Notulen  Raad Maatschappelijk Welzijn

Juridische grond en bevoegdheid

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)

Feiten, context en argumentatie

De notulen van de raad van 5 mei 2025 worden voor goedkeuring ter inzage van de raadsleden gelegd.  Er zijn geen opmerkingen geformuleerd, waardoor ze als goedgekeurd kunnen beschouwd worden.

 

Juridische grond en bevoegdheid

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)

Feiten, context en argumentatie

Het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert over de organisatiebeheersing aan het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.

Kader Organisatiebeheersing

Het nieuwe kader organisatiebeheersing kon in 2023 afgewerkt worden en werd voorgelegd aan de GR en RMW van 5 juni 2023.  In het kader opteren we opnieuw om te werken volgens de ‘Leidraad organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen’.  Via het kader willen we met de volledige organisatie drie doelstellingen bereiken: 1) beschikken over een kader dat gebaseerd is op een degelijk model, 2) als organisatie periodiek stil staan bij de werking, de belangrijkste verbeterpunten en risico’s en 3) regelmatig werken aan de manier waarop we organisatiebeheersing opnemen in de organisatie en dit bijsturen waar nodig.

Interne en externe omgevingsanalyse:

In 2024 werd sterk ingezet op de opmaak van de suggestienota.  Deze is het resultaat van een intens traject met het managementteam, met alle diensten, met interdisciplinaire werkgroepen, insteken van medewerkers, …  Kortom iedereen binnen de organisatie kon zijn inbreng doen, wat een grote meerwaarde is en draagvlak creëert. 

• Voor de externe omgevingsanalyse werd een overzicht gemaakt van het beschikbare cijfermateriaal.  De indicatoren uit de burgerbevraging gemeente-stadsmonitor van 2023 werden in januari 2024 gepubliceerd en geanalyseerd voor Ieper.
•  Het financieel kader geeft een beeld van de budgettaire ruimte en aandacht voor behoud van financiële evenwichten.  Om een zo getrouw mogelijk beeld te vormen waar de groep Ieper voor staat, werd een simulatie gemaakt van een meerjarenplan 2026-2031 vanuit een ‘going-concern’-principe.  Met een aantal aannames en het voorbehoud rond belangrijke subsidielijnen vanuit Vlaanderen (zie hoger) werden de exploitatie-uitgaven en -ontvangsten geëxtrapoleerd naar 2026-2031.
• Voor het onderdeel personeel en organisatie werd cijfermateriaal verzameld in verband met personeel.  In 2024 werd ook gestart met een actualisatie van de organogrammen per dienst; dit werk zal in 2025 worden verdergezet.
• Als laatste is er een overzicht van de uitdagingen waarmee het bestuur geconfronteerd zal worden de komende legislatuur.  De focus ligt op nieuwe projecten, ideeën, acties of zaken waar ten opzichte van de huidige werking fundamentele wijziging wordt gezien en/of gevraagd om allerlei redenen.  Hier en daar zullen zaken wel gelinkt zijn aan de dagdagelijkse werking, dat is niet te vermijden en komt dan aan bod omwille van een wijziging.  Ook zitten er zaken bij die al een begin kenden in de vorm van een beslissing, een begin van uitvoering,…. Gezien ze echter invloed hebben op de te besteden middelen, werden ze toch mee opgenomen.
• Alle diensten kregen de kans in een dienstenfiche duiding te geven bij hun opdrachten en werking en de eventuele dienstgebonden aandachtspunten en uitdagingen. 

 

Opstart nieuwe legislatuur:

Bij opstart van een nieuwe legislatuur worden heel wat afspraken (her)bevestigd.  (Beslissingen gemeenteraad en raad maatschappelijk welzijn van 16 december 2024)

