Artikel 170 § 4 van de Grondwet.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
Het stadsarchief heeft momenteel een tariefreglement en een leeszaalreglement, goedgekeurd door de gemeenteraad op 2 december 2019.
Conform het tarief- en gebruikersreglement van de bibliotheek, worden beide reglementen voor het archief ook samengevoegd tot één geheel. Dit is klantvriendelijker, alle noodzakelijke informatie staat in één document.
De reglementen worden geactualiseerd; enkele tarieven worden beperkt aangepast; de hoofdlijnen blijven behouden. Het ontwerp werd besproken in de vergaderingen van de Archiefcommissie van 18 maart 2025 en 26 september 2025 en kreeg daar positief advies.
Rekening houdende met de financiële toestand van de gemeente, en op voorstel van het college van burgemeester en schepenen, leggen we onderstaand reglement aan de gemeenteraad voor.
Op basis van deze overwegingen besluit de gemeenteraad met 18 ja stemmen en 14 onthoudingen (de raadsleden Goudeseune, Bolle, Six, Verkruysse, Dehollander, N. Vandamme, W. Vandamme, Bossaert, J. Despeghel, Bibuljica, Deygers, Demyere, Louwyck en Kinoo) het volgende reglement goed te keuren:
Stadsarchief Ieper – tarief- en gebruikersreglement
Artikel 1
De gemeenteraadsbeslissingen betreffende het tariefreglement en het leeszaalreglement van het Stedelijk Archief van 2 december 2019 worden opgeheven op 31 december 2025 en met ingang van 1 januari 2026 vervangen door het nieuwe reglement dat hierna volgt:
Artikel 2
Het Stadsarchief Ieper verwerft en bewaart kennis over de geschiedenis van Ieper en de Westhoek en draagt die uit. Het Stadsarchief Ieper vormt samen met andere actoren het geheugen van stad en streek. Het beheert en ontsluit het archief van de stad Ieper en zijn rechtsvoorgangers en vervult een voortrekkersrol voor culturele archiefwerking in Ieper en de Westhoek. Speerpunten daarin zijn verwerving, digitalisering, ontsluiting en expertisedeling. Het Stadsarchief Ieper werkt daarvoor in verbinding en verbindend met en voor partnerorganisaties, diverse doelgroepen (van onderzoekers tot vrijwilligers) en het brede publiek.
Artikel 3
De leeszaal van het Stadsarchief is toegankelijk voor iedereen. De toegang is gratis. Er is een bezoekersregistratie voor elke gebruiker of bezoeker. De archiefdepots zijn niet toegankelijk voor het publiek.
Artikel 4
Enkel het strikt noodzakelijke materiaal mag meegenomen worden in de leeszaal. De bezoeker kan gebruik maken van lockers tijdens het bezoek aan het Stadsarchief. Het is niet toegelaten om buiten de openingsuren gebruik te maken van de lockers. Omwille van veiligheid en hygiëne kunnen de lockers na sluitingstijd leeggehaald worden. Het Stadsarchief is niet verantwoordelijk voor schade aan of verlies van voorwerpen bij gebruik van de lockers. Bij verlies van een sleutel wordt 7 euro aangerekend.
Artikel 5
Dieren (met uitzondering van geleidehonden) zijn niet toegelaten in het Stadsarchief. Zelf meegebrachte drank en etenswaren zijn niet toegelaten in het Stadsarchief.
Artikel 6
Alle stukken van de stedelijke overheid en van overheden die ze bij het Stadsarchief in bewaring gaven, zijn openbaar wanneer ze ouder zijn dan 20 jaar.
Als uitzondering hierop wordt de niet-openbaarheid verlengd tot een termijn van:
a) 120 jaar voor stukken die de persoonlijke levenssfeer raken (inclusief bevolkingsregisters). Indien de betrokken persoon is overleden, gelden deze rechten tot 20 jaar na het overlijden van de persoon in kwestie;
b) 50 jaar voor stukken met vertrouwelijkheid van informatie van derden, stukken aangaande internationale betrekkingen, stukken met commerciële informatie en stukken met geheimhoudingsplicht.
Voor stukken jonger dan de hiervoor gestelde termijnen kan het college van burgemeester en schepenen uitzonderingen toestaan, mits de raadpleger een belang doet blijken in de zin van de Wet betreffende de openbaarheid van bestuur of verklaart de Privacywet van 30 juli 2018 te respecteren.
Akten van de burgerlijke stand zijn vrij raadpleegbaar conform de wetten van 18 juni 2018 en 21 december 2018: geboorteakten na 100 jaar, huwelijksakten na 75 jaar, overlijdensakten na 75 jaar.
Voor particuliere archiefstukken gelden dezelfde wettelijke termijnen voor raadpleegbaarheid, behoudens wettelijk toegelaten afwijkingen opgenomen in een bewaargevings- of schenkingsakte.
