Besluit Gemeenteraad

ma 06/11/2023 - 19:30

Reglement betreffende de erkenning en subsidiëring van lokale verenigingen werkzaam rond internationale solidariteit - goedkeuring

Aanwezig: Ann-Sophie Himpe, Voorzitter
Philip Bolle, Patrick Benoot, Ives Goudeseune, Valentijn Despeghel, Diego Desmadryl, Dimitry Soenen, Eva Ryde, Schepenen
Thijs Descamps, Sarah Bouton, Gaetan Dumoulin, Danny Metsu, Evelyn Bouchaert, Andy Verkruysse, Katrien Desomer, Jo Baert, Peter De Groote, Stephaan De Roo, Miet Durnez, Jan Laurens, Stefaan Williams, Miguel Gheysens, Peter Dehaerne, Sam Vancayseele, Diederik Vandenbilcke, Nancy Six, Saskia Dehollander, Raadsleden
Stefan Depraetere, Algemeen directeur

Verontschuldigd: Emmily Talpe, Burgemeester
Edouard Wallays, Jan Delie, Hans Feys, Raadsleden

Juridische grond en bevoegdheden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)

Feiten, context en argumentatie

Het reglement over de erkenning en subsidiëring van lokale verenigingen werkzaam rond internationale solidariteit (voorheen Noord-Zuid) is aan herziening toe. In samenwerking met de Noord-Zuid-raad werd een nieuw reglement uitgewerkt.

De voornaamste wijzigingen zijn:

Erkenning: duidelijke en controleerbare voorwaarden voor de erkenning van verenigingen.
Werkingssubsidie:

Verenigingen niet meer belonen voor vergaderen met de adviesraad, vooral belonen om dingen te doen (activiteiten).
Subsidie aanvragen tegen eind januari mbt het voorbije kalenderjaar (vroeger was het aanvragen tegen begin december mbt de voorbije maanden dec-nov)
Beslissing: aanvragen worden niet langer door de stedelijke adviesraad behandeld. De dienst Internationale Solidariteit toetst de aanvragen af aan het reglement en formuleert vervolgens een advies aan het schepencollege. Het college beslist.

Projectsubsidie:

Duidelijke en controleerbare voorwaarden.
Duidelijke sancties bij inbreuken op het reglement.
Beslissing: aanvragen worden niet langer door de stedelijke adviesraad behandeld. De dienst Internationale Solidariteit toetst de aanvragen af aan het reglement en formuleert vervolgens een advies aan het schepencollege. Het college beslist.

Financiële gevolgen

De vereiste middelen zijn voorzien in het meerjarenplan van stad Ieper op 2023/ACS404/0160-0/649830/STAD/CBS/IP-GEEN.

Adviezen

De Noord-Zuid-raad adviseert unaniem positief. Dit dankzij een participatief proces van bijna een jaar, waarbij de adviesraad meermaals feedback kon geven over het ontwerp van dit reglement. Dit reglement kwam aan bod op volgende bijeenkomsten van de Noord-Zuid-raad: 23/01/2023, 15/03/2023, 25/04/2023, 12/06/2023 en 18/09/2023.

De juridische dienst en de financiële dienst adviseren positief.

Beschikkend gedeelte

Op basis van deze overwegingen besluit de gemeenteraad met 25 ja stemmen tegen 2 neen stemmen (de raadsleden Six en Dehollander) :

Artikel 1: het reglement betreffende de erkenning en subsidiëring van lokale verenigingen werkzaam rond internationale solidariteit goed te keuren als volgt:

Artikel 1:

§1 Dit reglement regelt de erkenning van lokale verenigingen werkzaam rond internationale solidariteit (hoofdstuk 1) en de daaraan verbonden werkingssubsidie (hoofdstuk 2) en projectsubsidie (hoofdstuk 3).

§2 Internationale solidariteit gaat over rechtvaardigheid. Het gaat over het nastreven van universele mensenrechten binnen de grenzen van de planeet. Internationale solidariteit realiseren is een gedeelde verantwoordelijkheid van iedereen. Het is een hoopvol verhaal.

