Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (B.S. 15 februari 2018), en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (B.S. 19.12.2018)
Het afgelopen jaar werd een intensief traject gelopen met de cultuurraad om de toelagereglementen grondig te hervormen. Het bestaande toelagereglement aan culturele verenigingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 01/12/2025, omvat zowel de werkingssubsidie (basissubsidie + variabele subsidie) als de projectsubsidie. Er wordt voorgesteld om dit op te splitsen in twee aparte reglementen.
Het reglement dat nu ter goedkeuring voorligt betreft het toelagereglement cultuurprojecten. Het is een grondige herwerking van het bestaande reglement. Het nieuwe reglement ambieert een verbetering op volgende punten:
Gezien de fundamentele wijzigingen is het aangewezen om het nieuwe reglement na één jaar te evalueren in samenwerking met de raad van bestuur van de stedelijke cultuurraad.
De hervorming van de toelages aan erkende cultuurverenigingen en cultuurprojecten is geen besparing. De budgetten in het meerjarenplan blijven gelijk. Het budget voor de toelage aan cultuurprojecten zal echter mogelijks meer bevraagd worden omdat de doelgroep niet langer beperkt wordt tot erkende cultuurverenigingen. Het budget voor de werkingssubsidie aan erkende cultuurverenigingen zal daarentegen mogelijks minder bevraagd worden door de gewijzigde erkenningsvoorwaarden en subsidievoorwaarden. Overschot in het budget van de werkingssubsidie zal toegevoegd worden aan het budget voor cultuurprojecten.
De raad van bestuur van de stedelijke cultuurraad werkte intensief mee aan de hervorming van de nieuwe reglementen. Op 09 juni 2026 gaf de raad van bestuur positief advies over het toelagereglement cultuurprojecten dat nu ter goedkeuring aan de gemeenteraad wordt voorgelegd. Alleen over wedstrijden en (buitenlandse) reizen bleef de raad van bestuur verdeeld, waarna het college een voorstel formuleerde.
Op basis van deze overwegingen besluit de gemeenteraad met 17 ja stemmen en 4 onthoudingen (de raadsleden Six, Himpe, Dehollander en Kinoo) tegen 11 neen stemmen (de raadsleden Goudeseune, Bolle, V. Despeghel, N. Vandamme, W. Vandamme, Bossaert, J. Despeghel, Bibuljica, Deygers, Demeyere en Louwyck):
Hoofdstuk 1 - Doelstelling
Artikel 1 – Doelstelling
Binnen de perken van de kredieten voorzien in het meerjarenplan verleent stad Ieper subsidies aan cultuurprojecten ter stimulering van vernieuwende, kwalitatieve of grootschalige culturele initiatieven.
Het reglement heeft tot doel individuele kunstenaars en verenigingen aan te moedigen om culturele activiteiten uit te werken die een breed publiek bereiken en bijdragen aan de culturele dynamiek binnen de stad Ieper.
Meerdaagse representaties van erkende cultuurverenigingen in binnen- of buitenland kunnen via ditzelfde reglement ook steun van stad Ieper krijgen.
TITEL 1 - PROJECTSUBSIDIE
Hoofdstuk 2 – Voorwaarden voor projectsubsidie
Artikel 2 – Voorwaarden aanvrager
§1. Volgende aanvragers komen in aanmerking voor een projectsubsidie:
§2. Per aanvrager is slechts één goedgekeurde subsidieaanvraag op basis van het toelagereglement cultuurprojecten mogelijk per indienperiode zoals beschreven in de artikels 8 en 19 §2.
Verschillende erkende cultuurverenigingen die samen één werkingssubsidie krijgen worden beschouwd als dezelfde aanvrager. Groeperingen of afdelingen van eenzelfde erkende cultuurvereniging die afzonderlijk een werkingssubsidie krijgen worden beschouwd als verschillende aanvragers. Dat betekent dat artikel 8 (aparte vereniging) van het reglement werkingssubsidie cultuurverenigingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 29 juni 2026, ook op de aanvragen voor projectsubsidie van toepassing is.