• De deontologische code die op 8 mei 2023 werd aangepast en goedgekeurd; wordt behouden.
• Het huishoudelijk reglement, met aanvullende maatregelen in verband met de werking van de raad, werd aangepast en goedgekeurd.
• Het begrip ‘dagelijks bestuur’ moet de stad in staat stellen om, in functie van de omvang van de stad, haar bestuur en haar administratie, op eigen maat en naar eigen inzichten, nadere afspraken te maken over de taakverdeling tussen de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen.   
• Het uitgangspunt hierbij is dat de gemeenteraad de belangrijke richtinggevende beleidskeuzes maakt en het daarbij behorende budget goedkeurt. Het college voert deze beslissingen onder de vorm van dagelijks bestuur uit. Het is dus van belang het begrip dagelijks bestuur goed te definiëren. Het bepaalt immers de bevoegdheidsverdeling tussen de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen.
• De bevoegdheden voor de vaststelling van de reglementen inzake personeelsaangelegenheden (d.i. rechtspositieregeling, arbeidsreglement, personeelspolicies, e.a.), het organogram en de personeelsformatie en het afsluiten van dadingen met personeelsleden die de beëindiging van het dienstverband, en meer bepaald de gevolgen daarvan, tot voorwerp hebben, worden gedelegeerd aan het college van burgemeester en schepenen.

Andere audits en opvolging verbeterpunten

We blijven opvolgen dat de verbeteracties die geprioriteerd werden door het managementteam blijvend uitgevoerd worden. Het statusrapport over deze verbeteracties geeft hierover meer duiding. De meeste acties zijn reeds geïmplementeerd en werden ingebed in de werking.  (vb onthaalbeleid nieuwe medewerkers, Topdesk, klachtenbeheer.)

 De organisatie stelde  zich daarnaast in 2020 kandidaat om als vrijwillige piloot door Audit Vlaanderen een thema-audit te laten uitvoeren over het beheer van de financiële processen die gerelateerd zijn aan het aankoopproces. Het auditrapport werd afgerond in februari 2021. Het werd voorgelegd aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn op 1 maart 2021. Het rapport gaf ons bevestiging dat de aankoopflow (inclusief goedkeurings- en betalingsflow) binnen onze organisatie op een goede manier werkt. De geformuleerde verbeteracties werden toegevoegd aan het overzicht.

In het schepencollege van 10 mei 2021 werd beslist in te tekenen op de basisaudit ICT-veiligheid conform de raamovereenkomst van Audit Vlaanderen hierrond. Uit de audit werden een aantal kwetsbaarheden en risico's geïdentificeerd, zoals deze ook worden aangetroffen bij andere besturen.  De organisatie ging in 2024 verder aan de slag met de suggesties tot verbetering die werden gedaan.

In 2023 was er inspectie van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid & Sociaal overleg met overwegend positief resultaat.  De aandachtspunten uit deze audit werden opgenomen in het jaaractieplan van de interne preventiedienst voor 2024 en volgende jaren. Zo werd er in 2024 een opleiding “hiërarchische lijn” voorzien voor de (nieuwe) leidinggevenden, werden hulptools aangereikt aan de diensten om in voorbereiding van de risico-analyse een inventaris op te maken van alle arbeidsmiddelen en taken.

Op 6 maart 2024 werd door de POD MI (Programmatorische overheidsdienst voor Maatschappelijke integratie) een controle uitgevoerd met betrekking tot de aanwending van COVID-subsidies. Er waren geen opmerkingen; er waren geen “overtollige” subsidies.

Op 2 mei 2024 heeft de RSZ-inspectie directie West-Vlaanderen bij de drie besturen (stad, OCMW en AGB) de controle van de socialezekerheidsaangifte vanaf het 1^ste kwartaal 2021 tem het 4^de kwartaal 2023 beëindigd. Alle vragen en verbeterpunten werden inmiddels aangepakt.

 

Andere initiatieven rond organisatiebeheersing

In 2024 werden heel wat initiatieven rond organisatiebeheersing genomen of verder geïmplementeerd; dit zowel naar het sensibiliseren van medewerkers, als m.b.t. procesoptimalisatie en risicobeheersing.  Hieronder een aantal voorbeelden:

