Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
De notulen van de raad van 2 mei 2022 worden voor goedkeuring ter inzage van de raadsleden gelegd. Er zijn geen opmerkingen geformuleerd, waardoor ze als goedgekeurd kunnen beschouwd worden.
Op basis van deze overwegingen besluit de raad met 20 ja stemmen en 6 onthoudingen (de raadsleden De Roo, Laurens, Desomer, Williams, Gheysens en Dehaerne) en 1 niet gestemd (raadslid De Groote) de notulen van 2 mei 2022 goed te keuren.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
Statuten Vereniging Ons Tehuis
In zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 2 mei 2022 nam de raad kennis van het ontslag van de heer Jan Breyne als raadslid.
In zitting van 28 januari 2019 werd de heer Jan Breyne aangeduid als lid in de algemene vergadering van de Vereniging Ons Tehuis.
Gezien de heer Breyne niet langer zetelt in de raad voor maatschappelijk welzijn, dient voorzien in zijn vervanging in de algemene vergadering van Vereniging Ons Tehuis.
Op basis van deze overwegingen besluit de raad met algemeenheid van stemmen :
Artikel 1: raadslid Peter Dehaerne aan te duiden als lid in de algemene vergadering van de Vereniging Ons Tehuis.
Artikel 2: afschrift te bezorgen aan Vereniging Ons Tehuis.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018).
Besluit Vlaamse Regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeente, provincies, openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen.
Ministerieel besluit tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen.
De raad wordt gevraagd kennis te nemen van de jaarrekening 2021 van het stadsbestuur Ieper, deel OCMW, en deze goed te keuren en vast te stellen.
De jaarrekening 2021 kan als volgt worden samengevat :
| I.Exploitatiebudget |
9.352.073 |
| II.Investeringsbudget |
-5.871.643 |
| IV.Financieringssaldo |
3.480.430 |
| V.Budgettair resultaat van het boekjaar |
3.394.345 |
| VI. Gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar |
63.032.744 |
| VII. Gecumuleerd budgettair resultaat |
66.427.089 |
| VIII. Onbeschikbare gelden |
28.212.872 |
| VIII. Beschikbaar budgettair resultaat |
36.778.166 |
Op basis van deze overwegingen neemt de raad kennis van het deel OCMW Ieper van de jaarrekening 2021 van het stadsbestuur en stelt deze vast met 16 ja stemmen en 11 onthoudingen (de raadsleden De Roo, Laurens, Desomer, Williams, De Groote, Gheysens, Dehaerne, Six, Dehollander, Sabels en Vancayseele).
De gemeenteraad keurde op 1 oktober 2007 het interne controlesysteem goed. Begin 2009 is, onder impuls van vzw Bbest, met enkele andere gemeenten (Essen, Stekene en Temse) een samenwerking aangegaan voor de implementatie van het EFQM-systeem van zelfevaluatie in onze stedelijke organisatie met oplijsting van sterke en zwakke punten. Op 5 maart 2012 nam de gemeenteraad akte van de stand van zaken van deze verbeteracties.
In 2016 was het tijd voor een nieuwe zelfevaluatie, dit keer voor de geïntegreerde organisatie stad en OCMW. Hiervoor stapte Ieper mee in het Begeleidingstraject Organisatiebeheersing van De School voor Bestuursrecht ism WIVO (ondertussen VONK). Samen met enkele andere West-Vlaamse steden en gemeenten werd Ieper aan de hand van een zestal sessies doorheen de implementatie van een organisatiebeheersingssysteem geloodst (zelfevaluatie, bepalen verbeteracties, periodieke opvolging,...).
Het schepencollege, het MAT, de diensthoofden en enkele medewerkers werden bevraagd over de organisatiebeheersing van stad en OCMW Ieper. Deze bevraging gebeurde a.h.v. vragenlijsten die opgesteld werden door VONK op basis van de Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen. Deze leidraad is opgemaakt door Audit Vlaanderen en geeft een blauwdruk hoe een lokaal bestuur de organisatie kan beheersen op 10 thema's van organisatiemanagement:
1. Doelstellingen, proces-en risicomanagement
2. Belanghebbendenmanagement
3. Monitoring
4. Organisatiestructuur
5. HRM
6. Organisatiecultuur
7. Informatie & Communicatie
8. Financieel management
9. Facilitaire middelen
10. ICT
Uit deze bevraging volgden een reeks verbeteracties die midden 2017 geprioriteerd werden door het managementteam en op 18 september 2017 ter kennis werden gegeven aan het schepencollege.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
Alsook de artikels 217 tot 224 betreffende organisatiebeheersing.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
Het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert over de organisatiebeheersing aan het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
Er werd verder werk gemaakt van de verbeteracties die in 2017 geprioriteerd werden door het managementteam. Het statusrapport over deze verbeteracties geeft hierover meer duiding. Er is evenwel nood aan een nieuwe zelfevaluatie organisatiebeheersing. De meeste acties die in 2017 geprioriteerd werden zijn uitgevoerd of lopende. Ondertussen zijn ook nieuwe inzichten en prioriteiten ontstaan, niet in het minst n.a.v. Covid-19. Zo kregen een aantal thema's van de ene dag op de andere hoogste prioriteit zoals personeelsbeleid (telewerkbeleid, uitgebreidere uurregeling, interne preventie,...), digitalisering/ICT (bandbreedte, mobiele toestellen, digitale samenwerking en informatiedeling, security,...), informatieveiligheid en facilitair management (veilige bureau's, vergaderzalen, balies,...).