Hoofdstuk 1: Erkenning als vereniging voor internationale solidariteit

Artikel 2: Stad Ieper erkent verenigingen werkzaam rond internationale solidariteit wanneer ze voldoen aan volgende voorwaarden:

De vereniging werkt rond internationale solidariteit. Deze werking en activiteiten zijn in geen geval strijdig met de Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen (Sustainable Development Goals of SDG’s) van de VN.
De vereniging is een vereniging zonder winstoogmerk (VZW) of een feitelijke vereniging met zetel in Ieper. Ook in Ieper gevestigde afdelingen van nationale ngo’s komen in aanmerking.
De vereniging moet aantonen dat zij het voorbije kalenderjaar minstens 1 activiteit overeenkomstig artikel 5 heeft georganiseerd voor een ruim publiek in Ieper.
De vereniging wordt geleid door een bestuur dat minimum uit 2 leden bestaat die op een verschillend adres wonen, waarvan minstens één in Ieper.
De vereniging werkt minimaal 2 keer per jaar mee aan een initiatief van de dienst of de stedelijke raad Internationale Solidariteit.
Het werkingsgebied van de vereniging valt binnen een land dat voorkomt in één van de vier categorieën van de 'DAC List of ODA Recipients'.

Artikel 3: De aanvraag tot erkenning als Ieperse vereniging voor internationale solidariteit moet schriftelijk gericht worden aan de dienst Internationale Solidariteit. De erkenning stopt wanneer een vereniging niet langer voldoet aan de voorwaarden uit artikel 2. Dit wordt minstens één keer per jaar geëvalueerd door de dienst Internationale Solidariteit bij de verdeling van de werkingssubsidie.

Hoofdstuk 2: werkingssubsidie voor erkende verenigingen voor internationale solidariteit

Artikel 4: Enkel erkende verenigingen voor internationale solidariteit, overeenkomstig hoofdstuk 2 van dit reglement, komen in aanmerking voor deze werkingssubsidie. Dit met uitzondering van de verenigingen die nominatief in het meerjarenplan van stad Ieper opgenomen zijn.

Artikel 5:

§1 Voor de werkingssubsidie is een budget voorzien in het meerjarenplan van stad Ieper. Dit budget wordt verminderd met de toelages voor verenigingen die nominatief in het meerjarenplan opgenomen zijn. Het resterende bedrag wordt opgesplitst in twee gelijke delen. Eén helft voor de forfaitaire basistoelage van de werkingssubsidie en één helft voor het variabele deel ervan.

§2 De forfaitaire basistoelage wordt in gelijke delen verdeeld onder de erkende verenigingen.

§3 Het variabele deel wordt verdeeld volgens de regel van drie op basis van het aantal activiteiten dat de vereniging organiseert. Deze activiteiten zijn gericht op internationale solidariteit en toegankelijk voor een ruim publiek. Bij de beoordeling van activiteiten worden volgende bepalingen in acht genomen:

Volgende activiteiten komen in aanmerking:

sensibiliseringsactiviteiten voor een ruim publiek (al dan niet digitaal) (vb tentoonstellingen, workshops, social mediacampagne,…);
Organiseren van vorming voor een ruim publiek;
verbindende activiteiten (vb multicultureel café).

financiële inzamelacties ten voordele van eigen projecten zonder educatief programma komen niet in aanmerking.
Een activiteitenreeks wordt gezien als één activiteit.
Een maximum van één activiteit per week.
Ook activiteiten in aangrenzende gemeenten van Ieper komen in aanmerking voor het variabele deel.

Artikel 6: De werkingssubsidie van het voorbije werkjaar wordt aangevraagd tegen eind januari bij de dienst internationale solidariteit aan de hand van het voorziene aanvraagformulier. De vereniging voorziet de nodige bewijsstukken om aan te tonen dat ze voldoen aan de erkenningsvoorwaarden uit artikel 2 (o.a. lijst met bestuurders) en welke activiteiten ze tijdens het werkjaar organiseerden (vb. uitnodiging, affiche, persartikel, foto’s,…)

Hoofdstuk 3: projectsubsidie voor erkende verenigingen voor internationale solidariteit

Artikel 7: Enkel erkende verenigingen voor internationale solidariteit, overeenkomstig hoofdstuk 1 van dit reglement, komen in aanmerking voor deze projectsubsidie.