• In 2024 werd er een nieuw informatieveiligheidsplan opgesteld en goedgekeurd.  (CBS en VB 22 april 2024) De implementatie loopt tot en met 2027.
• Het thema informatieveiligheid werd ingebed in het onthaaltraject voor nieuwe medewerkers. Tijdens de onthaaldag geeft de DPO of een collega toelichting hierrond. Er werd in 2024 een nieuwe DPO aangesteld na pensioen van vorige DPO.  De medewerker kon in 2024 de nodige opleidingen volgen.
• Naast de invoering van New Horizon werd ook een hulpverleningskader uitgewerkt en werd deze gekoppeld aan de REMI-tool van het Thomas Moore-instituut. Met de REMI-tool kan op een objectieve wijze worden vastgesteld of de leefsituatie van een gezin voldoende menselijk waardig is. Het reikt aan maatschappelijk werkers een wetenschappelijk kader om op maat van elke cliëntsituatie een diagnose te maken van de behoeftigheid van een gezin. Daarnaast werd binnen de dienst een hulpverleningskader uitgewerkt. Dit biedt een kader aan maatschappelijk werkers om te bepalen op welke financiële ondersteuning - naast de financiële hulp ikv de federale wetgeving (onder meer leefloon) - een gezin recht geeft. Het hulpverleningskader en de REMI-tool bieden meer transparantie, zowel voor de maatschappelijk werkers en hun leidinggevenden, de cliënten en de leden van het BCSD.
• In 2023 implementeerde de sociale dienst van het OCMW een nieuw softwarepakket, New Horizon van CEVI. Hierbij werden de bestaande processen waar nodig bijgestuurd in functie van een vlot administratief verloop binnen de nieuwe software. De toepassing maakt het mogelijk om meer overzicht te hebben mbt de verrichtingen in elk dossier. Alle processen kunnen op heden binnen één softwarepakket voorbereid worden. In functie van betalingen is er een koppeling met de boekhoudtoepassing. De sociale verslagen kunnen sinds 2024 automatisch doorstromen naar het E-notulenprogramma.
• In 2023 werd een platform geïmplementeerd om documenten digitaal te kunnen handtekenen.  Doelstelling is minder verloop van documenten, snellere afhandeltijd, digitale briefwisseling en dossiervorming. Steeds meer documenten vinden in 2024 hun weg voor ondertekening via dit platform.  Komend jaar voorzien we dit systeem te koppelen met notulenbeheer en postregistratie.
• Het gebruik van de software Topdesk om problemen/vragen door te geven, op te volgen en te analyseren werd in 2024 verder ingezet voor vragen voor de diensten communicatie, archief, Informatiebeheer en informatieveiligheid, alsook voor ondersteuning ivm softwaretoepassingen eNotulen, Primetime, Postbeheer en Beeldbank.
• Het klachtenreglement werd goedgekeurd in GR en RMW van 7 maart 2022. In 2023 werd het proces voor behandeling klachten, meldingen en openbaarheid van bestuur geoptimaliseerd. In 2024 werd dit geoptimaliseerde proces verder toegepast.
• Het ziekte-en re-integratie beleid werd verder toegepast. In gesprek met de medewerker en de leidinggevende wordt de meest geschikte piste onderzocht, waarna (gedeeltelijke) werkhervatting of een andere beslissing op basis van medisch onderzoek genomen wordt.

Juridische grond en bevoegdheid

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)

 

Feiten, context en argumentatie

Naar aanleiding van de installatie van het nieuwe bestuur, dient de Raad voor Maatschappelijk Welzijn een vertegenwoordiger aan te duiden voor de Algemene Vergadering van EthiasCO. Deze vertegenwoordiger zal de belangen van het OCMW behartigen.

Het OCMW (Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn) van Ieper bezit 3 aandelen die gelijk zijn aan evenveel stemmen.

Juridische grond en bevoegdheid

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)

 

Feiten, context en argumentatie

Met schrijven van 2 mei 2025 nodigt EthiasCo uit op de digitale Gewone Algemene Vergadering op 12 juni 2025 om 10 uur.
Het aantal deelbewijzen en dus stemmen bedraagt 3 deelbewijzen/stemmen.

De agenda van deze vergadering vermeldt:

1. Verslag van de Raad van bestuur over het boekjaar 2024
2. Goedkeuring van de jaarrekening op 31/12/2024 en bestemming van het resultaat (inclusief de toekenning van het dividend)
3. Kwijting aan de bestuurders
4. Kwijting aan de commissaris
5. Statutaire benoemingen - Client Board

Vanaf 26 mei 2025 ontvangen de vertegenwoordigers alle praktische instructies om te stemmen: ofwel vooraf, tussen 26 mei en 11 juni, ofwel live, tijdens de Algemene Vergadering op 12 juni om 10 uur.

