden van dit reglement niet werden nageleefd, kan het college van burgemeester en schepenen de op grond van dit reglement toegestane subsidies gedeeltelijk of volledig terugvorderen van het betrokken jeugdhuis.

Gevraagde documenten in functie van uitbetaling subsidie:
- Jaarrekening vorig jaar.
- Verantwoording hoe het jeugdhuis heeft ingezet op min 3 van de 7 thema’s.

Artikel 9 Duur van het reglement

Dit reglement treedt in werking vanaf 1 januari 2026 tot en met 31 december 2031. De uitvoering ervan is elk jaar ondergeschikt aan de inschrijving van het daartoe bestemde krediet in de stadsbegroting. Het raadsbesluit van 3 december 2001 waarbij het reglement nopens de erkenning en toekenning van werkingstoelagen aan jeugdhuizen werd vastgesteld, wordt met ingang van 1 januari 2026 opgeheven. 

Artikel 10

Het reglement zal door de burgemeester worden bekendgemaakt op de webtoepassing van de stad, met vermelding van zowel de datum waarop het werd aangenomen als de datum waarop het op de webtoepassing bekendgemaakt werd. De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van deze bekendmaking.