Artikel 3 – Voorwaarden project
Om in aanmerking te komen voor een subsidie moet het project voldoen aan alle volgende voorwaarden:
1. Het project vindt plaats op het grondgebied van de stad Ieper.
2. Het project is cultureel van aard: met een artistiek, cultureel, erfgoed-, participatief of creatief karakter.
3. Het project is publiek toegankelijk. Een publiek toegankelijk project is een project waarop iedereen welkom is. Of een project al dan niet publiek toegankelijk is, blijkt duidelijk uit het gebruik van promotiekanalen die een grote groep van inwoners bereiken zoals onder meer:
Projecten die uitsluitend toegankelijk zijn voor leden of op persoonlijke uitnodiging plaatsvinden, worden niet beschouwd als publiek toegankelijke projecten.
4. Het project behoort niet tot de reguliere werking van de aanvrager. Het project kan een samenhangend geheel vormen van verschillende acties of activiteiten die een vooraf geformuleerd resultaat beogen.
5. Het project is begrensd in tijd en financiële investering.
6. Het project heeft een realistische timing en is praktisch uitvoerbaar.
7. Het project mag geen winstoogmerk hebben en mag geen commerciële doeleinden nastreven:
Artikel 4 – Niet-subsidiabele kosten
Volgende kosten komen niet in aanmerking voor projectsubsidie:
Artikel 5 - Cumuleerbaarheid met andere subsidies
§1. De subsidie voor cultuurprojecten is cumuleerbaar met subsidies van andere overheden of organisaties, inclusief CO7.
§2. Het project mag niet rechtstreeks of onrechtstreeks betaald of financieel gesteund worden door stad of OCMW Ieper en hun (verzelfstandigde) entiteiten. Dit omvat onder andere stedelijke adviesraden, kerkfabrieken, etc.
§3. Alle aangevraagde of verwachte subsidies worden vermeld onder de inkomsten in de begroting van het project.
Hoofdstuk 3 – Berekening van de projectsubsidie
Artikel 6 – bepalen van het basisbedrag
Projecten worden beoordeeld op 5 kenmerken: vernieuwend, transversaal, externe professionele vorming, nieuwe doelgroepen en grootschaligheid. Per kenmerk waaraan het project voldoet wordt 250 euro toegekend. Een project kan dus maximaal een basisbedrag van 1250 euro krijgen.
§1. Vernieuwende projecten
Het project is vernieuwend voor de aanvrager en/of de stad. Dit kan op verschillende manieren tot uiting komen: thema, output, methodiek, etc. Projecten gebaseerd op een bestaand of zich herhalend concept in de voorbije 3 jaar zijn niet vernieuwend.
§2. Transversale projecten
Het project zet in op verschillende kunstvormen (beeldende kunst, beeldexpressie, instrumentale muziek, koren, toneel en dans) en/of slaat een brug naar andere sectoren zoals jeugd, natuur, geschiedenis, toerisme, welzijn, onderwijs. Er is een actieve samenwerking met andere organisaties, verenigingen, kunstenaars of culturele actoren zonder uitkoopsom.
§3. Externe professionele vorming
Tijdens het opbouw- of creatieproces wordt beroep gedaan op externe professionele begeleiding, coaching of vorming.
§4. Nieuwe doelgroepen
Het project zet in op toegankelijkheid en de aanvrager richt zich op doelgroepen die moeilijker bereikt worden in de reguliere werking of doelgroepen die nog niet betrokken zijn geweest in de dagdagelijkse werking van de aanvrager. De aanvrager is concreet over de drempelverlagende maatregelen en de communicatie op maat die voorzien worden voor de beoogde doelgroepen.
§5. Grootschalige projecten
Het publieksgebeuren van het project is gespreid over minstens 3 locaties op het grondgebied van Ieper en/of is een meerdaagse uitvoering.
Artikel 7 – Bijsturing volgens financieel risico
Het basisbedrag dat werd berekend overeenkomstig artikel 6, wordt bijgestuurd volgens het financieel risico van het project. Het financieel risico wordt beoordeeld op basis van het saldo in de ingediende begroting, vermeerderd met het basisbedrag (financieel risico = inkomsten – uitgaven + basisbedrag). De motivering van de begroting wordt mee in overweging genomen.
Hoofdstuk 4 - Procedure projectsubsidie
Artikel 8 – Aanvraag
§1. De aanvraag gebeurt op basis van het hiervoor voorziene aanvraagformulier op de website van stad Ieper. De aanvraag bevat naast een inhoudelijke toelichting van het project ook een begroting (overzicht van de verwachte inkomsten en uitgaven). Bijlagen kunnen ook meegestuurd worden ter ondersteuning van de aanvraag. In de aanvraag worden alle elementen volledig en helder geformuleerd zodat de beoordelaars een goed beeld krijgen van de inhoud van het project.