Juridische grond en bevoegdheid

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)

Feiten, context en argumentatie

In de gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn en de raad van bestuur AGB Vauban van 28 maart 2022 werd de toetreding tot OFP Prolocus goedgekeurd, voor respectievelijk stad, OCMW en AGB Vauban.

Elk lid van OFP Prolocus dient een vertegenwoordiger en afgevaardigde aan te duiden die voor de algemene vergadering uitgenodigd worden.

De eerstvolgende algemene vergadering van OFP Prolocus vindt plaats op 17 juni 14u30 in het Concertgebouw Brugge. De Raad van Bestuur zal daar onder meer het jaarverslag 2024 van het OFP ter goedkeuring voorleggen.

 

Op basis van de statuten van het OFP heeft elke toegetreden organisatie dan ook stemrecht in de algemene vergadering, volgens deze spelregels: 

 

• Iedere werkgever dient een vaste stemgerechtigde vertegenwoordiger (en eventueel een plaatsvervanger) aan te duiden voor de algemene vergadering van het fonds. 
• Deze vertegenwoordiging in de algemene vergadering van OFP Prolocus is onbezoldigd.
• de vertegenwoordiger moet bestuurder, lid van het directiecomité, of werknemer van de entiteit zijn;
• de vaste vertegenwoordiger kan conform Art. 15 van WIBP ook aangeduid worden uit de onderneming, instelling of entiteit die een controlebevoegdheid uitoefent over de bijdragende onderneming (dit is bijvoorbeeld het geval in de relatie gemeente – AGB, maar niet in de relatie gemeente – OCMW); 
• conform Art. 17.2.3. van de statuten van het fonds kunnen alle leden van de algemene vergadering zich ook laten vertegenwoordigen door een ander lid van dezelfde groep mits een schriftelijke volmacht.

In de praktijk is het dus mogelijk om een gemeente en een OCMW door eenzelfde persoon te laten vertegenwoordigen, wanneer deze persoon een beleidsverantwoordelijke is. Indien aangeduid vanuit de administratie dan gelden er striktere voorwaarden (er moet dan een controlebevoegdheid zijn van de ene entiteit over de andere).

Indien er maar één persoon als vertegenwoordiger wordt afgevaardigd voor twee werkgevers dan heeft deze persoon een dubbel stemrecht in de algemene vergadering. Wanneer deze vertegenwoordiger niet kan deelnemen, dan kan er conform de statuten enkel een volmacht gegeven worden aan een ander lid van de algemene vergadering, dus niet aan iemand van de eigen organisatie. Dit is enkel mogelijk indien er minstens twee personen van de eigen organisatie als vaste vertegenwoordiger zijn aangeduid.

 

Concreet wordt volgend voorstel gedaan (idem als bij vorige legislatuur):

• Vertegenwoordiger = Emmily Talpe als schepen van personeel
• Opvolger = Miguel Gheysens als schepen van financiën voor stad + OCMW en Peter De Groote als schepen en lid van RVB AGB Vauban
  

	Stad	OCMW	AGB
Vertegenwoordiger	Emmily Talpe	Emmily Talpe	Emmily Talpe
Opvolger	Miguel Gheysens	Miguel Gheysens	Peter De Groote

 

Juridische grond en bevoegdheid

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018).

Besluit Vlaamse Regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeente, provincies, openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen.

Ministerieel besluit tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen.

Feiten, context en argumentatie

De raad wordt gevraagd kennis te nemen van de jaarrekening 2024 van het stadsbestuur Ieper, deel OCMW, en deze goed te keuren en vast te stellen.

De jaarrekening 2024 kan als volgt worden samengevat :

I.Exploitatiebudget	14.372.536
II.Investeringsbudget	-14.875.923
IV.Financieringssaldo	-1.273.068
V.Budgettair resultaat van het boekjaar	-1.776.455
VI. Gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar	68.794.840
VII. Gecumuleerd budgettair resultaat	67.018.385
VIII. Onbeschikbare gelden	24.440.664
VIII. Beschikbaar budgettair resultaat	42.577.722