De bezoekers verbinden zich ertoe de wetgeving tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer, de wetgeving betreffende het auteursrecht en de naburige rechten en overige toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot openbaarheid en raadpleegbaarheid na te leven.
Artikel 7
Bezoekers kunnen archiefstukken op voorhand of in de leeszaal aanvragen voor raadpleging. De archiefstukken worden in de leeszaal geraadpleegd. De archiefmedewerkers kunnen het aantal in lezing gegeven stukken beperken.
De archiefstukken moeten met zorg behandeld worden. Het is niet toegestaan de ordening van archiefstukken te wijzigen of er aantekeningen op aan te brengen. De archiefmedewerkers mogen de lezers de nodige richtlijnen geven. De archiefmedewerkers kunnen niet-raadpleegbaarheid inroepen omwille van bijvoorbeeld de slechte materiële toestand van de stukken of wanneer de persoonlijke levenssfeer van derden in het gedrang kan komen.
Artikel 8
De archiefbibliotheek is geen uitleenbibliotheek. De bezoekers hebben vrije toegang tot de handbibliotheek in de leeszaal. Alle andere publicaties kunnen aangevraagd worden voor raadpleging in de leeszaal.
Artikel 9
Het archiefpersoneel oriënteert de bezoekers. De bezoekers dienen hun onderzoek zelf uit te voeren.
Artikel 10
De archiefstukken mogen in de leeszaal gefotografeerd of gefilmd worden.
Fotokopieën of printafdrukken kosten 0,15 euro/stuk voor A4 en 0,30 euro/stuk voor A3.
Fotokopiëren is uit het oogpunt van bewaring slechts beperkt mogelijk. Ingebonden archiefstukken ouder dan 100 jaar (inclusief oude drukken), kaarten en plannen ouder dan 100 jaar en gezegelde stukken worden niet gefotokopieerd. Voor elke reproductievorm die onmiddellijke of latere schade kan veroorzaken, zijn de archiefmedewerkers bevoegd de reproductie te verbieden.
Artikel 11
Digitaal aanleveren van stukken uit de archiefbibliotheek kost 1 euro per scan.
Voor digitaal aanleveren van collectiestukken zijn volgende tarieven van toepassing:
Fotomateriaal: 5 euro per object
Dossiers: 10 euro per archiefnummer/dossier/bundel
Grootformaat (groter dan A3): 10 euro per object
De aanvrager krijgt eenmalig gebruiksrecht van het object. De aanvrager bezorgt één exemplaar van een eventuele publicatie aan Stadsarchief Ieper. De aanvrager gebruikt een correcte bronvermelding: “Stadsarchief Ieper, naam collectie, objectnummer”. De aanvrager respecteert de wettelijke bepalingen in verband met de intellectuele eigendom van de beelden. Het verkrijgen van eventuele toestemming van de fotograaf of personen die beelden aan de Stad Ieper hebben aangeleverd is de verantwoordelijkheid van de aanvrager.
Artikel 12
Voor genealogische opzoekingen zijn volgende tarieven van toepassing:
5 euro per akte/attest indien naam en voornaam van de persoon zijn gekend, alsook de plaats en jaar (ca.) van geboorte, huwelijk, overlijden.
10 euro per akte/attest indien één van de bovenstaande gegevens ontbreekt (naam, voornaam, plaats, jaar).
Opmaken van gezinssamenstellingen op basis van de bevolkingsregisters: 25 euro per akte/attest.
Artikel 13
Alle betalingen dienen vooraf bij aanvraag of verzoek te gebeuren. Indien een factuur wordt gewenst, wordt 10 euro administratiekosten aangerekend.
Artikel 14
Aan particulieren worden geen stukken in bruikleen gegeven. Organisaties en verenigingen kunnen onder bepaalde voorwaarden stukken uitlenen voor tentoonstellingen en andere publieksgerichte activiteiten. De uitgeleende stukken zullen worden verzekerd van nagel tot nagel en worden tentoongesteld in goede materiële omstandigheden.
Artikel 15
Door gebruik te maken van het Stadsarchief verklaart de gebruiker zich akkoord met dit reglement en de verwerking van persoonsgegevens zoals vermeld in de privacyverklaring https://www.ieper.be/privacybeleid.
Artikel 16
Personen die dit reglement niet naleven of de goede gang van zaken verstoren, kunnen worden uitgesloten van toegang tot en gebruik van het Stadsarchief.
Artikel 17
Het reglement zal door de burgemeester worden bekendgemaakt op de webtoepassing van de stad, met vermelding van zowel de datum waarop het werd aangenomen als de datum waarop het op de webtoepassing bekendgemaakt werd. De toezichthoudende overheid en de algemeen rijksarchivaris worden op de hoogte gebracht van deze bekendmaking.