Artikel 8: Projecten moeten voldoen aan volgende voorwaarden:

Een nog uit te voeren actie;
Een duidelijke begin- en einddatum;
Een aantoonbaar resultaat;
Op geen enkel vlak in strijd zijn met de SDG’s;
Een land of regio binnen het werkingsgebied van de vereniging;
Het project wordt geformuleerd vanuit een vraag of nood van de lokale bevolking, de doelgroep wordt betrokken bij de totstandkoming en uitwerking van het project;
Het project komt rechtstreeks ten goede aan de lokale bevolking en is aangepast aan de mogelijkheden van het land. De bevolking wordt daardoor in de mogelijkheid gesteld om hun levenssituatie en deze van de volgende generaties te verbeteren;
Het project moet een duurzaam (blijvend) karakter hebben. Loonkosten, energiekosten en huurkosten komen niet in aanmerking. Infrastructuurwerken kunnen gefinancierd worden op voorwaarde dat ze geen doel op zich zijn, maar een essentieel instrument vormen om het ontwikkelingsproces op gang te trekken;
Alle andere subsidiekanalen voor het project moeten uitdrukkelijk meegedeeld worden. Projecten die al financieel gesteund worden door stad Ieper komen niet in aanmerking.

Artikel 9: De projectsubsidie wordt voor 1 maart aangevraagd bij de dienst Internationale Solidariteit aan de hand van het voorziene aanvraagformulier met daarin onder andere een gedetailleerde begroting. Indien het budget niet volledig opgenomen werd kan een tweede aanvraagronde georganiseerd worden.

Artikel 10: De ingediende projecten worden behandeld door de dienst Internationale Solidariteit. Het college van burgemeester en schepenen van de stad Ieper beslist over de toekenning van de subsidie. De hoogte van het bedrag wordt bepaald in verhouding tot de ingediende kosten in het aanvraagformulier. De projectsubsidie kan maximum de helft van deze kosten bedragen en maximum 2500 euro. Een vereniging kan slechts 1 maal per ronde een aanvraag indienen en slechts 1 maal per jaar projectsubsidie ontvangen.

Artikel 11: De vereniging bezorgt minstens één inhoudelijk werkingsverslag over het project en een financieel verslag met de nodige bewijsstukken (rekeningen, facturen, kostennota’s) binnen de twee jaar na de goedkeuring van het project. De vereniging moet aanvaarden om bijkomende verantwoording af te leggen over de aanwending van de toelage (betalingsbewijzen, foto’s,...).

Artikel 12: De toegekende steun mag niet afgeleid worden naar een ander onderdeel van het project, dat niet vermeld werd in de oorspronkelijke projectomschrijving. Bij eventuele wijziging in de realisatie van het project moet de vereniging akkoord vragen aan de dienst Internationale Solidariteit.

Artikel 13: De toegekende steun wordt volledig uitbetaald na goedkeuring van het project en nadat alle informatie zoals bedoeld onder artikel 15 werd aangeleverd. Indien na uitbetaling van de projectsubsidie wordt vastgesteld dat niet (langer) voldaan wordt aan de bepalingen van dit reglement, dan kan het college van burgemeester en schepenen van stad Ieper het bedrag al dan niet gedeeltelijk terugvorderen of afhouden van de werkingssubsidie.

Slotbepalingen

Artikel 14: Verenigingen die al werkingssubsidies ontvangen van stad Ieper kunnen geen gebruik maken van de werkingssubsidies voorzien in dit reglement.

Artikel 15: Bij twijfel over de erkenning of toekenning van subsidies, kan advies ingewonnen worden van de stedelijke adviesraad Internationale Solidariteit of kan er extra bewijsmateriaal gevraagd worden aan de aanvrager door de dienst Internationale Solidariteit. Stad Ieper kan ook bijkomende informatie vragen om zekerheid te krijgen over de aanwending van de middelen, de naleving van regelgeving en procedures, en de voorkoming van fraude.

Artikel 16: Dit reglement wordt van kracht vanaf 1 januari 2024.

Artikel 2: Het college van burgemeester en schepenen is belast met de uitvoering van dit reglement.

Artikel 3: Het reglement zal door de burgemeester worden bekendgemaakt op de webtoepassing van de stad, met vermelding van zowel de datum waarop het werd aangenomen als de datum waarop het op de webtoepassing bekendgemaakt werd. De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van deze bekendmaking.