§2. De aanvraag wordt ingediend tegen:
§3. Onvolledig ingevulde of laattijdig ingediende formulieren worden niet in aanmerking genomen.
Artikel 9 – Beoordeling
§1. De aanvraag wordt beoordeeld door de stadsdiensten op ontvankelijkheid, volledigheid en inhoud.
§2. Vervolgens wordt advies gevraagd aan de raad van bestuur van de stedelijke cultuurraad over de toekenning van de projectsubsidie en het bedrag.
§3. Het college van burgemeester en schepenen beslist uiterlijk tegen ten laatste 1 maand vóór de start van het project over aanvaarding van het project en de concrete projectsubsidie. Dit besluit kan bijkomende voorwaarden bevatten.
§4. De aanvrager wordt persoonlijk op de hoogte gebracht van deze beslissing. De beslissing is onherroepelijk. Tegen de beslissing kan geen beroep aangetekend worden.
Artikel 10 – Uitbetaling
De uitbetaling van de subsidie gebeurt in twee schijven:
Artikel 11 – Uitvoering
Indien het cultureel project niet kan doorgaan, of sinds de subsidieaanvraag grondig werd gewijzigd, brengt de aanvrager stad Ieper onmiddellijk op de hoogte met een schriftelijke motivatie. Het college van burgemeester en schepen kan beslissen om de subsidie volledig of gedeeltelijk te wijzigen, in te houden of terug te vorderen.
Artikel 12 – Afronding
§1. Binnen de vier maanden na de realisatie van het project dient de aanvrager een evaluatiedossier in. Hij gebruikt hiervoor het voorziene formulier op de website van stad Ieper. Dit dossier bevat:
§2. Het evaluatiedossier wordt beoordeeld door de dienst cultuurbeleid op volledigheid en inhoud.
§3. Vervolgens wordt advies gevraagd aan de raad van bestuur van de stedelijke cultuurraad over:
§4. Het college van burgemeester en schepenen beslist over de uitbetaling van het saldobedrag van de subsidie.
Hoofdstuk 5 - Verbintenissen van de aanvrager projectsubsidie
Artikel 13 – vermelding stad Ieper
De aanvrager vermeldt in alle gedrukte en digitale communicatie, bij elke mededeling, verklaring of presentatie in het kader van het project uitdrukkelijk de steun van stad Ieper. Eventuele eindresultaten van het project vermelden eveneens uitdrukkelijk de steun van stad Ieper. Dit kan door gebruikt te maken van het logo “met de steun van stad Ieper” en het gebruik van promotiemiddelen (o.a. banner, vlag) tijdens publieke momenten.
Artikel 14 – uitnodiging publieksmoment
De aanvrager bezorgt in kader van de uitvoering van het project volgende zaken (indien van toepassing) aan stad Ieper:
TITEL 2 - SUBSIDIE VOOR MEERDAAGSE REPRESENTATIE VAN ERKENDE CULTUURVERENIGINGEN
Hoofdstuk 6 - Voorwaarden en bedrag subsidie voor representatie
Artikel 15 – Voorwaarden aanvrager
§1. De aanvrager is een Ieperse cultuurvereniging die erkend is op basis van het erkenningsreglement verenigingen dat werd goedgekeurd door de gemeenteraad op 29 juni 2026.§2. Per aanvrager is slechts één goedgekeurde subsidieaanvraag op basis van het toelagereglement cultuurprojecten mogelijk per indienperiode zoals beschreven in de artikels 8 en 19 §2.
Verschillende erkende cultuurverenigingen die samen één werkingssubsidie krijgen worden beschouwd als dezelfde aanvrager. Groeperingen of afdelingen van eenzelfde erkende cultuurvereniging die afzonderlijk een werkingssubsidie krijgen worden beschouwd als verschillende aanvragers. Dat betekent dat artikel 8 (aparte vereniging) van het reglement werkingssubsidie cultuurverenigingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 29 juni 2026, ook op de aanvragen voor subsidie voor representatie van toepassing is.