Daarnaast stelde de organisatie zich kandidaat om als vrijwillige piloot door Audit Vlaanderen een thema-audit te laten uitvoeren over het beheer van de financiële processen die gerelateerd zijn aan het aankoopproces. Het auditrapport werd afgerond in februari 2021. Het werd voorgelegd aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn op 1 maart 2021. Het rapport geeft ons bevestiging dat de aankoopflow (inclusief goedkeurings- en betalingsflow) binnen onze organisatie op een goede manier werkt. De geformuleerde verbeteracties werden toegevoegd aan het overzicht van de acties dat in 2017 werd opgemaakt.
Tijdens de audit kwam ook de aanpak rond organisatiebeheersing aan bod. Het rapport geeft mee dat rapporteringen telkens op een degelijke manier gebeuren met aandacht voor de situering van organisatiebeheersing, een terugblik op het afgelopen jaar en de mededeling van lopende/toekomstige projecten.
In het schepencollege van 10 mei 2021 werd beslist in te tekenen op de basisaudit ICT-veiligheid conform de raamovereenkomst van Audit Vlaanderen hierrond. Uit de audit werden een aantal kwetsbaarheden en risico's geïdentificeerd, zoals deze ook worden aangetroffen bij andere besturen. De organisatie ging aan aan de slag met de suggesties tot verbetering die werden gedaan.
Hoewel onze organisatie regelmatig goede stappen zet om haar werking te verbeteren, dient ze haar kader voor organisatiebeheersing nog te vervolledigen/herwerken en opnieuw formeel te laten goedkeuren door de raden, bv formeel vastleggen van periodiciteit waarmee de werking minimaal geëvalueerd wordt. Doelstelling is nog in 2022 de formalisering van het geüpdatete kader organisatiebeheersing op de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn te agenderen.
De raad neemt hiervan akte met 19 ja stemmen en 6 onthoudingen (de raadsleden Laurens, Desomer, Williams, De Groote, Gheysens en Dehaerne) en 2 niet gestemd (de raadsleden Sabels en Vancayseele).
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 56 en 57, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
In de gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn en raad van bestuur AGB Vauban van 28 maart 2022 werd de toetreding tot OFP Prolocus goedgekeurd, voor respectievelijk stad, OCMW en AGB Vauban.
Elk lid van OFP Prolocus dient een vertegenwoordiger en afgevaardigde aan te duiden die voor de algemene vergadering uitgenodigd worden.
De eerstvolgende vergadering van OFP Prolocus vindt plaats op 30 juni 2022.
Iedere werkgever dient een vaste stemgerechtigde vertegenwoordiger (en eventueel een tweede ‘vervanger’) aan te duiden voor de algemene vergadering van het fonds. Dit geldt dus ook voor de besturen die zich in een MIPS-groep verenigen (elk bestuur dient dus minstens één vaste stemgerechtigde vertegenwoordiger aan te duiden). Deze persoon is idealiter een beleidsverantwoordelijke maar kan ook vanuit de administratie aangeduid worden. Deze vertegenwoordiging in de algemene vergadering van OFP Prolocus is onbezoldigd.
Concreet gezien gelden hierrond de volgende spelregels :
de vertegenwoordiger moet bestuurder, lid van het directiecomité, of werknemer van de entiteit zijn;
de vaste vertegenwoordiger kan conform Art. 15 van WIBP ook aangeduid worden uit de onderneming, instelling of entiteit die een controlebevoegdheid uitoefent over de bijdragende onderneming (dit is bijvoorbeeld het geval in de relatie gemeente – AGB, maar niet in de relatie gemeente – OCMW);
conform Art. 17.2.3. van de statuten van het fonds kunnen alle leden van de algemene vergadering zich ook laten vertegenwoordigen door een ander lid van dezelfde groep mits een schriftelijke volmacht.
In de praktijk is het dus mogelijk om een gemeente en een OCMW door eenzelfde persoon te laten vertegenwoordigen, wanneer deze persoon een beleidsverantwoordelijke is. Indien aangeduid vanuit de administratie dan gelden er striktere voorwaarden (er moet dan een controlebevoegdheid zijn van de ene entiteit over de andere).
Indien er maar één persoon als vertegenwoordiger wordt afgevaardigd voor twee werkgevers dan heeft deze persoon een dubbel stemrecht in de algemene vergadering. Wanneer deze vertegenwoordiger niet kan deelnemen, dan kan er conform de statuten enkel een volmacht gegeven worden aan een ander lid van de algemene vergadering, dus niet aan iemand van de eigen organisatie. Dit is enkel mogelijk indien er minstens twee personen van de eigen organisatie als vaste vertegenwoordiger zijn aangeduid (bijvoorbeeld gemeente en OCMW hebben hun eigen vaste vertegenwoordiger, of twee personen van de gemeente zijnde een titularis en zijn/haar vervanger).
Concreet wordt volgend voorstel gedaan:
|
|
Stad |
OCMW |
AGB |
| Vertegenwoordiger |
Patrick Benoot |
Patrick Benoot |
Patrick Benoot |
| Opvolger |
Eva Ryde |
Eva Ryde |
Ives Goudeseune |
De opvolger kan sowieso optreden voor de vertegenwoordiger.
Indien noch Patrick Benoot, noch Eva Ryde zouden kunnen, dan kan je een volmacht geven aan iemand anders van de algemene vergadering, wat dan logischerwijs Ives Goudeseune zou kunnen zijn.
Op basis van deze overwegingen besluit de raad voor maatschappelijk welzijn met 25 ja stemmen en 2 onthoudingen :
Artikel 1: De heer Patrick Benoot wordt afgevaardigd als vertegenwoordiger in de algemene vergadering van OFP Prolocus.
Artikel 2: Mevrouw Eva Ryde wordt aangeduid als vervanger van voorgaande indien hij niet aanwezig kan zijn.
Namens Raad Maatschappelijk Welzijn,
Stefan Depraetere
Algemeen directeur
Ann-Sophie Himpe
Voorzitter