Artikel 16 – Voorwaarden representatie
§1. Om in aanmerking te komen voor een subsidie gelden volgend voorwaarden voor representaties:
1. De representatie duurt meerdere dagen in binnen- of buitenland;
2. De representatie heeft een officieel karakter: de vereniging wordt ontvangen door een vertegenwoordiging van een (lokale) overheid, de bevriende vereniging of de organisatie van de wedstrijd waaraan deelgenomen wordt;
3. Het overgrote deel van de leden is uitgenodigd om deel te nemen;
4. De vereniging presenteert zichzelf aan de hand van een live culturele voorstelling (vb. tentoonstelling, concert, toneelvoorstelling, etc.).
Artikel 17 – Niet-subsidiabel
Volgende activiteiten worden niet aanvaard voor de subsidie voor representatie:
Artikel 18: Bedrag subsidie voor representatie
Het subsidiebedrag is een forfaitair bedrag:
Hoofdstuk 7 - Procedure subsidie voor representatie
Artikel 19 – Aanvraag
§1. De aanvraag gebeurt op basis van het hiervoor voorziene aanvraagformulier op de website van stad Ieper. De aanvraag bevat een inhoudelijke toelichting van de representatie (vb. programma). Bijlagen kunnen ook meegestuurd worden ter ondersteuning van de aanvraag. In de aanvraag worden alle elementen volledig en helder geformuleerd zodat de beoordelaars een goed beeld krijgen van de inhoud van de representatie.
§2. De aanvraag wordt ingediend tegen:
§3. Onvolledig ingevulde of laattijdig ingediende formulieren worden niet in aanmerking genomen.
Artikel 20 – Beoordeling
§1. De aanvraag wordt beoordeeld door de stadsdiensten op ontvankelijkheid, volledigheid en inhoud.
§2. Vervolgens wordt advies gevraagd aan de raad van bestuur van de stedelijke cultuurraad over de toekenning van de subsidie en het bedrag.
§3. Het college van burgemeester en schepenen beslist uiterlijk tegen ten laatste twee weken vóór de start van de representatie over aanvaarding en de concrete subsidie. Dit besluit kan bijkomende voorwaarden bevatten.
§4. De aanvrager wordt persoonlijk op de hoogte gebracht van deze beslissing. De beslissing is onherroepelijk. Tegen de beslissing kan geen beroep aangetekend worden.
Artikel 21 – Uitbetaling
De uitbetaling van de subsidie gebeurt in één keer, na goedkeuring.
Artikel 22 – Uitvoering
Indien de representatie niet kan doorgaan, of sinds de subsidieaanvraag grondig werd gewijzigd, brengt de aanvrager stad Ieper onmiddellijk op de hoogte met een schriftelijke motivatie. Het college van burgemeester en schepen kan beslissen om de subsidie volledig of gedeeltelijk te wijzigen, in te houden of terug te vorderen.
Artikel 23 – Afronding
De aanvrager hoeft geen evaluatiedossier op te maken. De aanvrager houdt wel minstens drie jaar bewijsstukken en verantwoordingsdocumenten bij voor controle overeenkomstig artikel 25. Dit omvat ondermeer beeldmateriaal (foto’s en/of video’s) dat een duidelijk en representatief beeld geeft van de uitvoering en resultaten van de representatie.
TITEL 3 - SLOTBEPALINGEN
Hoofdstuk 8 - Slotbepalingen
Artikel 24 – Budgettaire beperking
De toekenning van subsidies gebeurt binnen de grenzen van het jaarlijks beschikbare budget zoals voorzien in het meerjarenplan van stad Ieper. Indien het beschikbare budget ontoereikend is, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om onder andere:
Artikel 25 – Controle en sancties
De stad Ieper kan alle bewijsstukken en verantwoordingsdocumenten opvragen die noodzakelijk zijn voor de controle van de subsidieaanvraag en de uitvoering ervan. Stad Ieper kan eveneens een plaatsbezoek uitvoeren.
Bij niet-naleving van dit reglement, misbruik of onjuiste verklaringen kan het college van burgemeester en schepenen:
Artikel 26 – Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking daags na goedkeuring door de gemeenteraad. Alle bepalingen met betrekking tot de projectsubsidie (waaronder artikel 5) in het toelagereglement aan culturele verenigingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 02/12/2019, worden tegelijk opgeheven.
Artikel 27 - Bekendmaking
Het reglement zal door de burgemeester worden bekendgemaakt op de webtoepassing van de stad, met vermelding van zowel de datum waarop het werd aangenomen als de datum waarop het op de webtoepassing bekendgemaakt werd. De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van deze bekendmaking.